Gestión documental: ¿qué es?

Un sistema de Gestión Documental es una solución de software utilizada para centralizar, organizar y compartir documentos de forma segura. 1- Al aumentar la complejidad de los procedimientos y las normativas,aumenta la cantidad de información a gestionar.

Para optimizar la gestión de la información empresarial, es posible utilizar sistemas de gestión documental o Document Management Systems (DMS): software que realiza un seguimiento de las distintas versiones del documento ( y sus cambios realizados), gestionando procedimientos y flujos de documentos (workflow).

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La gestión de documentospermite la digitalización de los procesos, gestionando todo el ciclo de vida de los documentos de forma organizada y mejorando la eficiencia en empresas de todos los tamaños. Las características de una plataforma de gestión documental eficaz son:

INTEGRACIÓN

Integración con los sistemas utilizados en la empresa para la centralización de la gestión.

ACCESIBILIDAD

Acceso rápido a la información desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

SEGURIDAD

Un sistema documental fiable garantiza los niveles adecuados de encriptación de los datos almacenados.

WORKFLOW

Todas las etapas del ciclo de vida de un documento son gestionadas por sistemas automatizados.

COMPARTICIÓN

Información compartida y controlada estableciendo los niveles de acceso correctos.

ALMACENAMIENTO

La conservación digital es el último paso hacia una verdadera gestión de documentos sin papel .

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