Archiviazione documentale per il mondo dell’agricoltura | ARXivar per Isagro

Archiviazione documentale per il mondo dell'agricoltura | ARXivar per Isagro

Caso di successo realizzato da Formula Impresoft per il cliente Isagro

L’azienda

Isagro è una società italiana di oltre 350 persone, inizialmente basata sulla ricerca e sviluppo di nuove molecole di origine chimica, e oggi alla testa di un Gruppo che offre prodotti per l’agricoltura a basso impatto ambientale, con un progetto di crescita focalizzato nel comparto dei prodotti di origine biologica e naturale.

L’esigenza

Le RDA venivano generate dagli stabilimenti, ubicati in sedi lontane rispetto all’ufficio acquisti centrale.

Tale processo era particolarmente oneroso in termini di scambio documentale e di carta.
Si procedeva alla compilazione di un RDA in Word o Excel, poi il documento veniva stampato, firmato, scansito, inviato all’ufficio acquisti prima di essere inserito nel sistema gestionale Diapason dove veniva approvato e nuovamente stampato, firmato e rinviato agli stabilimenti.

La Soluzione

È stata automatizzata l’acquisizione dell’ordine di acquisto nel sistema gestionale, il quale restituisce ad ARXivar gli ordini di acquisto confermati. In questo modo ARXivar può archiviare tutti gli elementi della “pratica” di acquisto (RDA – ODA – CONTRATTI – ALLEGATI).

Questa funzione permette di ricercare tramite keyword il testo contenuto nei PDF, una modalità particolarmente utile quando si trattano materiali come le attrezzature o pezzi di ricambio che non sono oggetti codificabili nel sistema gestionale.

Benefici

  • Tutte le informazioni della RDA vengono inserite in ARXivar tramite una maschera disegnata “su misura” per gli utenti finali.
  • Il medesimo documento viene poi assoggettato ad una approvazione indirizzata in base al tipo di acquisto (fornitura, appalto, consulenza) /stabilimento/importo.
  • Il processo ora è tutto digitalizzato sia per l’arrivo all’ufficio acquisti, sia per le autorizzazioni e infine per la restituzione delle notifiche al richiedente.