El almacenamiento sustitutivo,cuya nomenclatura correcta es almacenamiento digital de acuerdo con la ley, es el proceso informático que permite proteger, almacenar y asegurar el valor legal de los documentos informáticos dentro del sistema de gestión documental de la empresa.

Definición de conservación sustitutiva según la ley

Específicamente, la preservación digital de conformidad con la ley es el proceso que garantiza la autenticidad, integridad, confiabilidad, legibilidad y disponibilidad de los documentos informáticos

Lo que diferencia el proceso de conservación digital conforme a derecho del de archivo es la eficacia probatoria que se certifica con la firma electrónica y la colocación del sello de tiempo.

Los requisitos de inmutabilidad, autenticidad y validez legal de un documento electrónico en sustitución o almacenamiento digital están garantizados por la impresión hash, la firma digital y el sello de tiempo.

Estas garantías civiles permiten la protección de los documentos, de conformidad con la ley, a lo largo del tiempo, tanto en su transición de analógico a digital como directamente en su formato digital.

Es fácil comprender, entonces, que este trámite proteja a la administración pública o a la empresa privada de cualquier pérdida de validez jurídica y eficacia probatoria sobre los documentos objeto de conservación.

Almacenamiento sustitutivo o digital: todas las ventajas

Mayor eficiencia

  • Evolución de los procesos administrativos empresariales
  • Colaboración cliente/proveedor
  • Recuperación inmediata de documentos
  • Liberación de espacios físicos de trabajo
  • Seguridad de los datos procesados
  • Eliminación de condicionantes durante las fases de presentación a las autoridades de control

Menos costos y optimización de recursos

  • Eliminación de archivos en papel
  • Reutilización del espacio físico recuperado
  • Ahorro de presupuesto
  • Ahorro de impuesto de sellados
  • Plantilla reconvertida a una mayor profesionalidad
  • Elección línea verde

¿Qué documentos deben conservarse de acuerdo con la ley?

Es necesario distinguir los documentos no únicos (facturas emitidas y recibidas, registros contables, remitos, documentos de transporte, gastos y justificantes, etc etc) para los que siempre es posible realizar la reposición o el almacenamiento digital,de acuerdo con el documento único original, es decir, papel con firmas manuscritas, para los cuales, por otro lado, se requiere una certificación de proceso preventivo de aquellos documentos únicos que pueden almacenarse directamente como el PEC. (Posta Electrónica Certificada – ITALIA)

También hay casos en los que no se permite la conservación digital conforme a la ley por el carácter vinculante del documento, como por ejemplo los de gran interés histórico, o incluso otros en los que existe una obligación legal.

Soluciones ARXivar para la preservación digital

La conservación sustitutiva se puede realizar tanto in house como en outsourcing y ARXivar puede dar respuesta a ambas necesidades.

De hecho, ofrecemos tanto soluciones de conservación digitales in house, es decir, en sistemas de información dentro de la empresa, como servicio de outsourcing, encargándonos por parte de la empresa de todas las fases del proceso de conservación de acuerdo con la ley, incluidas las actualizaciones constantes de los sistemas técnicos y normativos.

En los casos de encomienda del servicio de conservación a terceros, en el proceso de conservación se distinguen los roles del Responsable de la Conservación, (figura interna o externa al cliente) y Responsable del Servicio de Conservación (figura interna del conservador).

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El objetivo de ABLE Tech es crear y gestionar un sistema de preservación digital que ofrezca a sus clientes todas las ventajas que genera el uso de un sistema tecnológico moderno: tanto para la Administración Pública como para los clientes privados.

. Si hablamos de la administración pública, es imprescindible prestar atención a la necesidad de almacenamiento electrónico a largo plazo (en muchos casos es necesario almacenar los documentos administrativos informatizados durante períodos de más de 20 años o incluso indefinidamente).

Si, por el contrario, hablamos de empresas privadas, los plazos de conservación suelen ser más cortos (a menudo 10 años más o menos), pero es esencial que el servicio de conservación se integre con los sistemas de la empresa para crear una sinergia virtuosa que aporte beneficios a todo el ciclo de gestión de los documentos en términos de planificación y simplificación:

Para lograr estos objetivos, ABLE Tech ofrece un sistema de almacenamiento de alta seguridad y calidad. ¿Cómo?

  • Contrarrestar la obsolescencia del formato.
  • Permitir el acceso, la integridad y la legibilidad de la información a corto y largo plazo.
  • Mediante el seguimiento de las actualizaciones normativas con el fin de estar siempre alineados con la legislación vigente

pra garantizar, además, el patrimonio documental de los clientes, en caso de cese de las actividades de preservación o cambio de misión de la empresa, ci impegniamo a dare tempestiva comunicazione attraverso i canali contrattualizzati a tutti i clienti del servizio IX-CE indicando una o più opzioni che il cliente può scegliere per continuare la conservazione digitale dei propri documenti.

Esto es posible sabiendo que los paquetes de almacenamiento que componen el archivo de almacenamientose crean según el principio de interoperabilidady de acuerdo con las normas definidas por la normativa vigente, en particularla UNI 11386 – Norma SInCRO – Soporte para la interoperabilidad en el almacenamiento y la recuperación de objetos digitales.

Para nosotros es fundamental ofrecer a nuestros clientes servicios que cumplan con el principio de transparencia, por lo que estamos comprometidos con una serie de iniciativas destinadas a controlar y certificar nuestras actividades: lo hacemos manteniendo las certificaciones ISO/IEC 27001:2013 e ISO 9001:2015 o mediante auditorías periódicas realizadas tanto por personal interno competente como por organismos de certificación acreditados por ACCREDIA o incluso a través: Traducción realizada con la versión gratuita del traductor www.DeepL.com/Translator

  • Evaluaciones y revisiones periódicas, tras los cambios normativos y tecnológicos
  • Publicación del manual de almacenamiento en el sitio web institucional de la Agenzia per l’Italia Digitale
  • Definición de cláusulas contractuales lo más claras posible, para que sean fáciles de leer e interpretar para el cliente
  • Información a los clientes sobre el servicio ofrecido y las novedades normativas tanto de forma activa (a través de boletines informativos y publicaciones en la web de la empresa) como simplemente estando a disposición de los clientes (a través del Servicio de Atención al Cliente por teléfono, portal dedicado, correo electrónico y chat).

Ejemplos de uso de soluciones de conservación

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