Gestione fatture, IV Copie e ordini di servizio per Polirecuperi

L’azienda: polirEcuperi srl

Polirecuperi srl opera dal 1984 nel settore ambientale ed è specializzata nel recupero, stoccaggio, riciclo e smaltimento di rifiuti riciclabili e non.

L’esigenza: gestione documentale e centralizzazione delle informazioni

Snellire le gestioni interne e verso l’esterno per tutte le società, uniformandone gli iter e centralizzando le informazioni.

• Gestione fatture elettroniche fornitori ricevute dallo SDI
• Gestione delle IV Copie dei Formulari Rifiuti
• Gestione degli ordini di servizio e della conferma di conferimento
• Gestione delle richieste di permesso/ferie da parte dei dipendenti

La Soluzione: workflow documentale di arxivar

Gestione fatture fornitore

• Le fatture ricevute dal SDI  vengono  archiviate in  ARXivar, e sono visualizzabili  grazie al foglio di  stile
• Le fatture vengono  sottoposte ad un iter di approvazione. In caso di rifiuto  viene richiesto di indicarne la  motivazione
• L’esito dell’approvazione viene inoltrato via mail all’amministrazione per la gestione  corretta della  fattura
• Quando la fattura viene registrata all’interno del gestionale, vengono aggiunti al profilo in  ARXivar i dati relativi alla registrazione

Gestione delle IV Copie dei Formulari Rifiuti

• Il formulario è il documento che accompagna il rifiuto dal produttore allo smaltitore. E’ tuttora  cartaceo, stampato su carta chimica e composto da 4 copie. Grazie al servizio barcode di ARXivar è stata gestita la scansione massiva del documento originale. Con pochi semplici click l’operatore firma con certificato remoto i documenti e conferma l’invio PEC al  produttore.

Gestione ordine di servizio

L’ordine di servizio è un altro importante documento per la gestione dei rifiuti. È fondamentale che il cliente venga informato del giorno previsto per il ritiro di quanto richiesto. Questo servizio al cliente viene garantito da un processo di ARXivar che ne gestisce la notifica via mail e l’invio di un SMS di conferma.

• Scansione massiva dei documenti su cui è stata apposta l’etichetta
• Firma digitale dei documenti con Certificato remoto
• Conferma conferimento

Benefici:

• Servizio chiaro, efficiente e trasparente per il cliente
• Gestire i flussi approvativi aziendali mantenendo tracciabilità e implementandone efficienza e  tempestività
• Centralizzare le informazioni, tutelandone la sicurezza
• Snellire i processi previsti dalla normativa rifiuti, mantenendone la validità richiesta.