Conservazione sostitutiva

Ormai sono passati alcuni anni da quando il legislatore italiano ha dato la facoltà alle aziende italiane di conservare in modalità sostitutiva alla carta alcune tipologie di documenti.

La soluzione ARXivar permette di implementare in pochi semplici passi la parte "informatica" prevista dalla normativa, i nostri consulenti affiancano il cliente in tutte le fasi del progetto, ma questo non è sufficiente. Per questo sono stati pensati e messi a disposizione una serie di servizi aggiuntivi che amplino e completino la nostra offerta.

In tema di conservazione sostitutiva è indispensabile il costante aggiornamento sulle norme, sulle circolari e sugli esiti degli interpelli inoltrati alle Agenzie delle Entrate territoriali e, in generale, sulle procedure da rispettare, allo scopo di conservare i documenti aziendali nella perfetta forma e nel pieno rispetto delle normative vigenti.

I responsabili della conservazione sostitutiva delle aziende che adottano tale procedimento, hanno l'onere di mantenersi costantemente aggiornati sulle evoluzioni legislative, ma anche sulle precisazioni che gli organi competenti emettono con cadenze sempre più stringenti.

É quindi per questo scopo che la Able Tech fornisce un servizio di Newsletter, con il quale eroga una strutturata distribuzione di informazione ai propri clienti sui temi della conservazione sostitutiva e sugli eventuali adeguamenti del proprio applicativo ARXivar.

La periodicità di emissione delle newsletter non sarà calendarizzata rigidamente, ma verrà predisposta ed inoltrata ai clienti in presenza di importanti cambiamenti, adeguamenti, nuove norme o comunque in presenza di informazioni ritenute adeguate ad una loro divulgazione.
Questo servizio ha l'obiettivo di aiutare il responsabile della conservazione sostitutiva fornendo alcuni spunti che potranno essere poi analizzati in dettaglio con i propri supporti interni ed esterni.

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Outsourcing

E’ ora disponibile il servizio di conservazione sostitutiva in outsourcing.

ARXivar acquisisce i documenti di ciclo attivo e passivo direttamente integrato al sistema Gestionale del cliente finale e, mediante l’apposito connettore ai servizi outsourcing, i documenti verranno esportati in chiaro con un file XML contenente le chiavi di profilo per ogni documento, queste verranno passate al server di conservazione sostitutiva. Il Lotto verrà chiuso e verrà restituito ad ARXivar un flusso di dati che chiuderà la procedura rendendo tali documenti “cristallizzati”. All’interno di ARXivar sarà possibile sapere a quale lotto di conservazione è associato il documento selezionato.

Audit Service

Questo servizio è nato su richiesta dei nostri clienti che desideravano una ulteriore sicurezza nell'ambito della corretta implementazione e mantenimento delle procedure di conservazione sostitutiva.

In 2 giornate annuali concordate presso il cliente un nostro consulente DEDICATO ed altamente specializzato si applica a:

Aggiornamento al responsabile della conservazione sostitutiva sulle recenti emanazioni normative e sulla disponibilità di circolari, risoluzioni, interpelli in ambito conservazione sostitutiva
Analisi della situazione e degli eventuali problemi rilevati durante le archiviazioni dei documenti o durante la generazione del volume di conservazione
Verifica dello stato di leggibilità dei documenti conservati (verifica casuale dei documenti) e della composizione e validazione dei volumi (controllo file di chiusura, verifica firma digitale e marca temporale)
Analisi per portare in conservazione i documenti storici mantenuti su volumi analogici cartacei
Analisi su possibili nuove classi documentali da portare in conservazione e definizione piano attività per attuazione dei processi
Verifica configurazione in Arxivar Server e Client per l'esecuzione corretta della selezione dei documenti e della generazione dei volumi da conservare
Verifica dello stato della sicurezza in termini di back-up e stoccaggio dei supporti sia internamente che esternamente
Eventuale integrazione della conoscenza attraverso sezioni di formazione mirata o estensione della formazione verso nuove risorse investite del ruolo di "sostituto" o "delegato"
Intervento formativo per eventuale sostituzione del responsabile della conservazione sostitutiva
Aggiornamenti del manuale della conservazione sostitutiva con inclusione dei dettagli della verifica effettuata e delle attività sviluppate.

Per informazioni: Servizi Audit in ambito conservazione sostitutiva

Per registrarsi: Iscrizione al Servizio di Audit