El responsable de conservación digital es una figura fundamental en la empresa privada y en la Administración Pública. Así lo establecen las Directrices de AgID (Italia) sobre la gestión y almacenamiento de documentos informáticos. Muchas características nuevas, incluido el manual de preservación digital. Averiguá quién está a cargo de la preservación digital y qué tareas tienen. Para obtener más información, leé el artículo.

Responsable de la conservación: quién es?

La persona a cargo de la preservación digital es un gerente o un freferente que posee las habilidades legales, informáticas y de archivo adecuadas. Es él quien coordina el sistema de conservación tanto en la empresa privada como en la Administración Pública y lo hace de forma independiente y con plena responsabilidad. Entre sus tareas, la principal es elseguimiento de todos los flujos de entrada y salidade documentos para asegurar su validez legal y probatoria en el tiempo a través de la conservación

Delineando el identikit de esta figura fueron las Directrices de AgID en materia de capacitación, gestión y almacenamiento de documentos informáticos, las cuales están oficialmente activas a partir del 1 de enero de 2022.

Entre las mejores prácticas identificadas para un correcto almacenamiento de acuerdo con la ley, se destacan las siguientes:

  • • La necesidad de contactar a un registrador regulado. Esto garantiza que el proceso de conservación se rija por los estándares técnicos y tecnológicos y por la certificación de la fiabilidad organizativa, estructural, física, profesional y financiera necesaria para llevar a cabo las actividades de certificación definidas por la Agencia Italia Digital.
  • • La obligación deidentificar internamente al responsable de conservación
  • • La obligación de elaborar el manual de conservación

Con la entrada en vigor de las nuevas Directrices de AgID sobre la gestión y almacenamiento de documentos informáticos

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Responsable de conservación: Cuáles son sus funciones?

El administrador de conservación tiene numerosas tareas: desde definir las políticas y los requisitos funcionales del sistema de conservación hasta administrar el proceso de conservación en sí mismo; el objetivo es uno solo y es asegurar el cumplimiento de la legislación vigente a lo largo del tiempo.

Pero hay más. Esta es la lista de sus funciones:

  • Genera y firma el informe de pago, según los procedimientos establecidos en el manual de conservación
  • Genera y firma el paquete de distribución con firma digital o firma electrónica cualificada, en los casos previstos en el manual de conservación
  • Supervisa la correcta funcionalidad del sistema de almacenamiento
  • Realiza comprobaciones periódicas, con una frecuencia no superior a cinco años, de la integridad y legibilidad de los documentos informáticos y agregaciones documentales de los archivos
  • Adopta medidas para detectar oportunamente cualquier degradación de los sistemas de almacenamiento y grabaciones y, en su caso, restaura la correcta funcionalidad y adopta medidas similares para la obsolescencia de los formatos
  • Prevé la duplicación o copia de documentos informáticos en relación con la evolución del contexto tecnológico, de acuerdo con lo establecido en el manual de conservación
  • Prepara las medidas necesarias para la seguridad física y lógica del sistema de conservación
  • Asegura la presencia de un funcionario público en los casos en que se requiera su intervención
  • Aseguraa los órganos competentes previstos por la normativa vigente la asistencia y los medios necesarios para el desarrollo de las actividades de verificación y control
  • Disponeque las administraciones centrales y periféricas del estado paguen los documentos informáticos, los agregados informáticos y los archivos informáticos, así como las herramientas que garanticen su consulta respectivamente al archivo estatal central y a los archivos estatales territorialmente competentes
  • Elabora el manual de preservación digitaly se ocupa de su actualización periódica ante cambios normativos, organizativos, procedimentales y tecnológicos significativos

Nombramiento del responsable de la preservación digital: requisitos

La función de gestor de la conservación sólo puede ser desempeñada por una persona física que pueda encomendar sus actividades operativas a figuras delegadas o encomendar la conservación de los documentos informáticos al responsable del servicio de preservación del conservador.

En ausenciade esta figura interna, es posible encomendar la tarea a una persona externa a la organización que esté en posesión de las habilidades legales, informáticas y de archivo adecuadas, siempre que sea un tercero con respecto al conservador.

  • El responsable de la conservación debe ser una figura capaz de aplicar las normas técnicas para garantizar la forma escrita digital
  • Debe tener una correcta configuración de archivo de documentos; en esencia, debe conocer las diferentes clases y tipos de documentos
  • Debe conocer la conexión entre documentos y debe saber gestionar las operaciones de registro, firma y clasificación, en concreto, debe saber cuáles son los metadatos obligatorios para las asociaciones lógicas de los documentos y su consultabilidad

Para qué sirve el manual de conservación

Una de las funciones del gestor de conservación es la elaboración del manual de conservación. Este es un documento informático que debe ilustrar primero la organización, las personas involucradas y qué roles juegan y luego también el modelo operativo, la descripción del proceso, las arquitecturas e infraestructuras utilizadas y las medidas de seguridad adoptada

En detalle, el manual de preservación digital debe informar:

  • Los datos de los sujetos que a lo largo del tiempo han asumido la responsabilidad del sistema de conservación
  • La estructura organizativa, incluidas las funciones, responsabilidades y obligaciones de las diversas partes involucradas en el proceso de conservación
  • La descripción de los tipos de objetos digitales sujetos a conservación
  • Una descripción de cómo hacerse cargo de uno o más paquetes de pago
  • Una descripción del proceso de almacenamiento y manejo de los paquetes de archivo
  • Cómo llevar a cabo el proceso de exhibición y exportación del sistema de preservación con la producción del paquete de distribución
  • La descripción del sistema de conservación, incluyendo todos los componentes tecnológicos, físicos y lógicos, debidamente documentados
  • La descripción de los procedimientos para monitorear la funcionalidad del sistema de conservación
  • Una descripción de los procedimientos para producir duplicados o copias
  • Los tiempos dentro de los cuales los diferentes tipos de objetos digitales deben ser transferidos a conservación
  • La forma en que se solicita la presencia de un funcionario público
  • La normativa vigente en los lugares donde se almacenan objetos digitales
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