Cosè ARXivar

Cos'è ARXivar

ARXivar è una piattaforma software modulare e completa per la gestione delle informazioni aziendali.

ARXivar permette di archiviare, condividere e rendere accessibili i documenti aziendali (fatture, LUL, buste paga, DDT) anche da dispositivi mobile, consentendo di automatizzare il funzionamento dei processi organizzativi interni, in maniera facile ed intuitiva.

 

Ogni giorno più di 2500 aziende in Italia e all’estero inviano fatture, dematerializzano documenti, gestiscono informazioni e processi aziendali con ARXivar, la piattaforma che vi assicura: facile usabilità, grazie all’interfaccia realizzata sugli standard ergonomici Microsoft; grande interoperabilità, per interagire e integrarsi ad altre applicazioni già in uso; formazione continua, grazie ai corsi dell' Arxivar Accademy.      FunzioniARXivar

 

 

Per chi è pensato

Sei un Responsabile Amministrativo, un Direttore dell’Ufficio Acquisti, un Responsabile del Personale, o il Proprietario di un concessionario di auto?
ARXivar è stato ideato per supportarti nella gestione quotidiana delle informazioni e dei documenti della tua attività.

Ritrovare un allegato di una e-mail, inviare una fattura tramite PEC, apporre una firma grafometrica su un contratto digitale, ricercare documenti nell’archivio elettronico, sapere esattamente e in ogni momento chi ha in lavorazione una determinata pratica e qual è il problema del ritardo nell’evasione dell’ordine, tutto questo, e anche oltre, è possibile farlo con un'unica piattaforma: ARXivar.

Come funziona?

Scegliete il vostro strumento e il tipo di connessione, al resto ci pensa ARXivar.

Che siate collegati dalla vostra postazione fissa in ufficio, connessi da casa dal pc portatile, o dal vostro tablet in un parcheggio dell’autogrill, i vostri documenti e tutte le informazioni aziendali di cui avete bisogno sono sempre con voi.

ARXivar
 mette a disposizione degli utenti 3 differenti interfacce: Cliente, Web e Mobile semplici e chiare, totalmente personalizzabili, rispettose di tutti gli standard dettati da Microsoft per l'ergonomia e l'usabilità del software, che si adattano al tipo di supporto informatico utilizzato.

Se avete inavvertitamente cancellato la copia del contratto da far firmare al cliente non sarà più necessario chiamare per farsene inviare una copia tramite mail, basterà accedere ad ARXivar dal proprio tablet e ricercarlo tra i vari documenti aziendali. E questo è solo uno degli infiniti utilizzi di ARXivar.

Caratteristiche tecnologiche

ARXivar si poggia su standard di mercato affermati e di comprovata solidità. La semplicità e la velocità di implementazione per favorire il cliente ed il partner nelle delicate fasi di progettazione e delivery.
Inoltre vengono garantite tutte le caratteristiche di sicurezza informatica logica ed applicativa a protezione dei dati archiviati.

Sicurezza dell'infrastruttura
  • Totale separazione delle strutture di archiviazione

Sicurezza applicativa

  • Totale configurabilità dell'accesso alle informazioni
  • Definizione delle riservatezze per utenti e per gruppi
  • Definizione dei ruoli e delle mansioni all'interno di ogni singolo workflow



ARXivar mette a disposizione degli sviluppatori e degli integratori di sistema tutta una serie di strumenti di sviluppo per l'utilizzazione del motore direttamente da applicativi esterni.


WCF WCF (Windows Communication Foundation)

ARXivar è una applicazione service oriented che espone in modo completamente OPEN tutti i metodi per le interfaccie ed applicazioni terze, mediante servizi WCF utilizzabile attraverso una libreria che si occupa della sicurezza e del certificato di comunicazione.


SDK SDK (Software Development Kit)

Il Modulo SDK mette a disposizione una serie di classi e funzioni utili alla creazione di personalizzazioni o integrazioni di programmi di terzi con ARXivar client.
Utilizzabile da tutti i linguaggi di programmazione che supportano oggetti COM


WebServices

ARXivar espone tutte le funzionalità interne di gestione documentale e workflow tramite Web Services, accessibili ed interoperabili da qualsiasi piattaforma o motore di orchestrazione dei servizi (Standard SOA)

architettura

I vantaggi di ARXivar

  • Completezza di soluzione (copre a 360° qualunque esigenza documentale)
  • Modularità e scalabilità
  • Semplicità d’uso (grazie ad una interfaccia standard ed intuibile)
  • Tempi di avviamento rapidi
  • Italiano
  • Prodotto da una società specializzata unicamente su tematiche di gestione documentale/workflow
  • Tecnologicamente all’avanguardia
  • Estrema attenzione alla sicurezza dei dati e documenti
  • Basato su Standard tecnologici ed estremamente interoperabile con altri software mediante i servizi WCF
  • Integrazioni con tutti i principali software di mercato
  • Ottimo rapporto prezzo/prestazioni
  • Notevole parco installato e referenze importanti

Confronto

Domanda Arxivar La concorrenza
Quali sono i database sui quali lavora il prodotto? Sono tutti a pagamento? Arxivar utilizza Database relazionali standard di mercato quali MSSQL, ORACLE e MYSQL. Per MSSQL e ORACLE anche le versioni EXPRESS gratuite Alcuni prodotti sono su Database standard mentre altri su DB proprietari
Modularità e completezza applicativa Arxivar è un prodotto modulare e completo. La modularità consente al cliente di acquistare i moduli solo al bisogno. La completezza applicativa di ARXivar è garantita poichè archiviazione, gestione documentale, workflow BPM e conservazione sostitutiva sono componenti nativi della piattaforma: non sono prodotti di terzi integrati ma vengono totalmente sviluppati da ABLE TECH  Altre soluzioni per completare l'offerta integrano prodotti o moduli di altri produttori, allungando la filiera dei costi e irrigidendo i servizi di supporto, dovendo coinvolgere diversi attori.
Standard di mercato Arxivar ha un parco installato in Italia di oltre 1400 clienti finali ed è commercializzato da oltre 140 aziende informatiche in Italia ed all'estero, con oltre 200 persone in grado di offrire servizi di installazione, configurazione e assistenza. Ai corsi academy di Arxivar negli ultimi 3 anni sono passate oltre 2000 persone. Questi numeri pongono ARXivar come uno standard di mercato.  Altri prodotti non trovano in Italia un così ampio numero di competenze
Quanto è importante abbinare al documentale il WORKFLOW BPM? Il tema del Document Management oggi non può essere interpretato solo come “soluzioni di archiviazione”; piuttosto, va interpretato come insieme di piattaforme tecnologiche digitali e di servizio in grado di rendere accessibili, fruibili, condivisibili i documenti, il più possibile in modo integrato con i processi aziendali in cui gli stessi vengono prodotti, utilizzati e modificati. Arxivar ha nel Workflow BPM il suo modulo più importante. Possiamo vantare diverse centinaia di processi sviluppati e gestiti con il workflow BPM di Arxivar. L'83% dei clienti che usano Arxivar utilizza il modulo Workflow BPM per gestire alcuni processi critici, relativi ad un particolare reparto o più in generale su tutta l'azienda. Il successo del modulo Workflow BPM sta nella grande potenza applicativa e interoperabilità con altri applicativi, abbinati alla semplicità d'uso che mette nelle condizioni di autonomia anche l'utente finale, per creare e gestire le proprie procedure.  Alcuni altri prodotti non hanno workflow/BPM o integrano prodotti di altri e non possono vantare esperienze significative di implementazione di processi di workflow. Altri prodotti hanno moduli di workflow nativi ma risultano complessi e richiedono competenze specifiche per l'implementazione, il che li rende gestibili solo dal fornitore. Altri prodotti sono solo BPM senza documentale, sono complessi e particolarmente costosi.
Autogestione della soluzione da parte del cliente Arxivar è un prodotto che è stato concepito per essere autogestito. Dunque le fasi di installazione e di configurazione sono tutte guidate ed intuitive. L'interfaccia è conforme agli standard ergonomici Microsoft, dunque l'utente non deve imparare ad usare un'altro prodotto. Inoltre è adattabile per renderla più semplice ed intuibile in base esigenze di gestione di ogni singolo utente o gruppo Altri prodotti risultano complessi da installare e configurare e necessitano di un esperto che conosca in modo approfondito il prodotto e che sappia intervenire in file di configurazione o tabelle su database.
Record Management Arxivar oltre ad essere un Document & Process Management, è anche un Record Management: è in grado di gestire anche i soli Record di informazioni/dati senza documenti. Tali dati possono essere in tabelle nidificate e relazionate, gestiti nella maniera più ampia per mezzo di processi di workflow ed usati nella maniera più estesa possibile, interagendo con altri applicativi per mezzo di webservice/COM o producendo output di tipo file XML/PDF/CSV. Nessun confronto
Quali sono le capacità di interoperabilità del prodotto? (Il termine interoperabilità esprime il moderno concetto di permettere, mediante procedure unificanti, l'interscambio e l'interazione tra applicazioni) Arxivar 5 è una piattaforma totalmente interoperabile, in quanto il proprio framework (engine) che gira lato server, espone tutti i propri metodi applicativi via WCF o WebService in modo OPEN. Qualunque applicazione può interagire direttamente con Arxivar come fosse una estensione applicativa. Arxivar a sua volta può interagire con qualunque altra applicazione via SOAP o in qualunque altro modo più o meno convenzionale.

Altri prodotti risultano più chiusi o espongono per mezzo di un SDK solo una minina parte dei propri metodi applicativi. A loro volta per richiamare procedure esterne richiedono attività di sviluppo custom.
Quanto sono importanti le Referenze? Arxivar può vantare un parco installato in Italia di oltre 1100 clienti attivi, che vanno dalla piccola alla grande impresa in settore trasversali. Insieme ai Partner tali clienti costituiscono un bagaglio di esperienze che hanno consentito ad Arxivar di affontare progetti diversificati sia per numero di utenti che per numero di documenti archiviati. Da valutare di caso in caso
Cosa si intende per software internazionale? Arxivar è un prodotto utilizzabile simultaneamente in lingue diverse con fusi orari diversi e formati data/numeri diversi. Alcuni altri prodotti hanno dei dizionari che consentono una traduzione delle maschere ma non regolamentano la gestione dei dati.
Quanto è importante l'Academy per un prodotto? E' fondamentale, in quanto garantisce la continuità e la conoscenza a chiunque la voglia acquisire. Arxivar mette a disposizione un servizio di formazione distinto in corsi monotematici e specialistici programmati a calendario, liberamente accessibili a costi molto contenuti. Tante altre soluzioni non sono supportate da un academy e la formazione è fornita on the job.
Quanto deve costare un prodotto documentale / workflow? Arxivar ha un rapporto prezzo / prestazioni molto conveniente. Inoltre la sua modularità consente di acquistare i moduli quando servono, se servono.  Altri prodotti basano la loro offerta sulla convenienza economica, probabilmente perché hanno meno contenuti. Diffidare dai prodotti che costano troppo poco.
Che differenza c'è tra Arxivar e Sharepoint? Arxivar è una piattaforma ma anche un prodotto specialistico, già predisposto per un certo tipo di lavoro ed utilizzo, facilmente configurabile e mantenibile in modo autogestito, conforme alle norme italiane, avviabile in pochi giorni e con dei ritorni di investimento rapidi. Sharepoint è spesso già presente nelle aziende in quanto le prime 5 cal sono comprese nel sistema operativo. Le ulteriori licenze sono a pagamento e costano. Non è un prodotto ma una piattaforma da plasmare, richiede dunque compentenze specifiche non facilmente ottenibili, quindi costose. Richiede tempi di progetto molto lunghi per gestioni tipicamente normali e standard per un documentale.



Domande Frequenti

Che cosa è un Business Process Management? 
Il BPM è uno strumento di automazione dei processi, aiuta a delineare i processi aziendali, permette di: 
- Pianificare il processo e misurare i tempi ed i costi necessari per l'esecuzione
- Automatizzare il processo, raccogliere i dati e documenti, trasferli da / per le tue esistenti applicazioni
- Accrescere la visibilità nei processi dei dati aziendali e l'efficacia dei partecipanti al processo
- Ottimizzare il vostro processo giorno per giorno rendendolo attento ai costi e flessibile alle eccezioni

Qual è la differenza tra software di BPM e di Workflow? 

La parola "workflow" in sè è estremamente abusata per delineare a qualsiasi titolo strumenti profondamente diversi. Molto spesso significa semplicemente la possibilità di portare attività da persona a persona. Un esempio può essere un processo di revisione dei documenti, in cui viene indirizzato un singolo documento da una persona all'altra. Una volta che tutte le persone interessate hanno esaminato il documento, il processo è completo. Il Business Process Management permette un livello di integrazione ed automazione totalmente diverso: 

Un BPM deve permettere di integrare i sistemi esistenti, impostare percorsi dell'informazione, regole di distribuzione e approvazione, modelli e form senza la necessità di scrivere codice.

ARXivar non solo fornisce funzionalità di motore di distribuzione dell'informazione, ma una serie completa di strumenti per la completa gestione del suo ciclo di vita, tra cui: 
- Modellazione di processo: simula un processo PRIMA di metterlo in pratica in azienda
- Astrazione: le regole dei processi di business e i ruoli di processo possono essere creati e aggiornati separatamente dal disegno sottostante
- Gestione delle eccezioni: le singole istanze di processo possono essere modificate MENTRE sono in esecuzione per gestire in maniera efficace il cambiamento oppure il caso eccezionale non previsto
- Modelli aziendali: permette con facilità di costruire ed utilizzare i modelli aziendali (word/excel/pdf/openoffice) direttamente integrati nel processo
- Simulazione di processo: vi permette di testare i processi di business nello stesso modo in cui gli utenti finali li utilizzeranno e di tenerli sotto controllo nelle fasi di testing ed avvio in produzione
- Reporting e Business Intelligence: tutti i dati di processo e le informazioni possono essere tenuti sotto controllo con il modulo interno di reporting oppure in integrazione con un qualsiasi strumento di Business Intelligence


Perché hai bisogno di ARXivar se si dispone di Sharepoint, Alfresco o di un altro documentale?

Sharepoint e Alfresco sono prodotto molto validi, ma che richiedono forti competenze tecniche per l'implementazione in azienda e offrono strumenti di workflow primitivi. Altri documentali sono focalizzati su alcuni settori aziendali (amministrazione, qualità, progettazione) e difficilmente sono adattabili ad altri contesti aziendali.

ARXivar integra uno strumento di gestione dell'informazione che si adatta a qualsiasi contesto all'interno dell'azienda e permette una totale integrazione con gli applicativi già presenti. Inoltre il suo potente motore di BPM permette di fare il salto di qualità verso l'integrazione dei processi di business.

Perché hai bisogno di ARXivar se si dispone di altri strumenti di workflow come BizTalk, MOSS, ecc?

Anche in questo caso stiamo parlando di prodotto VALIDISSIMI, ma orientati al workflow e non alla gestione di processi di business. L'integrazione permessa da ARXivar consente alle aziende di risparmiare tempo e risorse senza essere vincolati da progetti costosi e da competenze difficili da trovare al proprio interno.

Strumenti come quelli citati, richiedono di costruire dal nulla ogni singolo oggetto da utilizzare, pertanto sono necessarie costose risorse esterne per la consulenza e la programmazione. Al contrario tutte le funzionalità di ARXivar sono immediatamente disponibili e non richiedono una formazione prettamente tecnica per il disegno dei flussi di lavoro.

Quali sono le differenze tra un BPM e un ERP? 

Gli ERP e, per estensione, i gestionali offrono il grande vantaggio di essere perfettamente integrati e vestiti sulle esigente dell'azienda, ma al contempo questo è il loro più grande limite: il grado di adattabilità a nuove esigenze, la visibilità immediata dei processi è limitatissima. Nel mercato odierno è essenziale essere in grado di muoversi rapidamente a fronte di cambiamenti organizzativi o di processo o quando si decide di automatizzare nuovi processi (costi, risorse, vantaggio competitivo, ecc.)

ARXivar permette di essere immediatamente produttivi ed indipendenti dagli altri sistemi presenti e di integrarli senza difficoltà:
- Process Modeling 
- Automazione 
- Gestione 
- Ottimizzazione dei processi 
ARXivar non solo fornisce funzionalità di automazione del flusso di lavoro, ma offre la possibilità di automatizzare e gestire processi di business con poco o nessun bisogno di codifica. Inoltre ha la capacità di fornire analisi dei processi prima che questi entrino in azione, analizzare i processi di business per i colli di bottiglia, inefficienze, e controllo dei costi vi permetterà di garantire il ritorno dell'investimento.








 

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