El proceso es una manera racional de representar y organizar la actividad de la empresa (“designed process”) y se refiere al conjunto de las actividades destinadas a lograr un objetivo especifico definido por la dirección. El proceso recibe un input (físico o informativo), lo va a convertir añadiéndole valor a través de recursos empresariales (materiales o inmateriales), exporta afuera el output requerido. Las actividades realizadas en el proceso siguen un orden lógico y/o una cronología bien definida. Por lo tanto, el valor generado por una empresa depende de la “cadena” de procesos y de su gestión adecuada.

Con la gestión de procesos se entiende el diseño, la implementación y la creación de sistemas de medición de los procesos de acuerdo con los objetivos de la empresa. Uno entre los sistemas mas eficaces para la gestión de los procesos comerciales es la adopción de sistemas de workflow (flujo de trabajo), o sea la creación de modelos y la gestión informática de un proceso laboral. La gestión de procesos a través de workflow permite:

• Optimizar los procesos
• Calibrar y supervisar automáticamente los procesos
• Mejorar la seguridad de las informaciones

Un sistema de gestión de workflow (WfMS) es un software que apoya la gestión del flujo de trabajo automatizando las partes/componentes de coordinación de gestión compartido entre los diferentes flujos. Arxivar es un instrumento flexible que puede suportar cualquier flujo de trabajo. Las características del WfMS de ARXivar son:

• Modelador grafico de procesos workflow.
• Interfaz personalizable para el usuario.
• Integración de documentos por el envio de datos no estructurados en files.
• Notificaciones sobre el progreso del flujo de trabajo, por ejemplo cuando se asigna una actividad.
• Acceder a las autorizaciones configuradas para verificar lo que cada usuario puede hacer.
• Relaciones que ofrecen una panorámica de las actividades en proceso y de los trabajos terminados.
• Integración para permitir la integración de diferentes sistemas.