Conservazione digitale dei documenti contabili e delle fatture | ARXivar

Conservazione digitale dei documenti contabili e delle fatture | ARXivar

Caso di successo realizzato da Adawen per il Cliente Autovega S.r.l.

L’azienda

Autovega, una stella luminosa nel panorama dei concessionari.

Punto di riferimento per il marchio Volkswagen, insieme con i brand Seat, Cupra, Skoda, Volkswagen Veicoli Commerciali, Audi Service, Das WeltAuto e Ducati nella provincia di Vicenza.

La sua storia inizia con la decisione della Famiglia Bonetti di aprire la prima sede ad Arzignano nel 1991 – precisamente il 27 maggio – come concessionaria Volkswagen, Volkswagen veicoli commerciali e Audi e con 10 dipendenti ma da allora ne ha percorsa di strada e ne ha fatta percorrere ai propri clienti in soddisfazione e sicurezza.

Nel 1995, Autovega si trasferisce in un sede nuova di ben 9000 mq, nel 2009 acquisisce il brand Skoda come concessionario esclusivo e l’anno successivo anche il brand Seat. Una serie di acquisizioni e fusioni con altri concessionari hanno poi determinato una graduale espansione in tutta la provincia di Vicenza arrivando fino al 2019 con l’ultima sede aperta di Caldogno.

Dal 2018 Autovega è Top Dealer Italia, il riconoscimento di eccellenza consegnato ai Concessionari di auto che si distinguono non solo a livello di fatturato ma anche per innovazione, servizi e lungimiranza da Infomotori.com, punto di riferimento per l’informazione sul mondo automobilistico.

Infine ad oggi Autovega può vantare di essere concessionario esclusivo per il marchio Cupra.

L’esigenza

1 – CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI CONTABILI E DELLE FATTURE

Vi sono diversi documenti contabili che necessitano di essere conservati a norma per un determinato periodo di tempo. La conservazione digitale, per questi casi, rappresenta un’opzione vantaggiosa secondo diversi punti di vista: minor spreco di carta, ottimizzazione del tempo speso per la gestione dei documenti e maggior facilità d’accesso ai contenuti degli stessi. Anche le fatture in nome e per conto (NPC), essendo già transitate attraverso il Sistema Di Interscambio (SDI), devono essere conservate secondo normativa. Inoltre, per dare validità al documento, è opportuno allegare alle stesse anche la rispettiva notifica dello SDI.

Il Workflow di gestione documentale predisposto è stato il risultato di un confronto con cliente nel quale è emersa la necessità di utilizzare un unico applicativo per archiviare e conservare in modo automatico tutti  i documenti aziendali fiscali e contabili.

Pertanto, l’obiettivo è stato quello di creare un processo per gestire in modo automatico:

  • l’archiviazione di tutti i documenti (Liquidazioni IVA, Registri IVA, Libri Giornale, ecc.)
  • l’invio sul Portale-IX per la Conservazione a norma.

2 – MONITORAGGIO DELLE FATTURE DI VENDITA

Con l’introduzione della fatturazione elettronica si è reso necessario inoltre, monitorare lo stato della fattura inviata tramite SDI ed essere avvisati tempestivamente qualora questa subisca ritardi di invio, errori o scarti da parte dell’ente.

La Soluzione

La soluzione ARXivar, verticalizzata sul mondo automotive, ha permesso ad Autovega di organizzare l’archivio dei documenti e delle fatture in nome e per conto (NPC) in modo digitale e di avere tutti gli strumenti per la ricerca, l’estrazione e la classificazione delle informazioni.

Una volta archiviato il documento, l’utente provvede ad applicare la firma digitale ed apporre la marcatura temporale identificativa del documento stesso ed infine, un workflow automatico provvede ad inviarlo in conservazione sul portale IX-CE.

L’utente, per l’apposizione della firma, della marca e per l’avvio del processo può agire massivamente, senza dover operare sui singoli documenti.

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI CONTABILI E DELLE FATTURE

Per rispondere all’esigenza del cliente, ovvero quella di avere un unico applicativo in grado di organizzare, conservare ed inviare allo SDI i documenti fiscali è stato disegnato un Workflow su misura con le seguenti caratteristiche principali:

  • TASK e Marcature Temporali. (ovvero attività notificate all’utente) specifici verso il singolo utente o gruppo di utenti per applicare Firme Elettroniche;
  • BLOCCHI operativi che impediscono al processo di proseguire nel caso di incongruenze sui dati rilevate in modo automatico;
  • ARCHIVIAZIONE e CONSERVAZIONE automatica dei documenti ed invio sul Portale-IX in modo da snellire la quotidiana operatività delle persone all’interno dell’ufficio amministrativo.

MONITORAGGIO DELLE FATTURE DI VENDITA

Per la risoluzione di tale criticità è stato creato un workflow che si innesca automaticamente su ogni fattura del ciclo attivo archiviata in ADA.DPM, il quale compito principale è quello di interrogare periodicamente il portale IX per recuperare lo stato di trasmissione della fattura allo SDI.

Attraverso un sistema di notifiche, il sistema avvisa l’utente del reale stato delle fatture in modo da permettere un tempestivo intervento laddove si rivelasse necessario

i benefici

L’implementazione dei workflow e la completa dematerializzazione dei processi di conservazione dei documenti contabili e delle fatture, rispetto alla gestione cartacea, limita l’intervento dell’utente alla sola apposizione della firma digitale e della marcatura temporale, portando ad un considerevole risparmio di tempo e quindi denaro.

Un workflow automatico di monitoraggio permette di rimanere sempre aggiornati in tempo reale sull’effettivo stato delle fatture, oltre a ridurre drasticamente i tempi di invio delle fatture stesse e la risoluzione di eventuali errori/scarti da parte del sistema di interscambio. Si azzerano così tempi di consultazione e verifica dei documenti da trasmettere.