Responsable de la conservación digital: quién es y qué hace?

El responsable de conservación digital es una figura fundamental en la empresa privada y en la Administración Pública. Así lo establecen las Directrices de AgID (Italia) sobre la gestión y almacenamiento de documentos informáticos. Muchas características nuevas, incluido el manual de preservación digital. Averiguá quién está a cargo de la preservación digital y qué tareas tienen. Para obtener más información, leé el artículo.

La persona a cargo de la preservación digital es un gerente o un freferente que posee las habilidades legales, informáticas y de archivo adecuadas. Es él quien coordina el sistema de conservación tanto en la empresa privada como en la Administración Pública y lo hace de forma independiente y con plena responsabilidad. Entre sus tareas, la principal es elseguimiento de todos los flujos de entrada y salidade documentos para asegurar su validez legal y probatoria en el tiempo a través de la conservación

Delineando el identikit de esta figura fueron las Directrices de AgID en materia de capacitación, gestión y almacenamiento de documentos informáticos, las cuales están oficialmente activas a partir del 1 de enero de 2022.

Entre las mejores prácticas identificadas para un correcto almacenamiento de acuerdo con la ley, se destacan las siguientes:

• • La necesidad de contactar a un registrador regulado. Esto garantiza que el proceso de conservación se rija por los estándares técnicos y tecnológicos y por la certificación de la fiabilidad organizativa, estructural, física, profesional y financiera necesaria para llevar a cabo las actividades de certificación definidas por la Agencia Italia Digital.
• • La obligación deidentificar internamente al responsable de conservación
• • La obligación de elaborar el manual de conservación

Con la entrada en vigor de las nuevas Directrices de AgID sobre la gestión y almacenamiento de documentos informáticos

ABLE Tech ha estructurado un paquete de servicios dedicado a ustedes

El administrador de conservación tiene numerosas tareas: desde definir las políticas y los requisitos funcionales del sistema de conservación hasta administrar el proceso de conservación en sí mismo; el objetivo es uno solo y es asegurar el cumplimiento de la legislación vigente a lo largo del tiempo.

Pero hay más. Esta es la lista de sus funciones:

• Genera y firma el informe de pago, según los procedimientos establecidos en el manual de conservación
• Genera y firma el paquete de distribución con firma digital o firma electrónica cualificada, en los casos previstos en el manual de conservación
• Supervisa la correcta funcionalidad del sistema de almacenamiento
• Realiza comprobaciones periódicas, con una frecuencia no superior a cinco años, de la integridad y legibilidad de los documentos informáticos y agregaciones documentales de los archivos
• Adopta medidas para detectar oportunamente cualquier degradación de los sistemas de almacenamiento y grabaciones y, en su caso, restaura la correcta funcionalidad y adopta medidas similares para la obsolescencia de los formatos
• Prevé la duplicación o copia de documentos informáticos en relación con la evolución del contexto tecnológico, de acuerdo con lo establecido en el manual de conservación
• Prepara las medidas necesarias para la seguridad física y lógica del sistema de conservación
• Asegura la presencia de un funcionario público en los casos en que se requiera su intervención
• Aseguraa los órganos competentes previstos por la normativa vigente la asistencia y los medios necesarios para el desarrollo de las actividades de verificación y control
• Disponeque las administraciones centrales y periféricas del estado paguen los documentos informáticos, los agregados informáticos y los archivos informáticos, así como las herramientas que garanticen su consulta respectivamente al archivo estatal central y a los archivos estatales territorialmente competentes
• Elabora el manual de preservación digitaly se ocupa de su actualización periódica ante cambios normativos, organizativos, procedimentales y tecnológicos significativos

La función de gestor de la conservación sólo puede ser desempeñada por una persona física que pueda encomendar sus actividades operativas a figuras delegadas o encomendar la conservación de los documentos informáticos al responsable del servicio de preservación del conservador.

En ausenciade esta figura interna, es posible encomendar la tarea a una persona externa a la organización que esté en posesión de las habilidades legales, informáticas y de archivo adecuadas, siempre que sea un tercero con respecto al conservador.

• El responsable de la conservación debe ser una figura capaz de aplicar las normas técnicas para garantizar la forma escrita digital
• Debe tener una correcta configuración de archivo de documentos; en esencia, debe conocer las diferentes clases y tipos de documentos
• Debe conocer la conexión entre documentos y debe saber gestionar las operaciones de registro, firma y clasificación, en concreto, debe saber cuáles son los metadatos obligatorios para las asociaciones lógicas de los documentos y su consultabilidad

Una de las funciones del gestor de conservación es la elaboración del manual de conservación. Este es un documento informático que debe ilustrar primero la organización, las personas involucradas y qué roles juegan y luego también el modelo operativo, la descripción del proceso, las arquitecturas e infraestructuras utilizadas y las medidas de seguridad adoptada

En detalle, el manual de preservación digital debe informar:

• Los datos de los sujetos que a lo largo del tiempo han asumido la responsabilidad del sistema de conservación
• La estructura organizativa, incluidas las funciones, responsabilidades y obligaciones de las diversas partes involucradas en el proceso de conservación
• La descripción de los tipos de objetos digitales sujetos a conservación
• Una descripción de cómo hacerse cargo de uno o más paquetes de pago
• Una descripción del proceso de almacenamiento y manejo de los paquetes de archivo
• Cómo llevar a cabo el proceso de exhibición y exportación del sistema de preservación con la producción del paquete de distribución
• La descripción del sistema de conservación, incluyendo todos los componentes tecnológicos, físicos y lógicos, debidamente documentados
• La descripción de los procedimientos para monitorear la funcionalidad del sistema de conservación
• Una descripción de los procedimientos para producir duplicados o copias
• Los tiempos dentro de los cuales los diferentes tipos de objetos digitales deben ser transferidos a conservación
• La forma en que se solicita la presencia de un funcionario público
• La normativa vigente en los lugares donde se almacenan objetos digitales