¿Qué es un workflow documental?

Un flujo de trabajo de documentos es un procedimiento digital estandarizado con el que se puede crear/adquirir, firmar, registrar, modificar y finalmente almacenar un documento de acuerdo con la ley. Por lo tanto, el uso de flujos de trabajo de documentos permite que cada organización gestione el ciclo de vida de un documento de manera eficiente.

1. Creación

Las plantillas empresariales predefinidas permiten generar varios tipos de documentos (ofertas, comunicados de prensa, facturas, etc.) directamente desde el sistema

2. Validación

El documento generado se puede insertar en un flujo de trabajo de aprobación. Cada usuario involucrado tiene visibilidad sobre el progreso de la aprobación

3. Distribución

Como paso adicional del flujo de trabajo, el documento se puede enviar automáticamente, por correo electrónico o link, a listas de distribución específicas.

4. Conservación

La preservación digital es el último paso necesario para una verdadera gestión sin papel del ciclo de vida del documento y plena garantía probatoria.

Cumplimiento normativo

A través de la racionalización de los procedimientos de flujo de trabajo de documentos, se asegura el cumplimiento normativo de los procesos. Un sistema de flujo de trabajo de documentos permite preparar la documentación y garantizar su actualización constante y apoyar el proceso de toma de decisiones al proporcionar informes puntuales y una taxonomía clara de documentos, datos, información y procesos.

Ejemplo de workflow documental

Gracias al workflow documental es posible gestionar los pasos de creación, organización, aprobación y el intercambio de cualquier tipo de documento: contratos, documentos del sistema de calidad, actas, información de privacidad, etc, etc.

Gestión de ofertas

PLANTILLAS ESTANDARIZADAS Y CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA

La oferta se genera utilizando una plantilla predefinida. Un workflow verifica la presencia de toda la información necesaria y procede a realizar el flujo de aprobación involucrando a los aprobadores según área, montos y tipo de cliente. Al final del ciclo de aprobación, la oferta se envía automáticamente al cliente.

Gestión circular

ENVÍO AUTOMÁTICO Y CIRCULARES ORGANIZADAS

El workflow para generar una circular comienza con la solicitud de un departamento enviada inmediatamente para su aprobación. Posteriormente, la circular es automáticamente numerada, registrada y enviada a una lista específica, interna o externa. Las circulares siempre están organizadas, son fácilmente recuperables y están relacionadas con sus destinatarios..

Convocatoria del Consejo de Administración

GESTIÓN ESTRICTA DE DOCUMENTOS INCLUSO A REMOTO

El workflow comienza con el envío del aviso que contiene el ODD (orden del dia) y los relativos documentos vinculados a cada punto. Posteriormente, el flujo de trabajo incluye:

  • Recopilación de las respuestas de cada convocado
  • Apertura remota de Asamblea de Junta Diectiva
  • Discusión con modificación en vivo de puntos no aprobados
  • Generación automática del informe, aprobación con firma digital y envío.
GDPR – Violación de Datos

CUMPLIMIENTO DE TRÁMITES GARANTIZADO Y SIMPLIFICADO

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obliga a las organizaciones a notificar a la autoridad competente y a los usuarios afectados sobre cualquier fuga o compromiso de datos en un plazo de 72 horas.

Un sistema de workflow documental permite redactar y enviar comunicaciones rápidamente gracias a plantillas predefinidas y procesos supervisados.

Diseñador de Workflow ARXivar

El modelador gráfico de workflow ARXivar es totalmente web y permite diseñar y hacer operativa la gestión de flujos de trabajo de documentos en modo arrastrar & soltar en poco tiempo a través de una interfaz muy sencilla que no requiere conocimientos de programación. Esta herramienta extremadamente versátil se adapta a las necesidades de cualquier organización y sus procesos.

Ejemplos de uso de workflow