Soluzioni per funzione aziendale

La flessibilità è la nostra forza

Un’unica piattaforma per la gestione dell’intero sistema aziendale. ARXivar traccia e definisce workflow in linea con le procedure, li esegue, li monitora, e li mantene anche nella loro evoluzione. ARXivar permette di ottimizzare l’esecuzione dei processi di qualsiasi area aziendale.

Amministrazione

La soluzione ARXivar per l’UFFICIO AMMINISTRATIVO permette di gestire tutte le fasi che compongono il Ciclo Attivo e Passivo di un’azienda.

Grazie alle integrazioni con gli altri sistemi presenti in azienda è possibile automatizzare molte attività amministrative:

  • Archiviazione documenti attivi
  • Archiviazione documenti passivi in ottica paperless
  • Gestione pratiche di rimborso
  • Approvazione al pagamento
  • Gestione digitale note spese
  • Gestione insoluti
  • Approvazione fatture fornitori
  • Controllo partite Iva comunitarie

CASE HISTORY - Acqua Novara SpA, ente gestore del servizio idrico integrato di 137 Comuni piemontesi, ha scelto ARXivar per gestire con un’unica soluzione automatizzata il ciclo attivo e passivo dei documenti amministrativi (LUL – CUD –Certificati ferie, permessi) e per portarli in conservazione elettroncia a norma. >> Case History

Hr

ARXivar è la soluzione ideale per ottimizzare la gestione del personale in modo sempre più efficiente

Sono molti gli aspetti che la divisione HR deve gestire: dalla selezione del personale all' approvazione di ferie e permessi, dalla gestione delle note spese e trasferte, alle comunicazioni ai dipendenti.

  • Acquisizione dei documenti prodotti dai candidati ad un'assunzione.
  • Inserimento documenti del candidato nel fascicolo del nuovo dipendente in caso di assunzione.
  • Gestione richieste di viaggio di lavoro.
  • Richiesta e approvazione ferie e permessi tramite portale.
  • Gestione fascicoli dipendenti in base alle leggi della privacy.
  • Creazione e distribuzione circolari e comunicazioni ai dipendenti.
  • Gestione del processo di richiesta di nuovo personale.

CASE HISTORY - Tenaris Dalmine, primo produttore italiano di tubi d'acciaio senza saldature per l'industria energetica, autmobilistica e meccanica, utilizza ARXivar per semplificare la gestione delle richieste di documentazione riguardante l’amministrazione del personale. >> Case History

Qualità

Le aziende certificate ISO 9001 entro l’autunno 2018 dovranno adattarsi alla nuova ISO.

Arxivar è la piattaforma ideale per attuare questo passaggio. Permette di produrre, organizzare e diffondere le informazioni documentate del Sistema Qualità ,a soprattutto di guidare e monjtorare il corretto avanzamento delle procedure e dei processi in una logica plan-do-check-act.

  • Manuali e procedure trasformati in processi guidati
  • Gestione del rischio
  • Gestione reclami
  • Gestione non conformità
  • Azioni correttive e/o preventive
  • Gestione resi
  • Gestione revisioni procedure

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Acquisti

La necessità di migliorare le performance in termini di riduzione dei costi di acquisto e nella razionalizzazione dei processi è sentita in moltissime aziende.

ARXivar può aiutare significativamente l’impresa permettendo di: migliorare l’integrazione con i fornitori; razionalizzare le procedure interne; organizzare tutti i documenti coinvolti in modo preciso e strutturato direttamente dai sistemi gestionali.

  • Approvazione ordini di acquisto
  • Approvazione al pagamento delle fatture di acquisto
  • Scadenziario - piano pagamenti
  • Gestione Richieste di Acquisto
  • Spedizione ordini a fornitori
  • Gestione gare d'appalto
  • Gestire scadenze e rinnovi dei contratti attivi

Vendite

ARXivar aiuta le aziende a velocizzare e migliorare, evitando errori, la gestione di tutte le fasi di vendita e post vendita.

E’ possibile gestire tutte le informazioni e le comunicazioni con il cliente, dalle prime richieste di informazioni, agli invii di nuove offerte fino alla gestione delle conferme d’ordine e dei relativi contratti. Si aiutano così le imprese a curare maggiormente i rapporti con i clienti.

Alcuni esempi di processi ottimizzabili:

  • Emissione ed approvazione offerte a clienti
  • Gestione richiste clienti
  • Gestione ordini clienti
  • Verifica solvibilità del cliente
  • Gestione solleciti di pagamento
  • Approvazione e distribuzione circolari
  • Gestire contratti / ordini aperti (scadenze e rinnovi)

Gestione email PEC

Archiviare, gestire e conservare le email PEC, liberando spazio dalla casella di posta.

IX-PEC è il servizio web che permette l’archiviazione automatica delle mail PEC di qualunque gestore all’interno di ARXivar in cloud, e la loro conservazione a norma.

  • ARCHIVIA le mail PEC e le organizza in automatico dopo l’invio o, per quelle ricevute, inserendole in una cartella “da archiviare”
  • ORGANIZZA l’archivio in semplici cartelle suddivise per Casella di posta/anno/in-out. Ogni mail PEC archiviata può essere arricchita di note e allegati
  • RICERCA le mail sia per contenuti che per indici di classificazione (mittente destinatario, oggetto, data) attraverso il campo di ricerca
  • CONSERVA le mail PEC

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>> Vai al video di funzionamento del servizio

Recupero Crediti

ARXivar Credit Manager è una soluzione applicativa orientata a soddisfare le esigenze organizzative, archivistiche e gestionali di uffici interni che si occupano di recupero crediti.

ARXivar non solo mette al sicuro le informazioni estratte dalle pratiche in un archivio elettronico, facilmente consultabile e aggiornabile, ma permette anche di inserirle in un flusso operativo che guida gli utenti nella gestione delle attività legate al recupero del credito.

  • Acquisizione e gestione documenti
  • Assegnazione automatica delle pratiche
  • Gestione registro affari ed antiriciclaggio in formato elettronico
  • Invio SMS e recall automatico degli insolventi
  • Controllo - gestione degli incassi e calcolo provvigioni esattoriali
  • Accesso web mobile

Export

L’obbligo di provare a fini fiscali l’avvenuto perfezionamento dell’operazione di esportazione dei beni, prevede che l’ufficio doganale possa richiedere la prova dell’uscita delle merci dal territorio doganale. Tutto ciò si traduce nella richiesta del “Visto uscire”, un'attestazione redatta dalle autorità doganali competenti, in cui si dichiara l’uscita della merce dal territorio comunitario via terra.

  • All’arrivo della bolletta doganale l’operatore “spara” il codice a barre e produce un relativo codice da attaccare al documento.
  • Il codice acquisito attraverso il lettore viene inserito nella pagina web dell’Agenzia delle Dogane per interrogare il sistema circa lo stato della merce
  • Nel caso in cui la merce non sia ancora stata rilasciata il sistema continua ad interrogare il portale per i successivi 90 giorni (dalla data fattura), ovvero fino al termine ultimo per il rilascio della merce stessa.
  • Se l’esito dell’interrogazione al portale è positivo, ARXivar relaziona il visto uscire con la bolletta e la fattura

Assistenza Tecnica

ARXivar permette di gestire e coordinare digitalmente l’assegnazione, il monitoraggio e l’esito degli interventi di manutenzione e agli operatori tecnici di compilare ticket di intervento direttamente dalla sede del cliente tramite tablet.

ARXivar snellisce e velocizza le fasi dei processi e riduce il rischio di perdita e compilazione errata dei documenti.

  • Gestione ticket di chiamate di intervento
  • Automatizzazione dei processi aziendali di assistenza, con il monitoraggio delle attività in tempo reale
  • Gestione dei contratti con canoni di assistenza
  • Tracciamento matricole e relativi spostamenti
  • Gestione manutenzioni e rapporti di intervento tecnico, connessi alla gestione del materiale
  • Statistiche ed analisi sulle attività di manutenzione

CRM

ARXivar aiuta le aziende a gestire azioni di contatto verso clienti e prospect (mailing, lettere, telefonate, SMS) e organizza tutte le informazioni raccolte in maniera strutturata.

L'analisi dei dati è utile a sviluppare una comunicazione e un'offerta commerciale personalizzata.

  • Lead, prospect & account
  • Attività
  • Multicanalità
  • Opportunità
  • Documentazioni di vendita
  • Reports & BI
  • Importazione dati
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