ARXivar Per CEA COOP

CEA COOP | Edilizia

ARXivar CEA COOP: Gestione assegnazione  risorse umane

GEStione Assegnazione risorse umane

ARXivar per CEA COOP

L’azienda

CEA, Cooperativa Edile Appennino, è un’impresa generale di costruzioni attiva sul mercato dal 1982, operante sia nel settore pubblico sia nel settore privato.

L’esigenza

In ambito HR, l’azienda era in cerca di una soluzione per gestire con efficienza e rigore i processi di assegnazione delle risorse umane ai cantieri, in base a mansione e abilitazioni specifiche. Si lavorava unicamente con un foglio Excel, aggiornato settimanalmente.

Non esisteva dunque alcuna overview e gestione del mansionario e delle abilitazioni, se non affidandosi alla memoria o al sollevarsi di un problema o di una mancanza

La soluzione

Interfaccia web:

Un’interfaccia web, per la gestione semplificata dell’assegnazione settimanale di operai e impiegati tecnici alle singole Commesse, integrata ad ARXivar espone su un’asse verticale tutti i dipendenti dell’azienda, su un’asse orizzontale tutti i cantieri aperti

Quando il responsabile HR clicca sulla riga di un dipendente, in corrispondenza di un cantiere, un pop up richiede di valorizzare la mansione per cui verrà impiegato, visualizzando quelle per cui ha già le abilitazioni mediche e formative e quelle per le quali invece non ha le abilitazioni necessarie

I benefici

  • Overview puntuale delle risorse grazie alla matrice mansioni/abilitazioni a disposizione.
  • Evidenza immediata abilitazioni formative e mediche.
  • Gestione automatica pianificazione della formazione o visite mediche.
  • Ottimizzazione tempi di assegnazione delle risorse umane ai cantieri.

ARXivar Per CEA COOP

ACLI | Servizi

ARXivar per ACLI: Gestione documentazione IN e OUT

GEStione DOCUMENTAZIONE IN E OUT

Consoft per ACLI

L’azienda

Le ACLI sono un’associazione di laici cristiani che promuove il lavoro e i lavoratori, educa ed incoraggia alla cittadinanza attiva, difende, aiuta e sostiene i cittadini, in particolare quanti si trovano in condizione di emarginazione o a rischio di esclusione sociale. Attraverso una rete diffusa e organizzata di circoli, servizi, imprese, progetti ed associazioni specifiche, le ACLI contribuiscono a tessere i legami della società, favorendo forme di partecipazione e di democrazia.

L’esigenza

ACLI era in cerca di una soluzione tecnologica per razionalizzare le procedure operative, facilitare e velocizzare l’accesso alle informazioni e ridurre conseguentemente i costi di gestione

La soluzione

Con ARXivar ACLI ha introdotto:

  • Gestione della corrispondenza in entrata/uscita
  • Gestione delle comunicazioni interne
  • Gestione del protocollo riservato
  • Gestione multicanale delle comunicazioni aziendali (mail, PEC, posta, fax, …)
  • Assegnazione delle regole di sicurezza e tracciamento delle modifiche
  • Smistamento a Utenti/Gruppi (assegnazione dei documenti per competenza e monitoraggio dei carichi di lavoro)
  • Gestione dei flussi di approvazione
  • Condivisione dei documenti anche con utenti esterni tramite funzionalità di Download e Upload, opportunamente profilate
  • Scadenzario delle principali attività aziendali
  • Sistema di Reporting

I benefici

  • Centralizzazione e standardizzazione del processo di gestione delle comunicazioni aziendali
  • Maggiore sicurezza: impossibilità di smarrimento di documenti archiviati ed accesso controllato
  • Semplificazione delle procedure operative e assegnazione per competenza dei flussi di lavoro
  • Facilità di reperimento dei documenti e criteri di ricerca avanzati
  • Velocizzazione dei tempi di lavorazione dell’intero processo e riduzione dei costi di gestione, diretti e indiretti

ARXivar Per CEA COOP

ELFI FINPOLO | COMMERCIO

ARXivar per ELFI FINPOLO: Gestione DDT, fatture e contratti

GEStione DDT, FATTURE E CONTRATTI

Talea Consulting per ELFI FINPOLO

L’azienda

Elfi Finpolo, azienda Leader nella commercializzazione di materiale elettrico in Romagna, Marche, Emilia, Lombardia e Toscana.

L’esigenza

L’azienda aveva necessità di digitalizzare:
DDT di Vendita: Dalla acquisizione della Firma Biometrica, alla emissione del documento a Banco, al fine di evitare stampe dei documenti in più copie.
Fatture di Vendita: Archiviazione e gestione automatica della fatturazione elettronica con monitoraggio delle notifiche.
DDT di Acquisto: Dematerializzazione totale dei DDT Fornitori da tutte le filiali con condivisione immediata in tutta l’azienda evitando di inviare i documenti fisicamente alla sede centrale.
Archiviazione Contratti Fornitori: Avere una gestione dei contratti snella ed organizzata per consentirne la consultazione immediata e da parte di diverse tipologie di utenti
• Ricezione e smistamento Fatture Fornitore

La soluzione

Con ARXivar è stato possibile realizzare tutto ciò, in modalità paperless e con l'ausilio di workflow.

I benefici

  • Diminuzione costi di gestione documentale
  • Ottimizzazione dei processi documentali
  • Semplicità di utilizzo
  • Unico repository dei documenti di Vendita e di Acquisto (Ordini, DDT e Fatture)
  • Condivisione semplice e sicura delle informazioni all’interno dell’azienda e con le filiali
  • Informazioni allineate ed aggiornate automaticamente fra i diversi applicativi aziendali
  • Ottimizzazione di spazi, costi, tempi e risorse grazie all’adozione della Conservazione elettronica a norma
  • Miglioramento customer service grazie allo snellimento del processo di vendita a banco
  • Condivisione automatica di DDT e fatture tramite canale di distribuzione personalizzato per ogni client

ARXivar Per Centro Siderurgico Italiano

CENTRO SIDERURGICO ADRIATICO | MANIFATTURIERO

ARXivar per CENTRO SIDERURGICO ADRIATICO: Da informazioni non strutturate a d<ati strutturati

Da informazioni non strutturate a dati strutturati

Talea Consulting per CENTRO SIDERURGICO ADRIATICO

L’azienda

Centro Siderurgico Adriatico, acquistato dall’acciaieria Arvedi nel 2015 quale conseguenza di un progetto di verticalizzazione della distribuzione dei laminati a caldo e a freddo, si inserisce velocemente nel mercato italiano della distribuzione dei prodotti siderurgici. Attualmente è punto di riferimento importante per la distribuzione di prodotti in acciai al carbonio, coils, lamiere, nastri e cesoiati.

L’esigenza

L’obiettivo del progetto era di trasformare delle informazioni non strutturate  (molteplici Fornitori con layout totalmente differenti) presenti all’interno di documenti (file), in informazioni strutturate su Data Base (dati)

Interpretare i documenti e costruire un archivio digitale indicizzato.
Estrapolare i dati di intestazione del certificato quali numero, data, qualità del materiale fino alle informazioni tecniche relative alle caratteristiche meccaniche e chimiche dei lotti e delle colate dell’acciaio.
Generare il certificato comprovante la qualità e del materiale e le rispettive caratteristiche.
Garantire la tracciabilità della produzione a partire dal ddt di vendita fino al certificato originale del produttore:
Automatizzare il processo di generazione del certificato CSA e l’invio dello stesso al cliente via mail

La soluzione

ARXivar acquisisce i certificati e, guidato dal Workflow Management, li processa con il motore di Data Capture che «interpreta i dati scritti» nel documento, li archivia in forma strutturata all’interno del Data Base e li rende disponibili all’utente su un'interfaccia.

Una volta che i dati sono all’interno di ARXivar, possono essere interrogati e, utilizzati per generare il nuovo certificato. Anche la generazione del certificato Prodotto Finito è automatica grazie alla gestione dei processi e all’integrazione con il sistema Gestionale.

I benefici

Eliminazione del data entry per le informazioni contenute nei certificati di acquisto.
• Drastica riduzione dei tempi di generazione dei certificati e standardizzazione delle procedure di rilascio
• Eliminazione degli errori di digitazione da parte degli utenti.
• Generazione automatica delle relazioni utili alla tracciabilità, l’operatore deve solo effettuare il controllo finale prima dell’invio.
• Archiviazione e correlazione tra i documenti generati, così da poter effettuare controlli e ricerche veloci.
• Possibilità, in futuro, di analizzare i dati, generare cruscotti e report di controllo attraverso strumenti di data analisys quali Qlik.

ARXivar Per VICI

VICI & C. | MANIFATTURIERO

ARXivar per VICI & C.: Dematerializzazione richieste HR

DEMATERIALIZZAZIONE RICHIESTE HR

Talea Consulting per VICI & C

L’azienda

Dal 1977 VICI & C. progetta, produce e distribuisce sistemi per l’automazione industriale quadrii elettrici per clienti di tutto il mondo. Con i suoi brand VICIVISION e METRIOS è leader riconosciuto in tutto il mondo nel settore delle macchine di misura ottica.

L’esigenza

  • Dematerializzare le richieste di:
    • Ferie
    • Rol
    • Permessi
    • Straordinari
    • Assenze
    • Malattie
    • Trasferte
  • Controllare il processo di autorizzazione preventiva
  • Avere il quadro delle richieste e dei consuntivi

Accessibilità multicanale, intranet ed extranet

La soluzione

Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process Management ARXivar NEXTVICI & C. spa gestisce oggi:

  • Richiesta ferie e permessi da apposito form utilizzando causali parametrizzate di facile intuizione.
  • Il processo di richiesta tramite workflow e invio mail al diretto responsabile che approva o rifiuta
  • Verifica (HR/Resp. di reparto) dello stato delle richieste con possibilità di ricerche, report e statistiche

La parola al cliente

“Obiettivi raggiunti, Utenti contenti, Risparmio risorse (€), Budget rispettato!”

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