Solución creada por Noord Uffici
Sector: Multisectorial
Función: Administración
Requisito
El cliente, una multiempresa con varias sedes en todo el mundo, fabrica placas electrónicas de alto nivel para los sectores del transporte ferroviario, la electromedicina, la aviónica y la defensa.
Por eso recibe muchas más facturas de las que genera.
El proceso que hay que optimizar y racionalizar es el del registro y contabilización de las facturas pasivas de proveedores extranjeros, que obviamente no transitan desde la SDi en formato electrónico.
el ERP utilizado por el cliente es de nivel empresarial: INFOR LN
Realización
Con ARXivar, evitamos que el cliente tuviera que recibir “físicamente” cajas y cajas de estas facturas extranjeras, para gestionarlas una a una en la fase de protocolo, al tiempo que evitamos la impresión de las que llegan por otros canales (correo, fax, …).
- El cliente ahora, con el cambio de este proceso, sólo recibe las facturas por correo electrónico o vía FTP
- los almacena en una carpeta específica con el nombre del proveedor
- Esta carpeta de“escucha” habla con el componente de ARXivar, Spool recognition Pro, que se encarga de leer los documentos e indexarlos con los valores que lo hacen único (fecha y número de documento)
- en ARXivar el usuario que tiene que registrarse, abre el documento PDF en el segundo monitor y simultáneamente realiza el registro en elERP
- Al final de esta fase, el software ERP emite un archivo XML que capturamos para añadir los campos que faltan en la factura Arxivar (protocolo, fecha de registro, total de la factura, divisa, …) y cambiar el estado del documento a “Protocollected”.
- Desde el sistema de gestión INFOR LN, también es posible llamar y visualizar esta factura a través de una llamada al webservice que hemos habilitado
Resultados
El cliente se ha deshecho ahora de quintales de papel (¡no es broma!), hablando de 400.000 facturas de este tipo al año, y ha mejorado todo el flujo documental, ahorrando tiempo, espacio y también salvando al planeta al evitar los residuos de papel.
Noord Uffici
Noord Offices lleva más de 35 años en el mercado de la informática y las copiadoras. Hemos cimentado nuestro crecimiento en el sector informático gracias a ARXivar, de la que somos socios desde hace más de 10 años.
El objetivo de Noord Uffici siempre ha sido ser la referencia para la optimización de las actividades empresariales apoyando al cliente con la mejor tecnología disponible, prestando siempre especial atención a la personalización de los servicios.
Colaboramos con empresas de software para realizar integraciones entre sistemas. En concreto, desarrollamos varias integraciones y colaboraciones con el sistema de gestión OS1.
Gracias a nuestro dinámico equipo, podemos atender cualquier necesidad informática y elaborar un proyecto de 360° a la medida de las necesidades de la empresa: del PC al servidor, de la red al software, de la impresión al código de barras, de la evaluación de vulnerabilidades a la recuperación en caso de catástrofe.
