La empresa

Casa del Dolce es una empresa de confitería con sede en Fara Gera d’Adda (Bergamo). En 1950, Enrico Castellazzi decidió fundar el taller artesanal, iniciando una larga tradición caracterizada por la atención a la persona, al mercado y a la investigación y desarrollo.

La solicitud

Casa del Dolce buscaba una solución para:

• Analizar los procesos para definir los de mayor valor añadido. En concreto, hemos querido revisar todos los documentos que se gestionan en la empresa definiendo para cada uno de ellos las implicaciones para una gestión digital eficiente.
• Gestionar las ofertas a los clientes haciendo que el proceso de gestión y envío de las ofertas y los contratos de los clientes se realice sin papel.
• Introducción de la facturación electrónica perfectamente integrada con el ERP de la empresa, traduciendo una obligación legal en una ventaja competitiva.

La solución

La solución realizada gracias a la versatilidad y flexibilidad de ARXivar se organizó en los siguientes puntos:

• Creación de plantillas predefinidasque permiten una inserción guiada a través del formulario de los documentos necesarios para la gestión del expediente de oferta de los clientes.
• Gracias a la creación de un workflow de autorización digital específico, ha sido posible hacer circular la información sin soportes de papel (solución paperless) sin dejar de garantizar el flujo de aprobación normal.
• Gestión de los flujos de salida. Una vez aprobado, el archivo se envía por correo electrónico (dentro de ARXivar) directamente al cliente.
• Respuestas al cliente. Si el cliente responde al correo electrónico, éste se archiva y se asocia automáticamente a la oferta, con la apertura de una tarea al usuario responsable de introducir la misma para indicarle el resultado final.

Ventajas

• Simplificar y optimizar el trabajo de los empleados.
• Autorización totalmente digitalizada.
• Introducción de una solución “paperless” que permitió reducir considerablemente los costes de impresión y gestión.
• Envío automático de documentos con el consiguiente control de los documentos gestionados y enviados.
• Reducción del tiempo del ciclo de aprobación.