L’azienda

Da oltre trent’anni la Butali S.p.A. è la principale azienda dell’Italia centrale specializzata nella moderna distribuzione di elettrodomestici e di elettronica di consumo. È uno dei principali soci di Euronics e ha 35 punti vendita diretta e 21 punti vendita in franchising.

Il mercato di riferimento è quello della Liguria, Toscana, Umbria e Lazio, dove l’azienda è leader per numero di punti vendita diretti e per il fatturato, con una quota relativa pari al 30%.

La scelta strategica di privilegiare e rafforzare la propria attività nel centro Italia ha permesso di incrementare la copertura territoriale e la capillarità distributiva, ottimizzando nel contempo i costi generali e logistici.

Ad oggi ha un fatturato di oltre 230 milioni di euro, circa 700 dipendenti, 35 punti vendita e un magazzino logistico di oltre 15.000 mq.

L’esigenza

La necessità è stata quella di dematerializzare l’intero ciclo di consegna merci.

Con circa 50 trasportatori che, giornalmente, si occupano di rifornire i punti vendita e i negozi in franchising la carta era diventata un grosso problema di gestione.

Documenti mancanti, prezioso tempo impiegato per l’archiviazione e tempi di ricerca a volte biblici.

L’obiettivo finale richiesto dalla direzione è stato quello di avere un unico contenitore per gestire, nella totalità, l’attività di consegna merci, attività che fosse fruibile da ogni dispositivo  e che eliminasse ogni supporto cartaceo.

La soluzione

I trasportatori sono stati dotati di tablet aziendale con scheda dati.

Alla consegna della merce dal magazzino centrale, la firma viene apposta dal trasportatore su una tavoletta grafometrica. Il documento di trasporto firmato (con validità legale) viene automaticamente allegato al documento principale e via wi-fi viene caricato nel tablet del trasportatore.

Il trasportatore viaggia quindi senza carta, consegna la merce, fa firmare il cliente nel tablet e in caso avvia una non conformità. Il sistema centrale viene informato dell’avanzamento di ogni attività e, contemporaneamente, viene pure informato il cliente tramite e-mail della consegna della merce.

L’app del tablet funziona sempre anche in assenza di segnale dati, assicurando continuità del servizio. Al momento di presenza di segnale dati l’app si sincronizza con il server allineando i dati.

L’archiviazione è automatica e l’intero ciclo è dematerializzato.

I benefici

Con ARXivar, senza più dover gestire la carta, si sono avuti immediati benefici come:

• Risparmio di tempo
• Risparmio di spazio necessario all’archiviazione
• Aumento dell’efficienza
• Minor tempo impiegato nel reperimento delle informazioni

I benefici di quest’automazione sono stati così evidenti che in breve tempo sono stati avviati altri progetti come creazione portale web dipendenti, creazione contenitore per fatture elettroniche e creazione workflow approvativo per DDT provenienti dai punti vendita.