Digitalizzazione processi commerciali per la Casa del Dolce

L’azienda: CASA DEL DOLCE

Casa del Dolce è un’azienda di prodotti dolciari con sede a Fara Gera d’Adda (Bergamo). Nel 1950, Enrico Castellazzi decide di fondare il laboratorio artigianale dando inizio ad una lunga tradizione caratterizzata da attenzione alla persona, al mercato e ricerca e sviluppo..

L’esigenza: piattaforma di gestione automatica dei processi

Casa del Dolce era alla ricerca di una soluzione per

• Analizzare i processi così da definire quelli a maggior valore aggiunto. In particolare, si volevano verificare tutti i documenti gestiti all’interno dell’azienda definendo per ognuno le implicazioni per un’efficiente gestione digitale
• Gestire le offerte ai clienti rendendo paperless il processo di gestione ed invio delle offerte e dei contratti cliente
• Introdurre la fatturazione elettronica perfettamente integrata con l’ERP aziendale traducendo un obbligo di legge in un vantaggio competitivo

La Soluzione: workflow per i processi arxivar

La soluzione realizzata grazie alla versatilità  e flessibilità  di ARXivar è stata organizzata nei seguenti punti:

• Creazione di templates predefiniti che hanno permesso un inserimento guidato tramite form dei documenti necessari alla gestione del fascicolo offerta dei clienti
• Tramite la creazione di un apposito workflow autorizzativo digitale si è resa possibile la circolazione delle informazioni senza supporti cartacei (paperless solution) garantendo comunque il normale flusso approvativo
• Gestione dei flussi in uscita. Una volta approvato, il fascicolo viene inviato tramite e-mail (all’interno di ARXivar) direttamente al cliente
• Risposte al cliente. Se il cliente risponde alla e-mail quest’ultima viene archiviata e automaticamente associata all’offerta, con apertura di un task all’utente responsabile dell’inserimento dell’offerta stessa cosଠda indicare l’esito finale

Benefici:

• Semplificazione ed Ottimizzazione del lavoro dei dipendenti
• Autorizzazione totalmente digitalizzata
• Introduzione di una soluzione “paperless” che ha portato una significativa riduzione dei costi di stampa e di gestione
• Invio automatico dei documenti con relativa tracciatura dei documenti gestiti ed inviati
• Riduzione tempi del ciclo approvativo