Workflow Documentali:
cosa sono e perchè usarli
L'utilizzo di Workflow Documentali per ottimizzare la gestione documentale in azienda è una prassi consolidata tra le aziende maggiori che sta prendendo piede anche nelle PMI, soprattutto da quando l'esigenza di garantire la massima efficienza lavorando in smartworking è diventata essenziale.
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Definizione di workflow
Workflow è un termine inglese (in italiano con "flusso di lavoro") ed è usato per indentificare il modello digitale di un processo attraverso la sua razionalizzazione e suddivisione in diverse micro-attività (task), con l'obiettivo di ottimizzare le performance ed efficientare l'uso di risorse.
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Workflow documentale: cosa è?
Un workflow documentale è una procedura standardizzata con cui un documento può essere acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato. Utilizzo di workflow documentali consente quindi a ciascuna organizzazione di seguire il ciclo di vita di un documento in maniera efficiente.
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Vantaggi dell'utilizzo di workflow documentali
- Automazione: l’automazione ottimizza la gestione dei tempi e quindi riduce il fabbisogno di risorse e gli errori, portando a una maggiore efficienza
- Processi approvativi semplici: la parcellizzazione di un processo in task assegnabili a diverse utenti con differenti modalità di accesso, rende i processi approvativi semplici e sicuri
- Compliance normativa: tramite la razionalizzazione delle procedure in workflow documentali, è possibile assicurare la compliance normativa di tutti i processi burocratici
- Monitoraggio: monitorare le performaces dei singoli task è semplice ed immediato tramite dashboard e strumenti di reportistica
Modellatore WEB DI workflow DI ARXIVAR
Il modellatore grafico di workflow di ARXivar è totalmente web e permette di disegnare e rendere funzionante in breve tempo la gestione dei workflow aziendali in modalità drag&drop tramite una interfaccia semplicissima che non richiede competenze di programmazione. Questo strumento estremamente versatile e user friendly si adatta alle esigenze di qualsiasi azienda ed ai suoi processi di business.
Come realizzare un workflow documentale in 3 semplici step con ARXivar:
1. MAPPARE I FLUSSI DI LAVORO
2. DISEGNARE I WORKFLOW
3. MONITORARE I PROCESSI
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Esempi di workflow documentali
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Seguono alcuni esempi dell'utilizzo di workflow documentali per l'ottimizzazione di alcuni comuni processi aziendali:
