Integridad, autenticidad, fiabilidad, legibilidad y recuperabilidad: son las principales garantías de la conservación digital de los documentos. Estamos hablando de un proceso que permite la protección de sus documentos en la empresa a lo largo del tiempo. Lea más en el foco.

La conservación digital de los documentos es una circunstancia esencial a efectos probatorios y de oponibilidad a terceros que garantiza, por ejemplo, la total protección de los contratos firmados digitalmente, permitiendo, en casos particulares, incluso la eliminación del documento original en papel.

La conservación digital forma parte de un proceso más amplio de gestión de documentos de la empresay es una actividad distinta del archivo electrónico, que consiste en el almacenamiento no estandarizado de contenidos en un ordenador personal o en un soporte externo.

La preservación digital es el proceso que tiene lugar después del archivo, regulado por el arte. 44 del Código de Administración Digital, y que tiene como objetivo preservar la información a lo largo del tiempo, con firma electrónica y sellado de tiempo, garantizando la accesibilidad de los datos. El proceso de preservación digital se diferencia del archivo en las garantías de derecho civil que ofrece.

Almacenamiento digital de documentos: todas las ventajas

Una de las principales ventajas de la conservación digital es el ahorro de tiempo que supone la búsqueda más rápida de documentos y la reducción de los costes de gestión de los archivos en papel.

Hablamos de procesos que pretenden preservar los documentos y contratos a lo largo del tiempo, optimizando los procesos empresariales y garantizando una mayor seguridad y confidencialidad de la información que contienen.

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¿Qué documentos deben almacenarse digitalmente?

La conservación digital de los documentos es obligatoria en el caso de las facturas electrónicas y de los documentos con relevancia fiscal y, en general, en todos aquellos casos en los que de documentos de derecho civil informatizados de forma nativa. Entre ellos se encuentran los documentos comerciales, como los pectorales (correo electrónico certificado), contratos y documentos firmados digitalmente o confirmaciones de pedidos, pero estos son sólo algunos ejemplos.

El proceso de preservación digital protege:

  • la integridad, certificando que el documento no ha sufrido cambios no autorizados a lo largo del tiempo y que permanece completo e inalterado
  • autenticidad asegurando, por ejemplo, que el contrato no ha sido alterado y es lo que dice ser
  • legibilidad, garantizando en cambio que la información siga siendo utilizable durante todo el ciclo de gestión de los documentos.
  • valor probatorio, los documentos, si se crean y validan adecuadamente, y se conservan correctamente a lo largo del tiempo, tienen efecto legal

Básicamente, las empresas están obligadas a almacenar digitalmente todos los datos que puedan ser objeto de litigio o control en el futuro.

Almacenamiento de documentos digitales: legislación

La conservación digital de los documentos está regulada por la legislación y, en concreto, por el artículo 44 del Código de la Administración Digital (Decreto Legislativo 82/2005), según el cual “el sistema de conservación informatizada de documentos garantiza, para lo que conserva, las características de autenticidad, integridad, fiabilidad, legibilidad y recuperabilidad, según los métodos indicados en las Directrices”.

De hecho, es esencial que cuando se forme un documento informático, también se almacene según reglas y procedimientos bien definidos para evitar los ataques informáticos de los hackers. La Agenzia per l’Italia Digitale también define los métodos operativos para llevar a cabo la actividad de conservación, a saber

  • naturaleza y función del sistema
  • modelos organizativos
  • roles y funciones de los actores involucrados
  • descripción del proceso de conservación
  • perfiles profesionales de los gestores que participan en el proceso de conservación
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