Conservazione sostitutiva

Per Conservazione Sostitutiva si intende una procedura certificata secondo le direttive del CNIPA che permette di archiviare in modo digitale i documenti aziendale e ...

POTER ELIMINARE IL DOCUMENTO CARTACEO

A corredo della soluzione sono stati sviluppati una serie di servizi che permettono la totale sicurezza per il cliente, li potete trovare nell'area Servizi per la conservazione sostitutiva.

ARXivar viene costantemente aggiornato e verificato per la piena e completa rispondenza a TUTTA la normativa vigente.

La normativa italiana e' definita, non definitiva;

L'evoluzione tecnologica condiziona il legislatore

Sul piano procedurale manca un decreto che stabilisca le modalita' di comunicazione all'agenzia delle entrate

La predetta mancanza non e' influente sull'attuale processo di conservazione sostitutiva

Cosa si può sostituire

Documenti che

si possono conservare

  • il libro giornale e il libro degli inventari, libro dei cespiti, Registro dei corrispettivi, mastri, registro di carico e scarico
  • le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, lettere, fax, sollecito di pagamento, estratti conto, avvisi, verbali CdA e Collegio Sindacale, Libri Sociali, etc.
  • le scritture ausiliarie di magazzino, documento di trasporto, bolle di accompagnamento, bollette
  • il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa
  • i registri prescritti ai fini dell’IVA, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle vendite, etc.
  • le fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i documenti di trasporto ed altri documenti simili
  • le dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP
  • Libro unico del lavoro
  • la modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C)

Documenti che

NON si possono conservare

  • Scritture e Documenti rilevanti ai fini Tributari nel Settore Doganale, delle Accise e delle Imposte di Consumo Competenti L’Agenzia delle Dogane
  • Bolle Doganali
  • Fatture con Accise (alcolici, carburante, etc.)
  • In caso di Fatture con Accise o Imposte di Consumo, queste devono essere riporate su un apposito sezionale IVA separato, al fine di non confluire nello stesso numeratore delle altre Fatture
  • Scheda carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno impresso timbri a secco o firme autografe

Tempistisca

  • Ciclo Attivo
    • Analogico: Annuale o frazioni a scelta
    • Elettronico (senza stampa): entro 15 gg dalla data del documento

  • Ciclo Passivo
    • Analogico: Annuale o frazioni a scelta
    • Elettronico (senza stampa): entro 15 gg dalla data del documento

  • Registri IVA, Giornale Bollato, Libro Inventari, Libro Cespiti, E/C, F24 e F23, Bilancio, etc.: Annuale entro dichiarazione redditi

  • Libro unico del lavoro
    • Analogico: Annuale o frazioni a scelta
    • Elettronico (senza stampa): entro 15 gg dalla data del documento

  • Tutti gli altri: Annuali

Gli strumenti

La firma digitale

Attesta l'integrità del documento e la paternità, ma non dà alcuna indicazione sul momento temporale in cui esso è stato formato. (Timbro postale, deposito all'ufficio registro)

Riferimento temporale

Risultato di una procedura informatica, con cui si attribuisce ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale (data/ora) opponibile ai terzi.

Marcatura temporale

Evidenza informatica e dunque una ulteriore firma digitale posta da un'identità esterna (Ente certificatore), contenente l'ora e data in cui è stata generata. E' opponibile a terzi come il tradizionale timbro postale


La soluzione

ARXivar mette a disposizione uno strumento integrato che consente di affrontare la conservazione sostitutiva sia all'interno dell'azienda sia avvalendosi dei servizi di aziende specializzate esterne.

In entrambe i casi ARXivar archivia le informazioni, le controlla e le prepara per la conservazione mettendo a disposizione anche strumenti di firma integrata

IN HOUSE

La procedura attraverso un percorso guidato aiuta il responsabile alla verifica del lotto di conservazione e con tre semplici passi crea il volume di conservazione sostitutiva nel pieno rispetto della normativa.

OUTSOURCING

L'invio del lotto di documenti all'outsourcer e la successiva ricezione dei dati di chiusura completa in modo semplice e veloce le procedure interne a carico dell'azienda.

Cons1
Cons2