Il processo di acquisto è uno dei più trasversali e complessi in azienda: migliaia di documenti prodotti all'anno, complesse procedure di approvazione ed una gestione troppo spesso in modalità parzialmente cartacea.

ARXivar permette di gestire l’intero ciclo dell'ordine di acquisto in modalita paperless: dalla ricezione, catalogazione e archiviazione dei fornitori, alla gestione del ciclo passivo, sia tramite procedura barcode che Ocr, fino alla gestione digitale di procedure altrimenti manuali.

ALCUNI ESEMPI DI WORKFLOW

La RDA viene generata dai responsabili di reparto, mediante un Modello ARXivar e sottoposta ad un workflow che verifi­ca, interrogando tabelle gestionali:

  • Il budget.
  • Il residuo.
  • Le capacità di spesa.
  • Il tipo di prodotto che si desidera acquistare.

In base a questi elementi il sistema sottoporrà la RDA a vari livelli approvativi. Al termine del processo di approvazione una notifica segnala l’accettazione al richiedente e agli acquisti per la generazione dell’ordine di acquisto.

Dal sistema ERP integrato vengono generati gli ordini di acquisto in PDF la cui archiviazione automatica in ARXivar scatena il processo di approvazione, che coinvolge utenti speci­fici che variano al variare di:

  • Gruppo Merceologico dell’Ordine.
  • Limite di spesa che ciascun approvatore gestisce in autonomia.
  • Ruolo.

Tali regole e il numero degli approvatori di ogni singolo ordine sono impostati a monte durante la definizione del workflow.

Il processo verifi­ca tutte le condizioni di spedizione dell’ordine ed esegue l’invio ai destinatari. Archiviato l’ordine fornitore dall’ERP in ARXivar, il workflow:

  • Verifica la presenza dei dati di spedizione (Mail/PEC/Fax).
  • Verifica la necessità di allegare all’ordine documentazione tecnica (disegno) in base all’indice di revisione.
  • Procede alla spedizione.

Scopo di questo workflow è la creazione di un sistema di Approvazioni al pagamento da subordinare ai Dirigenti in base al loro personale Limite di spesa e al Gruppo Acquisto. Altro obiettivo è formalizzare le logiche di approvazione, modi­cabili nel tempo, stabilendo i principi di collaborazione.

Il processo:

  • Verifica l’esistenza di un Ordine di Acquisto.
  • Controlla la congruità ordine/fattura.
  • Determina le gerarchie di approvazione in base al tipo prodotto e limiti di spesa.
  • Gestisce il superamento limiti di approvazione e gestisce tutte le noti­che agli utenti coinvolti.

Vantaggi

  • Miglioramento integrazione con i fornitori.
  • Razionalizzazione delle procedure interne, diminuendo complessivamente i tempi di ogni attività.
  • Organizzazione di tutti i documenti coinvolti in modo preciso e strutturato, direttamente dai sistemi gestionali.