Gestione Corrispondenza Multicanale ARXivar 01

Gestione multicanale corrispondenza

La soluzione ARXivar permette di gestire tutte le fasi d'invio e ricezione delle comunicazioni aziendali interne e verso l'esterno, nei formati più diffusi e tramite differenti canali, con la possibilità di attivare workflow approvativi

ARCHIVIAZIONE

• PEC e relative ricevute di ritorno
• E-mail
• Documento elettronico
• Carta
• Fax 

SMISTAMENTO E CONDIVISIONE 

Le comunicazioni ricevute, vengono protocollate dal sistema e, tramite task, assegnate ai gruppi/utenti competenti.

COMPOSIZIONE AUTOMATICA 

ARXivar dispone di funzionalità che permettono di formattare e comporre il testo delle comunicazioni

WORKFLOW APPROVATIVI 

Prima di ogni spedizione viene avviato un sottoprocesso di approvazione/autorizzazione. Il workflow, costituito da due step (Approvazione e Autorizzazione), ha lo scopo di validare il contenuto delle comunicazioni. 

• In caso di comunicazione non approvata il processo viene concluso con l’annullamento della protocollazione
• In caso di approvazione il documento viene inviato

Durante l’invio l’operatore può monitorare l’avanzamento delle code d’invio. 

INVIO MULTICANALE

Tramite opportuna configurazione viene effettuata la spedizione secondo i canali predefiniti: e-mail, PEC, fax o canale tradizionale delle Poste Italiane. 

WEBPAGE PER CONDIVISIONE DOCUMENTI

ARXivar può gestire le condivisione dei documenti anche con utenti esterni tramite funzionalità di download e upload opportunamente profilate.

Gestione multicanale corrispondenza

La soluzione ARXivar permette di gestire tutte le fasi d'invio e ricezione delle comunicazioni aziendali interne e verso l'esterno, nei formati più diffusi e tramite differenti canali, con la possibilità di attivare workflow approvativi

ARCHIVIAZIONE

• PEC e relative ricevute di ritorno
• E-mail
• Documento elettronico
• Carta
• Fax 

SMISTAMENTO E CONDIVISIONE 

Le comunicazioni ricevute, vengono protocollate dal sistema e, tramite task, assegnate ai gruppi/utenti competenti.

COMPOSIZIONE AUTOMATICA 

ARXivar dispone di funzionalità che permettono di formattare e comporre il testo delle comunicazioni

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Gestione contratti con firma grafometrica

ARXivar permette una gestione totalmente paperless di tutte la fasi del processo di formalizzazione di un contratto, sia "a banco" che da remoto, in fase di consegna.

PROCEDURA DI FIRMA PRESSO IL PUNTO VENDITA/UFFICIO

  • Compilazione, da gestionale, da parte dell'operatore della scheda anagrafica del cliente e generazione documento

  • Visualizzazione, attraverso apposito schermo, del contenuto del documento

  • Utilizzo tavoletta di firma grafometrica per raccogliere la firma del cliente

  • Al termine della procedura i documenti firmati sono archiviati in un’apposita pratica e suddivisi per tipologia.

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Gestione email pec ( in house )

ARXivar può gestire l'acquisizione e l'invio delle PEC con strumenti standard che vengono configurati a seconda delle esigenze del cliente .

COSA PUO’ FARE LA SOLUZIONE?

  • Invia ed archivia i messaggi di PEC, riconciliando automaticamente le ricevute di accettazione e consegna

  • Archivia le PEC spedite e ricevute anche con sistemi di terze parti (webmail, ERP, etc)

  • Smista le PEC ricevute agli uffici di competenza

  • Guida nel processo di redazione e approvazione con firma digitale dei documenti da spedire via PEC

  • Ricerca le PEC per indici o con ricerca full-text nel contenuto

  • Traccia lo stato di consegna delle PEC inviate e lo stato di lettura di quelle ricevute

  • Conservazione Elettronica a norma in house o in cloud

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Gestione digitale note spese

La soluzione ARXivar per la gestione delle note spese permette la dematerializzazione dell’intero processo: dall’acquisizione dei giustificativi di spesa fino alla conservazione digitale di tutta la documentazione

Cattura

  • Acquisizione giustificativi con smartphone o tablet
  • Acquisizione giustificativi via scanner

Estrazione dati

  • L’OCR riconosce la pezza giustificativa distinguendo scontrini, fatture, ricevute etc.
  • L’OCR estrae: data giustificativo, P.IVA emittente giustificativo, totale spesa

Riconciliazione del report a quanto riconosciuto dall’OCR

Il sistema popola un report associando ogni scontrino alla riga corretta. Il report può essere firmato grafometricamente o in digitale.

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