Automatizzazione invio DDT e semplificazione processo di firma spedizioni massive

L’azienda

Virag, azienda specializzata in pavimenti indoor e outdoor, è nata nel 1962 quando, per prima, ha introdotto nel mercato italiano la moquette. Da allora non si è più fermata, diventando oggi un punto di riferimento autorevole, a livello internazionale, per i rivestimenti e le pavimentazioni tecniche.

Con la qualità e la versatilità di più di sessanta collezioni, che comprendono vinilici, pvc, legno, laminati, wpc, gomma e linoleum, Virag assicura la migliore soluzione per ogni progetto in ambito residenziale, industriale, retail, del terziario, alberghiero, della ristorazione, sanitario, sportivo e scolastico.

Da sempre le numerose partnership con impianti produttivi altamente selezionati conferiscono allo stile e al design rigorosamente Made in Italy di Virag soluzioni tecniche all’avanguardia, che privilegiano materiali pregiati. Alla base di un servizio affidabile e garantito c’è la grande forza della struttura logistica, con quasi trecento showroom sul territorio nazionale e importanti poli nelle principali città estere. Sensibile ai comportamenti virtuosi resi possibili dalla struttura tecnologica costantemente proiettata verso l’innovazione, le sue politiche aziendali esprimono scelte di business in linea con gli obiettivi dell’Agenda 2030.

L’esigenza:

Virag Srl gestisce ogni giorno diverse spedizioni di materiale. Alcune di queste spedizione vengono ritirate direttamente dai clienti o gestite da piccoli trasportatori mentre la maggioranza viene gestita tramite dei grossi corrieri. Tutte e due le casistiche richiedono però la firma dei DDT da parte del vettore che, soprattutto nel secondo caso, richiede diverso tempo. Gli obiettivi del progetto erano ridurre o eliminare l’utilizzo della carta, rendere più snello il processo di firma per le spedizioni massive da parte dei corrieri e automatizzare l’invio dei DDT firmati tramite mail a cliente. Il tutto mantenendo un processo snello e semplice da utilizzare per gli utenti.

La soluzione:

Virag ha pensato di gestire la spedizione massiva dei DDT tramite corriere utilizzando un bordero riepilogativo di diversi DDT (raggruppati per data e vettore) generato direttamente dal gestionale. I DDT vengono generati on demand dai magazzinieri tramite un terminale, una volta generati è possibile esportare il pdf singolo (caso 1) oppure generare un bordero riepilogativo che verrà esportato in pdf insieme a tutti i ddt che contiene (caso 2). I DDT del caso 1 sono differenziati dai DDT del caso 2 tramite un campo che indica la modalità di spedizione.

Lato ARXivar, invece, è stata predisposta e installata una tavoletta Wacom per la gestione della firma grafometrica collegata ad un’apposita macchina all’interno del magazzino. Sono anche stati creati dei template di firma per i documenti così da rilevare in automatico la zona di firma.

Inoltre, sono stati creati dei timbri virtuali per riportare sul pdf la data e l’ora di firma e, in caso di firma sul bordero, il riferimento numerico ad esso. Sia i DDT sia i bordero vengono esportati in una cartella monitorata. Successivamente, utilizzando la chiave di ricerca contenuta nel nome del file vengono sincronizzati i metadati col gestionale e viene creata l’associazione ARXOne (utile a visualizzare il documento direttamente dal gestionale SAP); a questo punto lo stato del documento passa in «da firmare».

Per gestire il caso 1 è stata predisposta una vista che filtra tutti i DDT da firmare con spedizione diversa da «VETTORE». Una volta generato il DDT e terminato il processo automatico di registrazione l’utente attiva la funzione di «firma grafometrica» e viene effettuata la firma tramite tavoletta. Una volta terminata,
un workflow di ARXivar riporta data e ora di firma sul documento (tramite timbro virtuale) e sul gestionale. Al termine viene chiamato un workflow di invio tramite mail al cliente.

Per gestire il caso 2 è stata predisposta una vista per visualizzare tutti i bordero da firmare. Una volta generato il bordero e terminato il processo automatico di
registrazione l’utente attiva la funzione di «firma grafometrica» e viene effettuata la firma tramite tavoletta (solo sul bordero). Una volta terminata, un
workflow di arxivar va a riportare data e ora di firma sul bordero e su tutti i DDT collegati tramite timbro virtuale, oltre ad aggiornarne il metadato sul gestionale
tramite query. Inoltre sui DDT viene riportato un riferimento al bordero riepilogativo contenente la firma del vettore. Al termine viene stampata una
copia firmata e timbrata del bordero e chiamato un workflow di invio tramite mail al cliente per tutti i documenti coinvolti. Inoltre per alcuni corrieri è stata
automatizzata la generazione di un file di testo da caricare sul server ftp del corriere.

i benefici:

Grazie ad ARXivar e al flusso di gestione della firma dei DDT, Virag Srl ha ottenuto i seguenti benefici:

• Forte dematerializzazione dei DDT riducendo quasi completamente l’utilizzo di carta stampata
• Possibilità di effettuare la firma solo sul bordero evitando di dover firmare tutti i DDT
•  Invio automatico dei DDT già firmati ai clienti senza necessità di scansioni
• Predisposizione alla conservazione elettronica dei DDT
• Possibilità di integrare la produzione automatica di un file di testo per l’upload sul portale del
  corriere