Archiviazione documentale digitale nel settore della produzione di abbigliamento

L’azienda: mario de cecco

Confezioni Mario De Cecco Spa è una storica e competitiva realtà divenuta un’azienda leader, a livello internazionale, nella produzione di abbigliamento da lavoro, professionale, promozionale e nella distribuzione di dispositivi di protezione.

Possiede tutte le più importanti certificazioni che attestano l’impegno costante nel mantenere degli standard elevati, non solo in merito alla produzione e alla fornitura di servizi, ma anche riguardo alla tutela dell’ambiente e dei lavoratori.

L’esigenza:

Le esigenze di Confezioni Mario De Cecco Spa erano molteplici:

• Ridurre l’impiego della carta all’interno dell’azienda
• Salvaguardare il patrimonio informativo aziendale, archiviando in maniera strutturata e riservata i documenti formali, ed anche i documenti annotati manualmente dal personale della De Cecco
• Migliorare i processi aziendali legati ai documenti, nel rispetto della sicurezza e delle competenze seguendo precisi workflow approvativi
• Assicurare l’univocità del documento nel sistema informativo aziendale
• Sollecitare in modo automatico i fornitori all’invio delle certificazioni aggiornate a tutela della qualità

La Soluzione

Grazie alla soluzione ARXivar e alla gestione attraverso workflow approvativi è stata implementata l’archiviazione documentale di:

• ciclo attivo
• ciclo passivo
• fatturazione elettronica
• produzione e certificazioni di qualità

Il ciclo di vita di una fornitura è oggi caratterizzato da un’estrema flessibilità e tracciabilità, offrendo poi alla contabilità la possibilità di ricostruire i collegamenti ordine-bolla e all’ufficio commerciale di monitorare la fornitura.

In automatico vengono inviati degli avvisi ai fornitori alla scadenza della loro certificazione di qualità.

i benefici:

Grazie all’identificazione degli elementi rilevanti di ciascun documento e del suo ciclo di vita, si è ottenuto un controllo sulle fasi del ciclo, dalla creazione/acquisizione fino alla archiviazione finale:

• validazione
• approvazione
• firma

I maggiori benefici sono, quindi, riassumibili in termini di aumento del livello di controllo sui processi e diminuzione del tempo di verifica ed approvazione delle procedure interne all’azienda.