Gestión documental: ¿qué es?

Un sistema de Gestión Documental es una solución de software utilizada para centralizar, organizar y compartir documentos de forma segura. Con el incremento de la complejidad de los procedimientos y de la normativa,también aumenta la cantidad de información que hay que gestionar.

Para optimizar la gestión de la información de la empresa, se pueden utilizar los sistemas de gestión de documentos o Document Management Systems (DMS): programas informáticos que hacen un seguimiento de las distintas versiones del documento (y de los cambios realizados) gestionando los procedimientos y los flujos de documentos (workflow).

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La gestión documental permite digitalizar los procesos, gestionando todo el ciclo de vida del documento de forma organizada y mejorando la eficienciade empresas de todos los tamaños. Las características de una plataforma de gestión documental eficaz son:

INTEGRACIÓN

Integración con los sistemas utilizados en la empresa para la centralización de la gestión.

ACCESIBILIDAD

Acceso rápido a la información desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

SEGURIDAD

Un sistema documental fiable garantiza los niveles adecuados de encriptación de los datos almacenados.

WORKFLOW

Todas las etapas del ciclo de vida de un documento son gestionadas por sistemas automatizados.

COMPARTICIÓN

Información compartida y controlada estableciendo los niveles de acceso correctos.

ALMACENAMIENTO

La conservación digital es el último paso hacia una verdadera gestión de documentos sin papel .

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