Digitalizzazione aziendale con flussi di lavoro per RMB

L’azienda: RMB

Dal 1981 recupera nuove materie prime dai rifiuti gestendo il ciclo completo nel totale rispetto dell’ambiente. RMB è una delle principali piattaforme polifunzionali d’Europa per il trattamento finalizzato al recupero di rifiuti speciali, pericolosi e non.

L’esigenza: digitalizzazione aziendale con flussi di lavoro automatici

RMB emette giornalmente un numero elevato di offerte di acquisto e vendita dei materiali che ha necessità di essere processato ed evaso entro la giornata.

La procedura interna prevede due livelli di approvazione: dopo l’emissione da parte del back office, l’offerta deve essere firmata dall’agente commerciale e dal responsabile commerciale, entrambi poco presenti in ufficio.

La gestione cartacea del processo oltre ad appesantire l’archivio in termini di spazio risultava ormai lenta e inadeguata: l’obiettivo primario era pertanto quello, attraverso la digitalizzazione aziendale per flussi di lavoro automatici, di far firmare le offerte, nel rispetto delle procedure, nonostante l’assenza fisica dei soggetti preposti, velocizzando così l’iter di accettazione del materiale.

La Soluzione: workflow documentale di arxivar

In un’ottica di digitalizzazione aziendale, adesso le offerte generate vengono prese in carico da ARXivar che provvede ad archiviarle e innesca il relativo flusso di lavoro legato alla gestione e all’approvazione. Questo prevede l’apertura di task per gli agenti e per il responsabile commerciale per l’approvazione e la firma delle offerte.

Grazie alla possibilità di utilizzo dei dispositivi mobili anche il personale fuori sede può facilmente approvare le offerte visualizzando il documento completo. Al termine del processo ARXivar provvede tramite mail all’invio dei documenti ai clienti.

La ricezione della mail di ritorno, contenente l’offerta firmata e timbrata da clienti o fornitori, determina l’avanzamento del workflow verso le successive attività di stesura dei contratti.

Benefici:

• Approvazione in tempo reale delle offerte
• Eliminazione tempi morti grazie all’uso dell’APP
• Invio automatico dei documenti a clienti/fornitori
• Evidenza dello stato di avanzamento del processo di approvazione
• Eliminazione totale della carta grazie all’archiviazione automatica integrata nel processo
• Semplificazione nella ricerca dei documenti processati