Digitalizzazione Aziende Multiutility

Settore: Aziende Multiutility

Amministrazione


Multiutility 1

Esigenza

Le aziende multiutility sono società che si rivolgono a più settori e offrono molteplici servizi di pubblica utilità quali acqua, energia elettrica, gas, igiene urbana, telecomunicazioni, trasporti, ecc.

Considerando l’ ambiente competitivo in cui si inseriscono le imprese multiutility, un fattore critico per il successo è la promozione dell’innovazione.

All’intensificarsi della complessità tipica di questo settore, le imprese hanno la necessità di gestire efficacemente e con maggiore velocità i cambiamenti, riducendo tempi e costi per le attività a basso valore aggiunto, per focalizzarsi sulle funzioni chiave.


Realizzazione

L’innovazione e la digitalizzazione in imprese multiutility rappresentano driver fondamentali.

L’adozione della soluzione di Information & Process Management Arxivar  ha significato:

  • un’ unica piattaforma per gestire processi e documenti specifici di ciascuna multiutility, in linea con i requisiti di qualità e trasparenza;
  • risposte immediate e puntuali alle richieste degli utenti: si individua immediatamente la documentazione (precedentemente classificata) di ogni cliente e lo step in cui un’eventuale pratica è ferma;
  • conservazione di tutta la documentazione degli utenti in sicurezza e secondo precise regole di privacy;
  • focalizzazione di attività e risorse sulle fasi finali della distribuzione dei servizi per un maggiore servizio ai cittadini e una riduzione drastica del tempo per le attività a basso valore aggiunto;
  • misurazione dei tempi di svolgimento di ogni attività per ogni ufficio creando report ad hoc, per individuare eventuali aree di miglioramento o colli di bottiglia;
  • possibilità di affrontare la concorrenzialità con la flessibilità che il settore richiede;
  • una analisi in tempo reale degli andamenti storici delle forniture; revisioni dei documenti e la loro approvazione e la gestione delle scadenze di manutenzione di macchine e strumenti di misura e taratura; e tanto altro.


Risultati

Al centro del modello multiutility sono i rapporti con i cittadini e le imprese, che costituisce l’asset di maggior valore.

Tramite la dematerializzazione e l’organizzazione dei documenti è stato possibile sia seguire il potenziale cliente nella scelta di acquisto, che offrire un servizio di customer-care veloce ed efficiente. Tramite la digitalizzazione dei processi è stato possibile distribuire le attività alle funzioni preposte e condividere le informazioni tra uffici.

Nel particolare:

  • Fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni Fatturazione elettronica B2B (fra soggetti privati)
  • Conservazione elettronica, non solo dei documenti fiscali, ma di tutti i documenti che devono essere mantenuti per legge, in ciascun settore
  • Protocollo automatico in entrata e in uscita con gestione di oggettario/titolario
  • Possibilità di monitorare molteplici caselle di posta, anche PEC e di assegnare rapidamente le attività a ciascun ufficio
  • Firma digitale della documentazione interna ed esterna

Più approfonditamente…

  • Organizzazione di tutta la documentazione relativa ai clienti: avvio dei processi legati alla stipula di un nuovo contratto, per tutte le aree aziendali coinvolte, ciascuna con la propria attività da svolgere per l’attivazione del nuovo cliente Invio massivo Fatture e DDT tramite i diversi mezzi (PEC o Email, Lettere o Raccomandate)
  • Invio automatico notifiche di mancato pagamento (anche per mezzo di SMS) e di solleciti con gestione pratiche di Recupero Crediti
  • Organizzazione degli interventi presso impianti esterni e immediata rendicontazione tramite applicazione per dispositivi mobili, disponibile anche per personale esterno
  • Controllo immediato delle attività svolte da parte dei responsabili
  • Gestione di versioning e revisioni di documenti quali determine, pareri o certificazioni, con la possibilità di richiedere integrazioni o dichiarare la fine lavori in breve tempo
  • Raccolta documentazione per appalti o gare
  • Gestione processi di approvazione attraverso i diversi step (regolarità amministrativa, tecnica, giuridica) con la possibilità di rintracciare dove il documento è fermo e rendere l’intero processo più veloce


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Talea Consulting - Gold Partner ARXivar - opera in ambito EIM: Gestione Elettronica dei Documenti, BPM ed in generale all’insieme di strumenti che consentono la gestione dei documenti prodotti e ricevuti all’interno di un’organizzazione, indipendentemente dal loro formato. Nata a gennaio 2014 dall’incontro tra VM Sistemi e un team di Professionisti accomunati da una profonda esperienza consulenziale maturata negli anni, opera basandosi su fondamentali valori quali concretezza, affidabilità, competenza e grande capacità di collaborazione in sinergia con le esigenze specifiche dei clienti.



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