Gestión digital de los informes de gastos

La solución ARXivar para la gestión de las declaraciones de gastos permite la desmaterialización de todo el proceso: desde la adquisición de las declaraciones de gastos hasta el almacenamiento digital de toda la documentación.

CAPTURA

Adquisición de recibos con:

  • smartphone
  • tablet
  • escáner

EXTRACCIÓN DE DATOS

El OCR reconoce el tipo de documento (recibos/facturas) y extrae: la fecha del recibo, el IVA del emisor del recibo, el gasto total.

CONCILIACIÓN

El sistema rellena un informe asociando cada recibo al registro correcto. El informe puede firmarse de forma gráfica o digital.

PROCESO DE AUTORIZACIÓN

Los documentos adquiridos se envían al departamento de RRHH para su verificación y solicitud de adiciones o cambios. Las facturas de compras se envían a la administración

ALMACENAMIENTO CONFORME A LA NORMATIVA

Es posible presentar al proceso de almacenamiento digital todos los documentos necesarios para una desmaterialización completa del proceso

Profundizaciones:

>> Gestión Documental

>> Workflow Documentales

>> ALMACENAMIENTO CONFORME A LA NORMATIVA

>> SOLUCIONES PARA LOS RECURSOS HUMANOS

Ventajas de la gestión de informes de gastos con el workflow de documentos

Las ventajas de gestionar el proceso de adquisición y procesamiento de informes de gastos con el workflow documental son tanto del lado del usuario como del lado de RRHH:

Lado de los empleados

  • Procedimiento guiado y asistido (documentación sólo por confirmar)
  • Documentos digitales desde el principio
  • Ahorro significativo en impresión, fotocopia, ensobrado, franqueo y almacenamiento

Oficina de Recursos Humanos

  • El documento se envía en tiempo real
  • Intercambio inmediato de mensajes con la persona que envió la documentación
  • Mejora de la capacidad de control de la documentación recibida
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