Approvazione fatture d’acquisto con processi digitali veloci
L’azienda:
Lombarda Motori è un punto di riferimento nel territorio per i marchi Audi, Volkswagen, Volkswagen Veicoli Commerciali e Seat.
Dotato di un carattere forte e intraprendente, il Sig. Zannier, nel 1963, entra a far parte dell’organizzazione NSU italiana per diventare un concessionario e gli viene assegnata la zona di Monza. Nel 1969 la ditta Zannier si trasferisce in una sede più ampia in Via Sacconi dove, oltre all’attività di assistenza, porta avanti l’attività di vendita delle automobili. Contemporaneamente si presenta la possibilità di ampliare l’offerta con la concessione per i prodotti Audi, fino ad ottenere nel 1972 la concessione per i prodotti Volkswagen.
Nel 1979 la ditta individuale viene messa in liquidazione volontaria e cede il passo ad una società di capitali di proprietà della famiglia Zannier, che ne continua l’attività con la denominazione di “Lombarda Motori S.r.l.”.
Nel tempo la realtà lombarda diventa anche concessionario ufficiale SEAT e la nascita di Lombarda Motori 2 favorisce l’apertura di una sede esclusiva del marchio AUDI a Monza. Nel 2020 entra, infine, ufficialmente nella famiglia di Lombarda Motori anche il marchio Cupra.
L’azienda, con otto sedi dislocate sul territorio, ha un team costituito da 250 collaboratori. Registra più di 12 mila auto vendute nell’ultimo esercizio con oltre 269 milioni di fatturato.
L’esigenza:
Le esigenze di Lombarda Motori S.p.A. sono state le seguenti:
- Automatizzare il ciclo di approvazione delle fatture di acquisto, evitando il passaggio manuale di documenti tra i diversi attori del procedimento, e velocizzando le operazioni di approvazione o rifiuto tramite appositi task (attività notificate all’utente).
- Conservare i documenti contabili: la grande mole di documenti ha portato Lombarda Motori a valutare un tipo di soluzione che potesse ridurre lo spreco di carta, ottimizzare il tempo speso per la gestione dei documenti e facilitare l’accesso ai contenuti degli stessi anche ai non addetti ai lavori.
- Conservare le fatture in nome e per conto: le fatture in nome e per conto (NPC), essendo già transitate attraverso il Sistema Di Interscambio (SDI), devono essere conservate secondo normativa. Inoltre, per dare validità al documento, è opportuno allegare alle stesse anche la rispettiva notifica dello SDI.
La Soluzione
Con il software ARXivar si è lavorato su:
Approvazione delle fatture di acquisto
Le fatture di acquisto, nel formato originale XML, vengono automaticamente recuperate dal relativo portale e arricchite con un PDF di più facile consultazione rispetto al formato standard. Prima di essere archiviate in ARXivar, assieme ai rispettivi allegati, viene popolato il campo note con una serie di informazioni fondamentali per la gestione del documento stesso.
Successivamente alla ricezione della fattura, il sistema innesca in automatico il processo di approvazione. La figura designata come “approvatore” riceve la notifica dell’attività a lui assegnata, dove ha la possibilità di decidere se approvare o rifiutare il documento. È previsto inoltre, anche un processo che per alcuni fornitori provvede a gestire l’iter di approvazione in modo automatico, senza richiedere l’intervento di nessun utente.
Vuol dire che per i fornitori identificati come sicuri, una volta ricevuta la fattura di acquisto, questa viene approvata in automatico senza l’intervento dell’operatore. Naturalmente la scelta degli “approvatori” è flessibile ed è possibile indicare più di una figura, in grado di indirizzare i flussi a seconda dell’area di competenza ed intervenire sulla fattura stessa, inserendo commenti e allegando altri documenti.
Conservazione dei documenti contabili
Una volta archiviato il documento, l’utente provvede ad applicare la firma digitale e apporre una marcatura temporale. Successivamente, può richiedere l’innesco del workflow che provvede in modo automatico ad inviare il documento in conservazione sul portale IX-CE. L’utente, per l’apposizione della firma, della marca e per l’avvio del processo può agire massivamente su più documenti.
Conservazione delle fatture in nome e per conto
Una volta ricevuta archiviata la fattura NPC, l’utente appone la firma digitale sui documenti ed innesca il processo automatico di conservazione. Il workflow provvede ad allegare alla fattura la rispettiva notifica e ad inviare in conservazione sul portale IX-CE i documenti processati.
i benefici:
Grazie al workflow automatico di approvazione delle fatture di acquisto è possibile velocizzare l’intero processo eliminando i tempi di passaggio della documentazione da un attore all’altro.
Questo risultato si ottiene soprattutto attraverso la dematerializzazione completa del ciclo di approvazione delle fatture di acquisto avendo un maggior controllo di tutto il processo, grazie ad azioni che si attivano ogni qualvolta è richiesta un’interazione da parte di una delle figure coinvolte. In questo modo è possibile individuare, in ogni momento, lo stato di avanzamento di ogni singola fattura all’interno del workflow e da quale attore si sta attendendo un’azione.
L’implementazione dei workflow e la completa dematerializzazione dei processi di conservazione dei documenti contabili e delle fatture in nome e per conto, rispetto alla gestione cartacea, limita l’intervento dell’utente alla sola apposizione della firma digitale e della marcatura temporale, portando ad un considerevole risparmio di tempo e quindi denaro.
