Gestione documentale

 

Gestione DocumentaleCon ARXivar è possibile gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali, i documenti e le note, i log, gli allegati, le associazioni, i fascicoli, i promemoria, i protocolli, i moduli, archiviare i documenti in modo massivo, stabilire delle liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le informazioni all'interno dell'azienda.

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Archiviazione L’archiviazione dei documenti


  • Sostituisce interamente l'archiviazione su cartelle condivise nell'azienda
  • Completa integrazione con TUTTE le fonti documentali presenti in azienda
  • Semplice interfaccia di archiviazione integrata in tutte le maschere di salvataggio nel mondo MS Windows
  • Si integra in tutti gli strumenti di posta elettronica e fax

Archiviazione di un documento in ARXivar

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Revisioni Gestione delle revisioni e Log


In ARXivar un documento archiviato non è più modificabile, in quanto ARXivar garantisce l'integrità dei documenti

E' comunque possibile registrare nuove revisioni del documento, mantenendo lo storico sempre consultabile

Inoltre tutte le operazioni sono tracciate nel log di sistema

Elenco revisioni del documento in ARXivar Client

Pensiamo, per esempio, ad un documento che raggiunge nel suo ciclo di vita lo stato APPROVATO. Tale documento dovrà essere "cristallizzato" per impedirne la modifica da parte di utenti non autorizzati. È possibile registrare nuove revisioni del documento, mantenendo lo storico delle revisioni sempre consultabile. Anche la gestione delle revisioni è legata al concetto di stato del documento.

Registrando nuove revisioni del documento, ARXivar assegna loro un numero progressivo univoco. L'ultima revisione diventa il documento principale mentre le revisioni risiedono in un archivio storico sempre consultabile.In base ai permessi assegnati all'utente/ gruppo ARXivar consente in modo interattivo di modificare il documento e salvarlo come revisione nuova

Tutte le operazioni (consultazione, modifica, multicanalità, ecc.) sono tracciate nel log della scheda documentale

Annotazioni Annotazioni e allegati


La scheda documentale può essere arricchita di annotazioni personali o di gruppo

Possono essere allegati altri documenti secondari utili per la trattazione della scheda

Annotazioni e allegati in ARXivar Client

  • Le annotazioni sono legate alla revisione del documento archiviato e sono rese disponibili a tutti gli utenti ovvero possono essere protette per la consultazioni di alcuni utenti
  • Le annotazioni inoltre possono essere legate al documento nel suo ciclo di conservazione elettronica
  • Gli allegati sono legati alla revisione del documento archiviato e sono resi disponibili a tutti gli utenti ovvero possono essere protetti per la consultazioni di alcuni utenti
  • Gli allegati possono essere riportati in conservazione elettronica così come allegati alle spedizioni operate in multicanalità

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Modelli Modelli


Centralizzazione e gestione semplificata di tutti i modelli aziendali

Accesso controllato alla compilazione e revisione dei modelli

Compilazione guidata e archiviazione automatica

Compilazione modelli in ARXivar

  • Microsoft Office, OpenOffice, Adobe PDF: i documenti creati con questi strumenti possono diventare modelli a disposizione del personale aziendale in pochi minuti
  • I modelli corretti e sempre aggiornati sono immediatamente messi a disposizione degli uffici e del personale di competenza, inoltre il mantenimento del modello può essere delegato ad utenti specifici
  • I campi vengono compilati automaticamente a partire dai campi della scheda documentale
  • Il percorso operativo, autorizzativo o di completamento delle informazioni può essere inserito in un flusso

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Ricerca Ricerca


È possibile effettuare all'interno di ARXivar la ricerca dei documenti, in modo facile e veloce

È possibile eseguire le ricerche su tutti i campi di profilo del documento, sulle note allegate ai documenti o su dati anagrafici del mittente o del destinatario.

Ricerca di documenti in ARXivar

  • Ricerca su OGNI campo disponibile nella scheda documentale
  • Ricerca sugli allegati e sulle annotazioni
  • Ricerca all'interno dei volumi posti in conservazione sostitutiva
  • Ricerca specifica per i dati di protocollo informatico
  • Possibilità di aggregare tra loro con operatori logici più ricerche
  • Personalizzazione della griglia dei risultati della ricerca
  • Ordinamento e aggregazione multilivello dei dati

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Ricerche rapide Ricerche rapide/Viste


Semplificare e velocizzare le operazioni di ricerca permettendo di salvare le più frequenti

Creare viste personalizzate per classi di utenti con campi di ricerca mirati alle esigenze

Ricerche rapide e viste personalizzate

  • Gli utenti possono salvare le ricerche da loro più utilizzate e creare un collegamento sul desktop migliorando la produttività
  • L'amministratore del sistema può inoltre creare delle ricerche «semplificate» per le diverse classi di fruitori e distribuirle semplicemente sui desktop degli utenti

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FullText Full Text


Ampliare le possibilità ricercando direttamente DENTRO i documenti

Sia i documenti informatici (mail, office, pdf, allegati) sia nei documenti cartacei utilizzando il potente motore OCR

Ricerca full text di documenti

  • Il servizio di indicizzazione permette ricerche velocissime annullando i normali tempi di ricerca del file-system
  • Utilizza strumenti standard messi a disposizione dai motori di database
  • Permette di affiancare la potenza del motore full text alla precisione della ricerca tramite metadati
  • Disponibile in moltissime lingue

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Multicanalità Multicanalità


  • Consente una completa movimentazione dei documenti
  • Invio eMail / Fax
  • Servizi di postalizzazione (Poste Italiane, altri)
  • Gestione delle liste di distribuzione
  • Completa tracciatura delle movimentazioni

Movimentazione documenti in ARXivar

Integrazione con:
  • MS Exchange
  • Lotus Domino
  • MS Outlook
  • Lotus Notes
  • Principali Fax Server
Mette a disposizione un Fax Server integrato laddove non disponibile
Invio del documento originale oppure conversione diretta dei documenti da inviare in pdf
Ciclo di controllo e approvazione della postalizzazione tramite servizi integrati di Poste Italiane con controllo dei costi PRIMA della spedizione
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Fascicolazione Fascicolazione e pratiche


Organizzare i documenti in una struttura alberata che si compone automaticamente in base alle regole aziendali

Gestire le commesse con uno strumento dedicato e flessibile

Organizzazione documenti in fascicoli e pratiche

Fascicolazione

  • Infiniti livelli di fascicolazione
  • Fascicolazione automatica con chiavi strutturate
  • Riservatezza dei fascicoli e dei documenti contenuti
  • Possibilità di creare fascicoli personali o impostare regole particolari

Pratiche

  • Infinite strutture personalizzabili
  • Infiniti campi personalizzabili per la profilazione della pratica

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Relazioni Relazioni e associazioni


Ogni documento può essere collegato manualmente dall'utente o automaticamente in base ad informazioni esterne (ad es. ERP)

È possibile creare regole di relazione direttamente da step di workflow

Relazioni tra documenti

Ogni documento può far parte liberamente di più associazioni o relazioni

Associazioni

  • Collegamento di tipo orizzontale

Relazioni

  • Collegamento di tipo padre-figlio su livelli multipli
  • Attraverso il Servizio Collegamenti è possibile importare direttamente le relazioni tra i documenti dalle informazioni presenti su software esterni tramite query specifiche

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FunzioniAgg Funzioni aggiuntive


CD Reader: possibilità di creare un archivio autoconsultante a partire da qualsiasi ricerca o visualizzazione di ARXivar

Esportazione in formato csv e stampa dei risultati di ricerca

Firma digitale e strumenti di verifica dei certificati direttamente accessibili dall'interaccia di ARXivar senza dover ricorrere a strumenti esterni

Modifica di massa sui dati di profilo

Gestione dei permessi sul singolo documento: è possibile permettere l'accesso al documento ad utenti e/o gruppi che rispetto alle normali riservatezze non ne avrebbero i diritti

Pannello di anteprima per i principali formati

Permessi aggiuntivi, modifica di massa, CD Reader

 

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