Archiviazione documentale digitale nel settore della produzione di abbigliamento
L’azienda: mario de cecco
Confezioni Mario De Cecco Spa è una storica e competitiva realtà divenuta un’azienda leader, a livello internazionale, nella produzione di abbigliamento da lavoro, professionale, promozionale e nella distribuzione di dispositivi di protezione.
Possiede tutte le più importanti certificazioni che attestano l’impegno costante nel mantenere degli standard elevati, non solo in merito alla produzione e alla fornitura di servizi, ma anche riguardo alla tutela dell’ambiente e dei lavoratori.
L’esigenza:
Le esigenze di Confezioni Mario De Cecco Spa erano molteplici:
- Ridurre l’impiego della carta all’interno dell’azienda
- Salvaguardare il patrimonio informativo aziendale, archiviando in maniera strutturata e riservata i documenti formali, ed anche i documenti annotati manualmente dal personale della De Cecco
- Migliorare i processi aziendali legati ai documenti, nel rispetto della sicurezza e delle competenze seguendo precisi workflow approvativi
- Assicurare l’univocità del documento nel sistema informativo aziendale
- Sollecitare in modo automatico i fornitori all’invio delle certificazioni aggiornate a tutela della qualità
La Soluzione
Grazie alla soluzione ARXivar e alla gestione attraverso workflow approvativi è stata implementata l’archiviazione documentale di:
- ciclo attivo
- ciclo passivo
- fatturazione elettronica
- produzione e certificazioni di qualità
Il ciclo di vita di una fornitura è oggi caratterizzato da un’estrema flessibilità e tracciabilità, offrendo poi alla contabilità la possibilità di ricostruire i collegamenti ordine-bolla e all’ufficio commerciale di monitorare la fornitura.
In automatico vengono inviati degli avvisi ai fornitori alla scadenza della loro certificazione di qualità.
i benefici:
Grazie all’identificazione degli elementi rilevanti di ciascun documento e del suo ciclo di vita, si è ottenuto un controllo sulle fasi del ciclo, dalla creazione/acquisizione fino alla archiviazione finale:
- validazione
- approvazione
- firma
I maggiori benefici sono, quindi, riassumibili in termini di aumento del livello di controllo sui processi e diminuzione del tempo di verifica ed approvazione delle procedure interne all’azienda.
