La empresa

Mondo Acqua S.p.A. es una sociedad anónima con accionariado mayoritariamente público fundada en agosto de 2000; Mondo Acqua S.p.A. opera en el sector del servicio integral del agua, prestando servicios de captación y distribución de agua para consumo humano, gestión del sistema de alcantarillado y depuración de aguas residuales.

La solicitud

Tras una importante reestructuración de la solución informática para la gestión del ciclo del agua, necesaria para implantar un control de gestión eficaz, la dirección de Mondo Acqua necesitaba una herramienta que garantizara la aplicación de los procedimientos dictados por la AEEGSI (Autoridad del Sistema de Electricidad, Gas y Agua), que impone normas estrictas para garantizar un servicio de calidad a los usuarios.

Por ello, buscaba una solución que permitiera:

• Formalizar los procesos, respetando la singularidad operativa de la empresa
• Estandarizar los procedimientos, mantenerlos y actualizarlos, asegurando su uniformidad
• Obligar a la organización a trabajar según las normas (los procesos impulsan las actividades)
• Eliminar ineficiencias y duplicidades
• Apoyar la toma de decisiones proporcionando informes oportunos
• Además, era necesario activar rápidamente la plataforma documental y recuperar los documentos ya almacenados en la solución anterior.

La solución

Para el almacenamiento de documentos se ha realizado la integración entre ARXivar y Sme.UP ERP.

Para archivar los documentos del ciclo de ventas, se crearon reglas de Spool Recognition para obtener la información útil para rellenar los campos del perfil.

El almacenamiento de los documentos del Ciclo de compras se realizó mediante la técnica del código de barras, es decir, la colocación en el documento a adquirir de una etiqueta formada según reglas compartidas para permitir el escaneo masivo y desatendido de documentos.
El conector permite la impresión/reimpresión de etiquetas de código de barras recuperando la información necesaria para los perfiles del documento directamente desde Sme.UP ERP.

Todo el trabajo de archivo, organización de documentos y gestión de procesos no ha perturbado el método de trabajo de los operadores.

Además, la integración permite la consulta de los documentos almacenados en ARXivar desde las distintas aplicaciones de Sme.UP ERP.

Ventajas

• Optimizar y simplificar el trabajo de los empleados
• Acceso electrónico mediante dispositivo móvil por la red de operadores del territorio
• Reingeniería de los flujos de trabajo que sustentan las actividades diarias.
• Procesos de colaboración más ágiles
• Acceso directo al sistema de seguimiento de todas las operaciones realizadas.