ARXivar per VISITPIEMONTE: Gestione digitale rendicontazione attività, documentazione del personalwe e corrispondenza

GESTIONE RENDICONTAZIONE ATTIVITA', DOCUMENTAZIONE DEL PERSONALE E CORRISPONDENZA

Bios Management per VisitPiemonte

L’azienda

VisitPiemonte è una società in house della Regione Piemonte partecipata anche da Unioncamere per la valorizzazione culturale, artistica, naturalistica turistica e agroalimentare del territorio.

L’esigenza

  • Razionalizzare e ottimizzare le procedure interne del personale, puntando a migliorarne l’efficacia e l’efficienza.
  • Avere rendicontazione degli aspetti economico-finanziari in chiave maggiormente analitica.
  • Ridisegnare processi e modelli di analisi ad hoc

La soluzione

  • Area Gestione attività: Gli utenti possono caricare i rapportini di lavoro, specificando la commessa, la tipologia di attività svolta e fornendo tutte le informazioni utili alla successiva rendicontazione semestrale.
  • Gestione Trasferta & Note Spese: contestualmente alla compilazione dei rapporti di lavoro, vengono inserite le trasferte e le note spese in modo che i costi sostenuti confluiscono all’interno del sistema di rendicontazione.

  • Portale HR: Ogni dipendente può accedere alla propria area riservata per scaricare il Cedolino e il report dei Ticket generato a partire dai rapportini e dalle note spese caricate in precedenza

  • Processi di autorizzazione: I moduli cartacei precedenti sono stati informatizzati e sono stati creati dei workflow per le richieste del personale (ferie, permessi, legge 104, maternità).

  • Gestione Protocollo: la registrazione dei documenti in ingresso e in uscita avviene utilizzando ARXivar che genera e gestisce, attraverso un meccanismo di prenotazione, il numero di protocollo della corrispondenza.

Benefici

  • L’attività di rendicontazione verso la Regione Piemonte, che in precedenza avveniva utilizzando fogli Excel, è molto più puntuale e soprattutto veloce.

  • La creazione di un unico Archivio aziendale permette un accesso «real time» alle informazioni.

  • Sono state ridotte in modo drastico moltissime attività di inserimento manuale.

  • L’implementazione dei workflow ha favorito l’introduzione di metodi di lavoro omogenei, permettendo un reale monitoraggio dei processi aziendali.