Milano Santa Giulia: de la gestión de facturas al almacenamiento

Caso de éxito de Matrix Solutions para el cliente Risanamento SpA

La empresa

Risanamento SpA es una empresa inmobiliariay promotora, que cotiza en la Bolsa italiana, con muchos años de experiencia en el sector inmobiliario italiano y extranjero (Francia y Estados Unidos).

El objetivo actual de la empresa es la remodelación y el desarrollo del área metropolitana estratégica de Milano Santa Giulia.

Es uno de los mayores proyectos de regeneración urbana de Europa, con una superficie de 1.200.000 metros cuadrados, en una zona estratégica al sureste de Milán. El proyecto prevé la construcción de un total de aproximadamente 600.000 metros cuadrados de viviendas privadas y unos 13.000 metros cuadrados de viviendas públicas, con la creación de una zona residencial de 3.000 viviendas, un centro de negocios, un gran parque y zonas verdes, así como tiendas y espacios recreativos.

Será el primer barrio completamente inteligente de Italia, con opciones de diseño urbano y arquitectónico orientadas a la sostenibilidad. Los servicios e infraestructuras están pensados para dar respuestas eficaces a las nuevas necesidades de la vida urbana: un contexto capaz de ofrecer posibilidades y estímulos para el crecimiento personal y social. Además, acogerá el Pala Italia: la Arena donde se celebrarán algunas de las competiciones de los Juegos Olímpicos de Milán-Cortina 2026.

La solicitud

El requisito de Risanamento Spa era gestionar los siguientes puntos:

  • Facturación electrónica activa y pasiva
  • Procesos de autorización de facturas pasivas a registrar
  • Proceso de autorización de pagos
  • Almacenamiento electrónico

La solución

Los siguientes procesos se realizaron con la plataforma ARXivar:

Factura activa

  • La factura activa se emite en el sistema contable SAP en formato XML(tanto para Italia como para el extranjero)
  • Los documentos de factura con sus metadatos se guardan en una carpeta supervisada y se archivan en ARXivar, con su perfil.
  • La factura electrónica activa se envía al SdI a través del conector IXFE, que se encarga de transmitir el documento y recibir las notificaciones de transmisión

Factura pasiva

  • Archivo en ARXivar de los documentos procedentes del SdI, a través del servicio IXFE, o recuperados directamente de los buzones vigilados
  • Construcción del perfil del documento con datos parcialmente reconocidos (a partir de XML o correo) e integrados por el flujo de trabajo
  • Proceso de aprobación: se pide a las distintas oficinas competentes que confirmen el documento para su aprobación en el momento de su registro
  • Registro de facturas en el sistema contable SAP con actualización del protocolo en ARXivar a través de una tarea
  • Aplicación automática del sello digital en el documento de la factura
  • Envío de los documentos a almacenar al servicio IXCE, con su perfil documental

Aprobación de las facturas pasivas

Las facturas pasivas tienen que ser validadas para su aprobación por las oficinas competentes antes de su registro, y entre los objetivos conseguidos están la trazabilidad de la validación del documento y la actualización del protocolo de registro del IVA en la factura.

Aprobación del pago de las facturas

Las facturas a pagar deben ser firmadas para su aprobación antes de ser liquidadas y los objetivos alcanzados incluyen la evidencia de los pasos de validación mediante un sello digital especial aplicado al documento con una firma gráfica de aprobación para el pago y el seguimiento de todo el flujo de pagos.

Almacenamiento electrónico

  • Firma digital automática de documentos en nombre de la empresa fabricante
  • Generación del paquete de depósito (PdV) compuesto por los documentos completos con firma digital y metadatos
  • Transformación del paquete de depósito en un paquete de archivo (PdA) y firma digital del Jefe de Conservación
  • Remitir el hash al organismo encargado de poner el sello de tiempo
  • Generación del archivo de cierre UNI SInCRO