Soluzioni per funzione aziendale

La flessibilità è la nostra forza

Un’unica piattaforma per la gestione dell’intero sistema aziendale. ARXivar traccia e definisce workflow in linea con le procedure, li esegue, li monitora, e li mantiene anche nella loro evoluzione. ARXivar permette di ottimizzare l’esecuzione dei processi di qualsiasi area aziendale.

Approfondisci alcuni dei nostri casi di successo.

GDPR

ARXivar garantisce La CONFORMITA' Al General Data Protection Regulation Attraverso la gestione delle informazioni e dei processi aziendali

Le integrazioni con gli altri sistemi presenti in azienda garantiscono un approccio "by design":

  • Documenti crittografati accessibili solo da ARXivar
  • Gestione  di tutto il ciclo di vita delle Informazioni del Sistema
  • Storico di tutte le revisioni e modifiche sempre disponibile  (dimostrazione con prove documentali della piena conformità al regolamento)
  • Privacy Impact Assesment: Template predefinito per redazione PIA e flusso approvativo delle Aree competenti
  • Impostazione matrice dei rischi per il singolo trattamento e relative scedenze di verifica
  • Gestione Data Breach: Integrazione con tutte le applicazioni in uso per una gestione puntuale di eventuale violazione de dati (dalla notifica all'invio della comunicazone all'Autorità competente e agli utenti interessati

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Amministrazione

La soluzione ARXivar per l’UFFICIO AMMINISTRATIVO permette di gestire tutte le fasi che compongono il Ciclo Attivo e Passivo di un’azienda.

Grazie alle integrazioni con gli altri sistemi presenti in azienda è possibile automatizzare molte attività amministrative:

  • Archiviazione documenti attivi
  • Archiviazione documenti passivi in ottica paperless
  • Gestione pratiche di rimborso
  • Approvazione al pagamento
  • Gestione digitale note spese
  • Gestione insoluti
  • Approvazione fatture fornitori
  • Controllo partite Iva comunitarie

CASE HISTORY - Acqua Novara SpA, ente gestore del servizio idrico integrato di 137 Comuni piemontesi, ha scelto ARXivar per gestire con un’unica soluzione automatizzata il ciclo attivo e passivo dei documenti amministrativi (LUL – CUD –Certificati ferie, permessi) e per portarli in conservazione elettroncia a norma. >> Case History

Qualità

Le aziende certificate ISO 9001 entro l’autunno 2018 dovranno adattarsi alla nuova ISO. Arxivar è la piattaforma ideale per attuare questo passaggio.

Permette di produrre, organizzare e diffondere le informazioni documentate del Sistema Qualità e soprattutto di guidare e monitorare il corretto avanzamento delle procedure e dei processi in una logica plan-do-check-act.

  • Manuali e procedure trasformati in processi guidati
  • Gestione del rischio
  • Gestione reclami
  • Gestione non conformità
  • Azioni correttive e/o preventive
  • Gestione resi
  • Gestione revisioni procedure

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Acquisti

Il processo di acquisto é uno dei più trasversali e complessi di un’azienda: Migliaia di documenti prodotti all’anno, complesse procedure di approvazione ed una gestione troppo spesso in modalità parzialmente cartacea.

ARXivar permette di gestire l’intero ciclo dell’ordine di acquisto, dalla ricezione, catalogazione e archiviazione dei fornitori, alla gestione del ciclo passivo in modalità paperless, sia tramite procedura barcode che Ocr, fino alla gestione digitale di procedure altrimenti manuali.

  • Approvazione ordini di acquisto
  • Approvazione al pagamento delle fatture di acquisto
  • Scadenziario - piano pagamenti
  • Gestione Richieste di Acquisto
  • Spedizione ordini a fornitori
  • Gestione gare d'appalto
  • Gestire scadenze e rinnovi dei contratti attivi

Vendite

ARXivar aiuta le aziende a velocizzare e migliorare, evitando errori, la gestione di tutte le fasi di vendita e post vendita.

E’ possibile gestire tutte le informazioni e le comunicazioni con il cliente, dalle prime richieste di informazioni, agli invii di nuove offerte fino alla gestione delle conferme d’ordine e dei relativi contratti. Si aiutano così le imprese a curare maggiormente i rapporti con i clienti.

Alcuni esempi di processi ottimizzabili:

  • Emissione ed approvazione offerte a clienti
  • Gestione richiste clienti
  • Gestione ordini clienti
  • Verifica solvibilità del cliente
  • Gestione solleciti di pagamento
  • Approvazione e distribuzione circolari
  • Gestire contratti / ordini aperti (scadenze e rinnovi)

Recupero Crediti

ARXivar Credit Manager è una soluzione applicativa orientata a soddisfare le esigenze organizzative, archivistiche e gestionali di uffici interni che si occupano di recupero crediti.

ARXivar non solo mette al sicuro le informazioni estratte dalle pratiche in un archivio elettronico, facilmente consultabile e aggiornabile, ma permette anche di inserirle in un flusso operativo che guida gli utenti nella gestione delle attività legate al recupero del credito.

  • Acquisizione e gestione documenti
  • Assegnazione automatica delle pratiche
  • Gestione registro affari ed antiriciclaggio in formato elettronico
  • Invio SMS e recall automatico degli insolventi
  • Controllo - gestione degli incassi e calcolo provvigioni esattoriali
  • Accesso web mobile

Export

Gestione della richiesta “Visto uscire” (attestazione redatta dalle autorità doganali competenti, in cui si dichiara l'uscita della merce dal territorio comunitario via terra).

  • All’arrivo della bolletta doganale l’operatore scansiona il codice a barre e produce un relativo codice da attaccare al documento.
  • Contemporaneamente il codice acquisito attraverso il lettore viene inviato alla pagina web dell’Agenzia delle Dogane per interrogare il sistema circa lo stato della merce
  • Nel caso in cui la merce non sia ancora stata rilasciata il sistema continua ad interrogare il portale per i successivi 90 giorni (dalla data fattura), ovvero fino al termine ultimo per il rilascio della merce stessa.
  • Se l’esito dell’interrogazione al portale è positivo, ARXivar relaziona il visto uscire con la bolletta e la fattura

Assistenza Tecnica

ARXivar permette di gestire e coordinare digitalmente l’assegnazione, il monitoraggio e l’esito degli interventi di manutenzione e agli operatori tecnici di compilare ticket di intervento direttamente dalla sede del cliente tramite tablet.

ARXivar snellisce e velocizza le fasi dei processi e riduce il rischio di perdita e compilazione errata dei documenti.

 

  • Gestione ticket di chiamate di intervento
  • Automatizzazione dei processi aziendali di assistenza, con il monitoraggio delle attività in tempo reale
  • Gestione dei contratti con canoni di assistenza
  • Tracciamento matricole e relativi spostamenti
  • Gestione manutenzioni e rapporti di intervento tecnico, connessi alla gestione del materiale
  • Statistiche ed analisi sulle attività di manutenzione

CRM

ARXivar aiuta le aziende a gestire azioni di contatto verso clienti e prospect (mailing, lettere, telefonate, SMS) e organizza tutte le informazioni raccolte in maniera strutturata.

L'analisi dei dati è utile a sviluppare una comunicazione e un'offerta commerciale personalizzata.

  • Lead, prospect & account
  • Attività
  • Multicanalità
  • Opportunità
  • Documentazioni di vendita
  • Reports & BI
  • Importazione dati

Hr

Sono molti gli aspetti che la divisione HR deve gestire: dalla selezione del personale all' approvazione di ferie e permessi, dalla gestione delle note spese e trasferte, alle comunicazioni ai dipendenti.

ARXivar è la soluzione ideale per gestire il personale in organico in modo sempre più efficiente e automatizzare le procedure quotidiane e ripetitive

  • Gestione curriculum vitae e ricerca nuovo personale
  • Gestione dell’iter di assunzione e creazione di un fascicolo dipendente
  • Gestione fascicoli dipendenti in base alle leggi della privacy.
  • Gestione richieste di viaggio di lavoro.
  • Richiesta e approvazione ferie e permessi tramite portale.
  • Creazione e distribuzione circolari e comunicazioni ai dipendenti.

CASE HISTORY - Tenaris Dalmine, primo produttore italiano di tubi d'acciaio senza saldature per l'industria energetica, autmobilistica e meccanica, utilizza ARXivar per semplificare la gestione delle richieste di documentazione riguardante l’amministrazione del personale. >> Case History

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