Gestión de la oferta, desde la automatización hasta la racionalización

Caso de éxito del Grupo DSC para el cliente Socoplast

La empresa: SOCOPLAST SA

Socoplast SA está especializada en el desarrollo de productos y en el diseño y la fabricación de moldes, así como en la producción y el montaje de artículos técnicos y productos médicos realizados en salas blancas ISO 8.

La empresa tiene una estructura moderna de tamaño medio y opera en varios sectores para diversificar los distintos tipos de productos.

Socoplast SA tiene un centro de producción en Bellinzona (Suiza) y una oficina en Mozzate (Italia). La sede administrativa, técnica y comercial se encuentra en el Cantón del Tesino (Suiza) desde hace más de 50 años.

La solicitud

La necesidad era automatizar y racionalizar la generación de ofertas. Socoplast SA necesitaba:

  • Automatizar y mejorar la gestión del flujo comercial, desde la solicitud de la oferta del cliente hasta la generación y envío de la oferta con un sistema automatizado y centralizado.
  • Dirigir los datos de dos países diferentes y de varias cuentas a un único punto para su procesamiento y reparto entre las dos oficinas responsables de la gestión de la producción (en Italia y Suiza)
  • Estandarizar y garantizar la uniformidad de las respuestas dividiéndolas según la lengua y el país de origen y almacenándolas en una única base de datos disponible para los usuarios autorizados, garantizando el archivo y las revisiones.

La solución

Se implantó un nuevo flujo de negocio con la plataforma de gestión de procesos ARXivar.

La implantación de un nuevo flujo de gestión de ofertas ha permitido procesar las solicitudes recibidas teniendo en cuenta su idioma y su origen (portal web o correo electrónico) y canalizarlas hacia un único punto.

Una vez atendidas las solicitudes, también se ha implementado un sistema de envío de notificaciones a los remitentes para avisarles de la recepción, dando una respuesta inmediata.

Posteriormente, se puso en marcha un sistema de recopilación de datos de la oferta para su cuantificación económica por parte de las distintas oficinas, siguiendo unos campos predefinidos.

ARXivar permitió completar todo el proceso de generación de la oferta, haciendo un seguimiento de las distintas etapas y evitando errores y olvidos. Al final de la fase de generación de la oferta, se enviaba una respuesta por correo electrónico a la solicitud de presupuesto, incluyendo un archivo adjunto, en el mismo idioma en el que se había enviado la solicitud.

Los beneficios:

  • Todo el proceso se rastrea, registra y estandariza automáticamente hasta el correo electrónico de respuesta que se envía al cliente, evitando respuestas incoherentes, errores u olvidos.
  • La estandarización del flujo permiteel seguimiento del proceso empresarial, identificando las ineficiencias.
  • Los costes operativos de inserción y envío de las propias ofertas se reducen considerablemente, ya que todos los datos relevantes que componen la oferta se almacenan también en un único archivo inmediatamente vinculado a la propia oferta.
  • Los datos y la información están disponibles en un solo lugar, lo que evita cualquier pérdida de documentos, garantiza la seguridad de la información y mejora la eficiencia empresarial.
  • Reducción de los archivos en papel y posterior búsqueda de todos los datos