Gestión de documentos digitales: ciclo de ventas automatizado

Caso de éxito de Adawen para el cliente Dalla Vecchia Group

La empresa: Grupo Dalla Vecchia

En el mercado desde hace tres generaciones, el Grupo Dalla Vecchia es una realidad consolidada en el sector de la venta, el alquiler y el servicio de maquinaria agrícola e industrial, con una amplia gama de productos de las mejores marcas y servicios de alto nivel.

El objetivo es ayudar a sus clientes a trabajar mejor y producir más. Gracias a sus 55 años de experiencia en el sector, el grupo es capaz de identificar la solución más rentable para cada tipo de actividad y transformación, teniendo en cuenta todas las tecnologías y sistemas más recientes disponibles para optimizar los procesos de producción.

Con 6 centros operativos en las provincias de Verona, Mantua, Padua y Rovigo,

Venecia y Vicenza, y gracias a un equipo de 70 personas, en constante formación técnica y comercial, es posible garantizar a sus clientes un servicio exclusivo de máxima calidad, como demuestra la certificación ISO 9001:2015.

La necesidad:

Las exigencias del Grupo Dalla Vecchia eran las siguientes:

  1. La principal necesidad era encontrar una solución informática que eliminara la actual gestión manual de documentos, con el fin de minimizar el desperdicio de papel, automatizar todo el ciclo de ventas y poder controlar todas las etapas de la vida del contrato. En este sentido, ADA.DPM, el software de desmaterialización de documentos y automatización de procesos empresariales proporcionado por Adawen y basado en la infraestructura de ARXivar, debía interactuar con el DMS interno del grupo (Concerto) como una alimentación de datos.
  2. Paralelamente a este requisito inicial, el cliente solicitó la digitalización de toda la documentación en papel para facilitar la búsqueda de información y dotar a la empresa de una única aplicación documental de referencia.

La solución

Los flujos de trabajo de ARXivar marcan el proceso comercial para gestionar cada etapa del ciclo de ventas:

  • Tareas, actividades asignadas automáticamente al usuario individual o al grupo de usuarios que siguen paso a paso a cada actor implicado en el proceso a través de las distintas etapas de la venta, indicando cada vez la acción a realizar (por ejemplo, solicitar una pieza de recambio o cargar los documentos del cliente).
  • Bloqueos operativos que impiden que el proceso de venta continúe si no se cumplen determinadas condiciones (por ejemplo, la gestión de la entrega del vehículo sólo se activa si se ha recibido una respuesta para aprobar una posible financiación)
  • Máscaras que permiten enriquecer los datos del perfil de contratante a través de una interfaz fácil de usar incluso para los no expertos.
  • Archivo automático de los contratos, tanto si los escanea el operario y los hace coincidir con el archivo de documentos correcto (por ejemplo, el del proveedor) como si lo hace por coincidencia automática del código de la etiqueta de código de barras aplicada al documento.

Concretamente, a través del flujo de trabajo, lo que se gestiona:

Contratos de venta

El archivo automático del sistema de la propuesta de compra genera, a través de un proceso, la creación del archivo relacionado en ADA.DPM (software de documentos).

A continuación, el usuario encargado de tramitar el expediente propiamente dicho (el Vendedor) recibe una notificación en su perfil, en la que se le solicita que adjunte todos los documentos necesarios para que el proceso siga adelante (por ejemplo, el modelo NP2, el modelo de informe, el documento de matriculación del vehículo, la viñeta, el certificado de propiedad, etc.).

Una vez que se han adjuntado los documentos requeridos, es posible insertar la propuesta de compra firmada por el cliente, validar automáticamente los documentos integradosy llevar a cabo cualquier aprobación, que es gestionada por el director de ventas, que recibe una notificación en su perfil, incluso en movimiento.

De hecho, este último puede ver toda la documentación que confirma o rechaza el expediente, de modo que, si se aprueba, las actividades de validación y finalización se notifican directamente al back office en los perfiles indicados. Al final de este paso, el documento se envía al back office o se devuelve al vendedor correspondiente con una indicación del motivo del rechazo.

El análisis financiero de la solicitud de alquiler

La solicitud de alquiler realizada por el cliente a través de la Web App, que está totalmente integrada en el proceso, se remite a un buzón de correo supervisado, que analiza y archiva automáticamente las solicitudes dentro del software documental.

El flujo de trabajo procesa ahora el modelo de alquiler adjunto y activa el proceso que, antes de notificar las tareas a los operadores designados, realiza una comprobación previa de la fiabilidad financiera del cliente.

Successivamente, viene attivata una prima attività di controllo dove, all’operatore, viene notificato l’esito del controllo finanziario allegando il Report Credit Safe.

En este punto tiene todos los elementos para aprobar la solicitud desde el punto de vista financiero o rechazarla y solicitar una nueva tramitación modificando los datos del solicitante como el número de IVA o el código fiscal sobre el que se debe realizar la comprobación.

Si el análisis financiero arroja un resultado positivo, se activa una última Tarea para solicitar la aprobación final de la solicitud al concesionario, cerrando así el proceso.

La tarjeta del vehículo:

Cuando el operador introduce la declaración de conformidad en forma de declaración de conformidad, se pone en marcha la creación del registro del vehículo y se inicia el flujo de trabajo.

Una vez creada la tarjeta, se puede enriquecer con otros documentos que completen la visión general del coche. Una vez introducidos todos los documentos necesarios, se completa la creación de la tarjeta, generando así el enlace único y específico del coche a través de ARXlink con la tarjeta del vehículo.

A partir del enlace generado, es posible crear un código QR que, una vez impreso y expuesto en el vehículo, permitirá acceder a la ficha técnica del mismo simplemente enmarcando el código. La integración, supresión o actualización de documentos dentro de la tarjeta no cambia el enlace de referencia, sino que simplemente lo actualiza, lo que permite mantener el mismo código QR durante toda la exposición del coche en venta.

Los beneficios:

Los procesos empresariales relacionados con el archivo de documentos eran muchos: ciclo activo, ciclo pasivo, facturación electrónica, producción y certificación de calidad.

Al identificar los elementos relevantes de cada documento y su ciclo de vida, se consiguió controlar las fases del ciclo: desde la creación/adquisición hasta el archivo final, controlando lo que hay “entre medias”: validación, aprobación, firma.

El ciclo de vida de un suministro se caracteriza ahora por una flexibilidad y una trazabilidad extremas, lo que ofrece al departamento de contabilidad la posibilidad de reconstruir los vínculos entre el pedido y la factura y al departamento comercial la capacidad de controlar el suministro.

Se envían automáticamente alertas a los proveedores cuando caduca su certificación de calidad.