ARXivar per CASA DEL DOLCE: Gestione digitale processi commerciali

GESTIONE DIGITALE PROCESSI COMMERCIALI

MCG per Casa del dolce

L’azienda

Casa del Dolce è un’azienda di prodotti dolciari con sede a Fara Gera d’Adda (Bergamo). Nel 1950, Enrico Castellazzi decide di fondare il laboratorio artigianale dando inizio ad una lunga tradizione caratterizzata da attenzione alla persona, al mercato e ricerca e sviluppo..

L’esigenza

Casa del Dolce era alla ricerca di una soluzione per:

  • Analizzare i processi così da definire quelli a maggior valore aggiunto. In particolare, si voleva verificare tutti i documenti gestiti all’interno dell’azienda definendo per ognuno le implicazioni per un’efficiente gestione digitale.
  • Gestire le offerte ai clienti rendendo paperless il processo di gestione ed invio delle offerte e dei contratti cliente.
  • Introdurre la fatturazione elettronica perfettamente integrata con l’ERP aziendale traducendo un obbligo di legge in un vantaggio competitivo.

La soluzione

La soluzione realizzata grazie alla versatilità e flessibilità di ARXivar è stata organizzata nei seguenti punti:

  • Creazione di templates predefiniti che hanno permesso un inserimento guidato tramite form dei documenti necessari alla gestione del fascicolo offerta dei clienti.
  • Tramite la creazione di un apposito workflow autorizzativo digitale si è resa possibile la circolazione delle informazioni senza supporti cartacei (paperless solution) garantendo comunque il normale flusso approvativo.
  • Gestione dei flussi in uscita. Una volta approvato, il fascicolo viene inviato tramite e-mail (all’interno di ARXivar) direttamente al cliente.
  • Risposte al cliente. Se il cliente risponde alla e-mail quest’ultima viene archiviata e automaticamente associata all’offerta, con apertura di un task all’utente responsabile dell’inserimento dell’offerta stessa così da indicare l’esito finale.   

Benefici

  • Semplificazione ed Ottimizzazione del lavoro dei dipendenti.
  • Autorizzazione totalmente digitalizzata.
  • Introduzione di una soluzione “paperless” che ha portato una significativa riduzione dei costi di stampa e di gestione.
  • Invio automatico dei documenti con relativa tracciatura dei documenti gestiti ed inviati.
  • Riduzione tempi del ciclo approvativo.