Ciclo idrico integrato: archiviazione documentale per Mondo Acqua

Ciclo idrico integrato: archiviazione documentale per Mondo Acqua

Caso di successo realizzato da Smeup per il Cliente Mondo Acqua

L’azienda: Mondo acqua s.p.a.

Opera nel settore del servizio del ciclo idrico integrato, fornendo i servizi di captazione e distribuzione dell’acqua destinata al consumo umano, di gestione del sistema fognario e di depurazione delle acque reflue. Mondo Acqua S.p.A. è una società per azioni a prevalente capitale pubblico nata nell’agosto 2000.

L’esigenza: organizzazione documentale e gestione dei processi

A seguito di una profonda ristrutturazione della soluzione informatica per la gestione del ciclo idrico integrato dell’acqua, resasi necessaria per poter attuare un efficace controllo di gestione, la direzione di Mondo Acqua aveva l’esigenza di dotarsi di uno strumento che garantisse l’attuazione delle procedure dettate dall’AEEGSI (Autorità per l’Energia elettrica, il Gas e il Sistema Idrico) che impone regole rigide al fine di garantire alle utenze un servizio di qualità.

Era quindi alla ricerca di una soluzione che permettesse di:

  • Formalizzare i processi, rispettando l’unicità operativa dell’azienda
  • Standardizzare le procedure, mantenerle ed aggiornarle, garantendone l’uniformità
  • Obbligare l’organizzazione ad operare secondo regola (sono i processi a guidare le attività)
  • Eliminare inefficienze e duplicazioni
  • Supportare il processo decisionale fornendo reportistica puntuale
  • Inoltre era necessario avviare in tempi rapidi la piattaforma documentale e recuperare i documenti già archiviati nella precedente soluzione

La Soluzione: workflow per i processi di arxivar

Per l’archiviazione dei documenti è stata realizzata l’integrazione tra ARXivar e Sme.UP ERP.

Per archiviare i documenti del ciclo attivo, sono state create delle regole di Spool Recognition per ricavare le informazioni utili a popolare i campi di profilo.

L’archiviazione dei documenti del ciclo passivo è stata realizzata sfruttando la tecnica del barcode, ovvero l’affissione sul documento da acquisire di un’etichetta formata secondo regole condivise per permettere la scansione massiva non presidiata dei documenti.

Il connettore permette la stampa/ristampa di etichette barcode recuperando le informazioni necessarie per i profili del documento direttamente da Sme.UP ERP.

Tutto il lavoro di archiviazione, organizzazione documentale e gestione dei processi non ha sconvolto il modus operandi degli operatori.

Inoltre l’integrazione permette la consultazione dei documenti archiviati in ARXivar dalle varie applicazioni di Sme.UP ERP.

Benefici:

  • Ottimizzazione e semplificazione del lavoro dei dipendenti
  • Accesso elettronico tramite dispositivo mobile da parte della rete di operatori che vanno sul territorio
  • Re-ingegnerizzazione dei flussi di lavoro alla base delle attività quotidiane
  • Processi collaborativi più snelli
  • Accesso diretto al sistema di tracciatura di tutte le operazioni svolte
Data di Pubblicazione: 09 GiugnoCategories: Casi di successoTags: , , ,