El almacenamiento sustitutivo,cuya nomenclatura correcta es almacenamiento digital de acuerdo con la ley, es el proceso informático que permite proteger, almacenar y asegurar el valor legal de los documentos informáticos dentro del sistema de gestión documental de la empresa.
Definición de conservación sustitutiva según la ley
Específicamente, la preservación digital de conformidad con la ley es el proceso que garantiza la autenticidad, integridad, confiabilidad, legibilidad y disponibilidad de los documentos informáticos
Lo que diferencia el proceso de conservación digital conforme a derecho del de archivo es la eficacia probatoria que se certifica con la firma electrónica y la colocación del sello de tiempo.
Los requisitos de inmutabilidad, autenticidad y validez legal de un documento electrónico en sustitución o almacenamiento digital están garantizados por la impresión hash, la firma digital y el sello de tiempo.
Estas garantías civiles permiten la protección de los documentos, de conformidad con la ley, a lo largo del tiempo, tanto en su transición de analógico a digital como directamente en su formato digital.
Es fácil comprender, entonces, que este trámite proteja a la administración pública o a la empresa privada de cualquier pérdida de validez jurídica y eficacia probatoria sobre los documentos objeto de conservación.
Almacenamiento sustitutivo o digital: todas las ventajas
Mayor eficiencia
- Evolución de los procesos administrativos empresariales
- Colaboración cliente/proveedor
- Recuperación inmediata de documentos
- Liberación de espacios físicos de trabajo
- Seguridad de los datos procesados
- Eliminación de condicionantes durante las fases de presentación a las autoridades de control
Menos costos y optimización de recursos
- Eliminación de archivos en papel
- Reutilización del espacio físico recuperado
- Ahorro de presupuesto
- Ahorro de impuesto de sellados
- Plantilla reconvertida a una mayor profesionalidad
- Elección línea verde
¿Qué documentos deben conservarse de acuerdo con la ley?
Es necesario distinguir los documentos no únicos (facturas emitidas y recibidas, registros contables, remitos, documentos de transporte, gastos y justificantes, etc etc) para los que siempre es posible realizar la reposición o el almacenamiento digital,de acuerdo con el documento único original, es decir, papel con firmas manuscritas, para los cuales, por otro lado, se requiere una certificación de proceso preventivo de aquellos documentos únicos que pueden almacenarse directamente como el PEC. (Posta Electrónica Certificada – ITALIA)
También hay casos en los que no se permite la conservación digital conforme a la ley por el carácter vinculante del documento, como por ejemplo los de gran interés histórico, o incluso otros en los que existe una obligación legal.
Soluciones ARXivar para la preservación digital
La conservación sustitutiva se puede realizar tanto in house como en outsourcing y ARXivar puede dar respuesta a ambas necesidades.
De hecho, ofrecemos tanto soluciones de conservación digitales in house, es decir, en sistemas de información dentro de la empresa, como servicio de outsourcing, encargándonos por parte de la empresa de todas las fases del proceso de conservación de acuerdo con la ley, incluidas las actualizaciones constantes de los sistemas técnicos y normativos.
En los casos de encomienda del servicio de conservación a terceros, en el proceso de conservación se distinguen los roles del Responsable de la Conservación, (figura interna o externa al cliente) y Responsable del Servicio de Conservación (figura interna del conservador).
