Dematerializzazione di fatture e documenti per CIEB | ARXivar
Dematerilizzazione di fatture e documenti per CIEB | ARXivar
L’azienda: CIEB
C.I.E.B. Elettroforniture S.p.A. opera nella distribuzione di materiale elettrico dal 1975.
Nata come Consorzio tra installatori elettrici, si trasforma nel 1985 in Società Consortile a responsabilità limitata e nel 1999 in S.p.A.
Nel 2010 il ramo commerciale di C.I.E.B. S.p.A. è stato scorporato nella Ditta C.I.E.B. Elettroforniture S.p.A.
L’azienda si occupa principalmente di:
- AUTOMAZIONE
- ILLUMINOTECNICA
- CIVILE
- INDUSTRIALE
- ENERGIE RINNOVABILI
- TERZIARIO
L’azienda ha 14 filiali distribuite sul territorio nazionale.
L’esigenza: digitalizzazione aziendale
La primaria esigenza era quella di attuare una digitalizzazione aziendale nelle aree di AMMINISTRAZIONE, LOGISTICA e MAGAZZINO, in particolare per migliorarne:
- la tracciabilità delle consegne
- la condivisione di informazioni tra le diverse filiali
- l’operatività in mobilità, tramite interfaccia web
Annualmente, l’azienda gestisce circa 500.000 documenti, di cui:
- 300.000 DDT clienti
- 33.000 fatture di vendita
- 18.500 DDT fornitori
- 8.500 fatture di acquisto
La soluzione:
- acquisizione tramite arxivar dei dati dall’erp
La soluzione proposta, sviluppata su piattaforma ARXivar NEXT prevede la stampa del documento per il cliente finale e l’archiviazione automatica dei documenti in formato PDF, dei metadati DDT e dei metadati del destinatario.
- pRESA IN CARICO DA PARTE DEL VETTORE
I primi passaggi di presa in carico dei DDT avvengono tramite la Login nell’app con l’identificativo vettore. Successivamente viene visualizzato il Documento di Trasporto (con dettaglio di destinatario) e preso in carico con firma da parte del vettore. In ultimo vi è la possibilità di scaricare in automatico l’elenco DDT sul device in carico al vettore.
Il vettore avrà così a disposizione tutte le informazioni necessarie a effettuare le consegne. Visualizzazione elenco DDT, e seguenti dati: Destinatario – indirizzo – orario – Numero DDT – Icona stato( DA CONSEGNARE / CONSEGNATO)
- acquisizione firma e note di consegna
Workflow automatico di apposizione firma sul DDT:
- Firma vettore
- Firma cliente
- Segue invio a cliente e vettore di due comunicazioni distinte con documento allegato (o link nell’e-mail) e l’inserimento automatico nel documento di note e/o contestazioni lasciate in fase di consegna
- tracciabilita’ e controllo con arxivar
Tracciabilità delle consegne effettuate direttamente da portale ARXivar, con analisi per:
- Vettore
- Data
- Cliente/destinazione
- Eventuale contestazione
- Workflow di verifica interna dei dati di consegna/contestazione
- fatture fornitori
Archiviazione automatica in ARXivar con IX-FE
In seguito alla ricezione della fattura, ne viene identificata la tipologia, sia essa una merce o servizio, e viene inoltrata all’ufficio competente. Ad esempio, verrà inviata all’Ufficio Fornitori una fattura di servizi, per verificare la presenza di un contratto attivo e se presente, si procede alla contabilizzazione; se non presente, viene inoltrata al responsabile di riferimento. Una fattura di merce, verrà inviata invece all’Ufficio Acquisti per effettuare il controllo prezzi, la riconciliazione con i DDT e la verifica di eventuali non conformità.
Al termine di questa procedura, avviene la registrazione contabile automatica.
- ddt fornitori
Dematerializzazione totale dei DDT fornitori da tutte le filiali, con condivisione immediata in tutta l’azienda, evitando l’invio di documenti cartacei alla sede centrale.
benefici
I principali vantaggi ottenuti con la soluzione sono stati una evidente diminuzione dei costi di gestione documentale e tracciabilità delle consegne puntuale. Un miglioramento legato al customer service, sia nelle le consegne che nella vendita a banco.
La condivisione delle informazioni è diventata più semplice e sicura, sia quelle aziendali che e tra l’azienda e le filiali.
La fruibilità della piattaforma anche in mobilità ha reso il servizio di maggior semplicità, anche in smartworking.
Le informazioni sono ora allineate e aggiornate automaticamente fra i diversi applicativi aziendali, in un unico repository.