Wiki - Fatturazione Elettronica

Cosa è la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica prevede l'emissione di fatture strutturate secondo un linguaggio standard (formato XML), firmate digitalmente da chi le emette, trasmesse tramite lo SdI (Servizio di Interscambio) e obbligatoriamente da conservare a fini fiscali solo in digitale.

Il formato chiamato XML (eXtensible Markup Language) è il formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate digitalmente. L'XML è un formato che consente di effettuare le verifiche previste per legge, perchè rende disponibili le informazioni, circa gli elementi contenuti in un documento, in maniera immediata.

Come funziona la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema completamente digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che non necessita del supporto cartaceo e quindi permette di risparmiare tutti i costi relativi a stampa, spedizione e conservazione.

Ciclo attivo della fatturazione elettronica: Nel ciclo di emissione della fattura il sistema gestionale genera la fattura elettronica nel formato conforme.
1 - Tramite uno dei tre canali di trasmissione (Email PEC, Intermediario e portale Web) la fattura viene inviata allo SdI. Nella fattura viene riportato il codice destinatario o l'indirizzo PEC. Lo SdI si occuperà di effettuare le verifiche formali sul contenuto.
2 - Lo SdI si occupa di inviare la fattura al destinatario e di consegnare al mittente tutte le ricevute (scarto, accettazione o rifiuto).
3 - Al termine del ciclo le fatture saranno conservate fiscalmente dallo SdI e dovrenno essere conservate a fini civilistici dal mittente.

Ciclo passivo della fatturazione elettronica: Nel ciclo di ricezione delle fatture il fornitore avrà trasmesso la fattura indicando il codice destinatario o l'indirizzo PEC del suo cliente.
1 - A seconda della modalità di trasmissione dichiarata, lo SdI recapiterà la fattura all'indirizzo PEC o alla piattaforma abilitata per la ricezione.
2 - Il destinatario potrà trattare il documento in forma analogica (stampandolo) oppure potrà gestirlo in digitale.
3 - Il destinatario può avvalersi del diritto di accettare o rifiutare la fattura.
4 - Nel caso il destinatario gestisca il documento esclusivamente in forma digitale dovrà garantire la sua corretta conservazione sostitutiva.

 

Perchè avvalersi di un Intermediario Accreditato

L'invio della Fattura elettronica può avvenire tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), tramite Intermediario o portali web.

Invio tramite email PEC:

Tuttavia una gestione della fatturazione elettronica tramite email pec è fortemente sconsigliata sia per l'elevato volume di fatture da gestire (e relative notifiche/ricevute) che per l'alto rischio di perdita dati.

I principali fattori di rischio sono:

  • Casella di posta piena
  • Filtri antiSpam
  • Cancellazioni accidentali
  • Superamento limite dimensione allegato (30 MB)

Inoltre il processo di invio tramite e ricezione di fatture elettroniche tramite email pec è poco automatizzabile e richiede elevati tempi di gestione.

Invio tramite intermediario accreditato

I vantaggi della gestione della fatturazione elettronica tramite Intermediario Accreditato sono:

  • Automatizzabile
  • Non richiede monitoraggio
  • Nessun rischio di perdita dati
  • Tempi di gestione bassi
  • Integrazione con ERP
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