Ejemplos de workflow

El uso de workflow para automatizar los procesos empresariales beneficia a todas las áreas de la empresa. Se presentan algunos ejemplos simplificados para la gestión de algunas actividades específicas de cada área de negocio.

Un único workflow guía desde la solicitud de presupuesto, introducida a través del portal, hasta la colaboración entre los departamentos técnico y comercial, pasando por la carga del presupuesto.

Las fechas de vencimiento de los contratos se controlan para su renovación. El sistema notifica automáticamente al usuario la necesidad de revisión.

El proceso de gestión de tickets está totalmente automatizado: desde la aceptación del ticket hasta su cierre.

La factura electrónica generada por el sistema de gestión se controla automáticamente y transmitida. A continuación, ARXivar recibe las notificaciones del SDI y, según su tipología, inicia procesos automáticos específicos.

ARXivar asigna la gestión de la notificación a un usuario predefinido para que verifique el motivo y corrija la anomalía dentro del plazo de vencimiento del IVA.

Un proceso automático envía un correo electrónico al cliente, adjuntando el pdf de la factura emitida, para informarle de la no recepción y solicitarle que se descargue el original de la web de Hacienda.

Tras la generación de la solicitud de compra, se activa un workflow de validación que termina con la creación del pedido de compra que, una vez aprobado y firmado digitalmente, se envía al proveedor.

El DDT producido por el sistema informático ya no se imprime y se entrega al mensajero, sino que se pone a disposición del proveedor y del destinatario en formato digital a través de una tableta o un enlace.

El proveedor introduce la factura a través del portal web. El sistema, tras la conciliación orden de compra-factura, inicia el workflow de aprobación y pago de la factura.

Varias tareas operativas secuenciales o concurrentes incluyen a los usuarios correctos en el plazo adecuado: desde la solicitud de contratación y la preparación de la documentación hasta laRedacción de contratos y la inscripción en la nómina.

Un verdaderoExpediente Digital para cada empleado, que contiene su “historial de trabajo” y la documentación normalmente almacenada en parte en carpetas en el sistema de archivos y en parte todavía en formato de papel.

El sistema recoge y almacena los informes de gastos introducidos directamente por el empleado a través de su smartphone o PC. El departamento de recursos humanos ya dispone de listas e informes desglosados por meses.

ARXivar guía al usuario en todas las etapas de la gestión de reclamaciones: registro de la reclamación, clasificación, cierre del expediente y comunicación al cliente.

Un workflow informa a los responsables de los casos pendientes y autoriza el registro de la información requerida. En caso de retrasos en la ejecución de las actividades, se notifica automáticamente a los responsables.

ARXivar está en el centro de la gestión del proceso de violación de datos para catalogar la violación, enviar la notificación a los interesados y a las autoridades competentes.Informes detallados dan cuenta del número de datos y categorías vulnerados, así como del impacto en los tratamientos y tiempos de gestión.