Gestione richieste di acquisto per Isagro

Gestione richieste di acquisto per Isagro

Caso di successo realizzato da Formula Impresoft per il cliente Isagro

L’azienda: isagro

Oggi è alla testa di un Gruppo che offre prodotti per l’agricoltura a basso impatto ambientale. Isagro è una società italiana di oltre 350 persone inizialmente basata sulla ricerca e sviluppo di nuove molecole di origine chimica. Il progetto di crescita dell’azienda è focalizzato sul comparto dei prodotti di origine biologica e naturale.

L’esigenza: GESTIONE FLUIDA DEI DOCUMENTI

Le RDA venivano generate dagli stabilimenti ubicati in sedi lontane rispetto all’ufficio acquisti centrale. Tale processo, legato alla gestione richieste di acquisto, era particolarmente oneroso in termini di scambio documentale e di carta.

Si procedeva alla compilazione di una delle richieste di acquisto in word o Excel, poi il documento veniva stampato, firmato, scansito e inviato all’ufficio acquisti prima di essere inserito nel sistema gestionale Diapason dove veniva approvato e nuovamente stampato, firmato e rinviato agli stabilimenti.

La Soluzione: GESTIONE DOCUMENTALE DI ARXIVAR

È stata automatizzata l’acquisizione dell’ordine di acquisto nel sistema gestionale che restituisce ad ARXivar gli ordini confermati. In questo modo ARXivar può archiviare tutti gli elementi della pratica di acquisto (RDA – ODA – CONTRATTI – ALLEGATI).

Questa funzione, legata alla gestione richieste di acquisto, permette di ricercare tramite keyword il testo contenuto nei pdf, una modalità particolarmente utile quando si trattano materiali come le attrezzature o pezzi di ricambio che non sono oggetti codificabili nel sistema gestionale.

Benefici:

  • Tutte le informazioni, per quanto riguarda la gestione richieste di acquisto, vengono inserite in ARXivar tramite una maschera disegnata su misura per gli utenti finali
  • Il medesimo documento viene poi assoggettato ad un’approvazione indirizzata in base al tipo di acquisto (fornitura, appalto, consulenza)/stabilimento/importo
  • Il processo ora è tutto digitalizzato per l’arrivo all’ufficio acquisti, per le autorizzazioni e infine per la restituzione delle notifiche al richiedente