La firma electronica representa un aliado válido para la digitalización de los procesos de negocio y es fiable desde el punto de vista legal, tanto que puede ser utilizada en sustitución de la firma manuscrita, naturalmente en cumplimiento de la legislación vigente.
Firma electronica: que es?
La firma electronica es el conjunto de “datos electrónicos conectados a otros datos electrónicos, utilizados por el firmante para firmar, sin negar los efectos jurídicos de la firma”.
Como es sabido, existen cuatro tipos diferentes de firma electronica. Se utilizan según el contexto de referencia. ¿De qué estamos hablando? Firma electronica simple, firma electronica avanzada, firma cualificada y digital.
Si la firma electronica simple y avanzada se basan en la identificación del firmante mediante procesos ad hoc, más o menos robustos, no puede decirse lo mismo de la firma electronica cualificada y la digital que, por el contrario, se basan en el reconocimiento del firmante mediante la presencia de un dispositivo y un certificado digital emitido por un tercero, es decir, por una Autoridad de Certificación.
Ahora entremos en detalle y tratemos de aclarar las características específicas de cada tipo de firma.
Firma electronica simple
Es una firma electronica que garantiza la seguridad e integridad del documento firmado con un nivel básico de autenticación del firmante. Por lo tanto, solo es adecuado para ciertos contextos. Sin embargo, según el Reglamento eIDAS (organismo de la Unión Europea) a una firma electronica simple no se le pueden negar efectos jurídicos ni, menos aún, admisibilidad como prueba en procesos judiciales por su forma electrónica o por no cumplir los requisitos de firma electronica cualificada.
Ejemplos de uso
- Firma de un DDT (Documento de Transporte)
- Iniciales de reconocimiento
- Pedidos/ Confirmaciones de pedidos
Firma electronica avanzada
Es una firma electronica generada con herramientas que permiten acreditar la identidad del firmante, la inmutabilidad del documento y la trazabilidad de la firma a una sola persona, garantizando el uso exclusivo de las herramientas de firma. Tiene alta validez probatoria por la exigencia de la forma escrita
Ejemplos de uso
- Contratos de bienes muebles
- Documentación de salud
- Contratos bancarios/seguros
Firma electronica cualificada y digital
Es la firma electronica más fuerte y puede usarse en cualquier contexto para reemplazar la firma manuscrita a la que es legalmente equivalente. Para facilitar su difusión y su sencillez o eficacia de uso, se han desarrollado métodos particulares de colocación de la firma electronica cualificada y digital, como la firma remota y la firma automática. Requiere un dispositivo adecuado y utiliza un certificado calificado con pleno valor legal que acredite tanto la originalidad como la integridad de los documentos firmados.
Ejemplos de uso
- Facturación electrónica
- En Italia contratos de alquiler de bienes inmuebles por una duración superior a nueve años
- Contratos inmobiliarios
- Escrituras de renta vitalicia y compraventa
¿Por qué utilizar una solución de firma electronica?
Porque te permite firmar rápidamente documentos informáticos estés donde estés, superando límites espacio-temporales, con un impacto positivo en términos de eficiencia operativa. Las soluciones de firma pueden integrarse en los procesos de negocio para una gestión totalmente digital de los trámites, para el intercambio de autorizaciones entre los distintos canales y las relaciones entre clientes y proveedores y siempre en pleno cumplimiento de la legislación vigente.
Firma en cualquier lugar
La suscripción de documentos es simple y rápido, incluso de forma remota
Menos papel
Eliminación de costos de impresión y procesos totalmente digitales
Procesos ágiles
Las firmas electrónicas se pueden integrar en los procesos que las proveen
ARXivar propone soluciones de firma electronica para cada necesidad
Las soluciones de firma de ARXivar, a través de la integración con flujos de trabajo de documentos, le permiten automatizar y optimizar los procesos administrativos y de aprobación. Además, gracias al uso de tecnologías certificadas, garantizan la máxima seguridad y cumplimiento normativo.
Firma electrónica: ejemplos de uso
Gracias a ARXivar, la firma puede integrarse con éxito en los procesos y procedimientos que implican su uso: desde el área contractual (comercial, RRHH, privacidad) hasta la aprobación, desde la logística hasta la redacción de actas.
