Gestione ordini di acquisto per il mondo dei rifiuti speciali | ARXivar per RMB

Gestione ordini di acquisto per il mondo dei rifiuti speciali | ARXivar per RMB

Caso di successo realizzato da Sia per il cliente RMB

L’azienda

RMB è una delle principali piattaforme polifunzionali d’Europa per il trattamento finalizzato al recupero di rifiuti speciali, pericolosi e non.

L’esigenza

RMB emette giornalmente un numero elevato di offerte di acquisto e vendita dei materiali che hanno necessità di essere processate e totalmente evase entro la giornata.

La procedura interna prevede due livelli di approvazione: dopo l’emissione da parte del back office, l’offerta deve essere firmata dall’agente commerciale e dal responsabile commerciale, entrambi poco presenti in ufficio.

La gestione cartacea del processo, oltre ad appesantire l’archivio in termini di spazio, risultava ormai lenta e inadeguata: l’obiettivo primario era pertanto quello di far firmare le offerte, nel rispetto delle procedure, nonostante l’assenza fisica dei soggetti preposti, velocizzando l’iter di accettazione del materiale.

La Soluzione

Le offerte generate vengono prese in carico da ARXivar, che provvede ad archiviarle e innesca il relativo flusso di gestione e approvazione, che prevede l’apertura di task agli agenti e successivamente al responsabile commerciale per l’approvazione e la firma delle offerte.

Grazie alla possibilità di utilizzo dei dispositivi mobili anche il personale fuori sede può facilmente approvare le offerte visualizzando il documento completo. Al termine del processo approvativo ARXivar provvede tramite mail all’invio dei documenti ai clienti.

La ricezione della mail di ritorno, contenente l’offerta firmata e timbrata da clienti o fornitori determina l’avanzamento del workflow verso le successive attività di stesura dei contratti.

Benefici

  • Approvazione in tempo reale delle offerte
  • Eliminazione tempi morti grazie all’uso dell’APP
  • Invio automatico dei documenti a clienti/fornitori
  • Evidenza dello stato di avanzamento del processo di approvazione
  • Eliminazione totale della carta grazie all’archiviazione automatica integrata nel processo;
  • Semplificazione nella ricerca dei documenti processati.