Gestión documental: qué significa?

La gestión documental es un proceso informático de documentos que pueden ser divididos en tres fases principales: formación, gestión y conservación según las leyes.

Un sistema de gestión de documentos se puede delegar a terceros y es una solución de software utilizada para centralizar, organizar y compartir documentos de forma segura. A medida que aumenta la complejidad de los procedimientos y normativas, aumenta la cantidad de información a gestionar.

Gestión documental: cuáles son los requisitos?

Un sistema de gestión documental para ser eficiente y seguro debe estar necesariamente supervisado por procedimientos específicos y herramientas informáticas capaces de gobernar eficazmente cada uno de los eventos que involucran la vida del documento.

Todo debe estar encaminado al adecuado cumplimiento de las obligaciones administrativas, legales, de archivo y cumplimiento de los principios generales en materia de tratamiento de datos personales, incluso mediante un adecuado análisis de riesgos.|

Deben perseguirse los objetivos de accesibilidad a la información entrante y saliente, conjugando el cumplimiento normativo con las necesidades y requerimientos prácticos del trabajo diario.

Buenas Prácticas para una correcta gestión documental:

  • La gestión de documentos de TI debe hacer uso de flujos de trabajo de documentos y sistemas de gestión de documentos y contenidos (para la gestión de contenidos, para la asignación de responsabilidades y permisos a diferentes categorías de usuarios, para la descripción de actividades de flujo de trabajo, etc., etc.) de gestión de documentos (para archivo, investigación, control de versiones, metadatos, seguridad lógica y física de los datos, indexación, reproducción, etc.)
  • Imprescindible manual de gestión documental para la descripción del sistema informático de gestión documental (obligatorio en la Administración Pública)
  • Un Administrador debe ser el responsable a cargo de la gestión documental
  • Se debe adoptar un sistema de conservación conforme a la ley para efectos de autenticidad, integridad, legibilidad, disponibilidad y legalidad en el tiempo de los documentos sujeto a gestión documental.
  • Se debe adoptar un manual de conservación para la definición de la estructura organizacional, de la modalidad operacional, de los procedimientos internos, normas y reglas adoptadas.

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La gestión documental te permite digitalizar procesos gestionando todo el ciclo de vida de los documentos de forma organizada y mejorando la eficiencia de empresas de todos los tamaños. Las características de una plataforma de gestión documental eficiente son:

Integraciones

Integración con los sistemas utilizados para la centralización de la gestión

Accesibilidad

Acceso inteligente a la información desde cualquier lugar y dispositivo utilizado

Seguridad

Sistema de documentos confiable con altos estándares de encriptación de datos

Workflow

Todos los pasos del ciclo de vida de un documento gestionados con sistemas automáticos

Intercambio

Información compartida y controlada con el ajuste de niveles de acceso correctos

Conservación

Conservar el valor probatorio del documento en formato digital

Quién es el responsable de la Gestión Documental?

El responsable de gestión documental es una figura clave dentro de una empresa, mientras que es de obligado cumplimiento para la Administración Pública. Generalmente, este puesto está cubierto por un gerente o un funcionario que tiene requisitos profesionales específicos o tiene habilidades técnicas de archivo.

El responsable de gestión documental gestiona esencialmente los flujos de documentos digitales en la empresa, define las políticas de acceso al sistema estableciendo “quién hace qué” (inserción, modificación o consulta de documentos informáticos) pero no solo eso. Si entramos en detalle, de hecho, entre las principales funciones encontramos:

  • la elaboración de procedimientos para la correcta ejecución de las operaciones de registro y firma de protocolos
  • la preparación de todas las medidas organizativas necesarias para la introducción del registro del protocolo TI único
  • la elaboración de un plan de conservación de documentos, enviando periódicamente al sistema de conservación los expedientes,- dependiendo de cada país-, relativos a expedientes cerrados
  • Por último, en coordinación con el Responsable de Conservación, es parte activa en las operaciones de gestión de residuos en cumplimiento de la legislación sobre patrimonio cultural
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