L’azienda: CIEB

C.I.E.B. Elettroforniture S.p.A. opera nella distribuzione di materiale elettrico dal 1975.

Nata come Consorzio tra installatori elettrici, si trasforma nel 1985 in Società Consortile a responsabilità limitata e nel 1999 in S.p.A.
Nel 2010 il ramo commerciale di C.I.E.B. S.p.A. è stato scorporato nella Ditta C.I.E.B. Elettroforniture S.p.A.

L’azienda si occupa principalmente di:

• AUTOMAZIONE
• ILLUMINOTECNICA
• CIVILE
• INDUSTRIALE
• ENERGIE RINNOVABILI
• TERZIARIO

L’azienda ha 14 filiali distribuite sul territorio nazionale.

L’esigenza: digitalizzazione aziendale

La primaria esigenza era quella di attuare una digitalizzazione aziendale nelle aree di AMMINISTRAZIONE, LOGISTICA e MAGAZZINO, in particolare per migliorarne:

• la tracciabilità delle consegne
• la condivisione di informazioni tra le diverse filiali
• l’operatività in mobilità, tramite interfaccia web

Annualmente, l’azienda gestisce circa 500.000 documenti, di cui:

• 300.000 DDT clienti
• 33.000 fatture di vendita
• 18.500 DDT fornitori
• 8.500 fatture di acquisto

La soluzione:

• acquisizione tramite arxivar dei dati dall’erp

La soluzione proposta, sviluppata su piattaforma ARXivar NEXT prevede la stampa del documento per il cliente finale e l’archiviazione automatica dei documenti in formato PDF, dei metadati DDT e dei metadati del destinatario.

• pRESA IN CARICO DA PARTE DEL VETTORE

I primi passaggi di presa in carico dei DDT avvengono tramite la Login nell’app con l’identificativo vettore. Successivamente viene visualizzato il Documento di Trasporto (con dettaglio di destinatario) e preso in carico con firma da parte del vettore. In ultimo vi è la possibilità di scaricare in automatico l’elenco DDT sul device in carico al vettore.

Il vettore avrà così a disposizione tutte le informazioni necessarie a effettuare le consegne. Visualizzazione elenco DDT, e seguenti dati: Destinatario – indirizzo – orario – Numero DDT –  Icona stato( DA CONSEGNARE / CONSEGNATO)

• acquisizione firma e note di consegna

Workflow automatico di apposizione firma sul DDT:

• Firma vettore
• Firma cliente
• Segue invio a cliente e vettore di due comunicazioni distinte con documento allegato (o link nell’e-mail) e l’inserimento automatico nel documento di note e/o contestazioni lasciate in fase di consegna

• tracciabilita’ e controllo con arxivar

Tracciabilità delle consegne effettuate direttamente da portale ARXivar, con analisi per:

• Vettore
• Data
• Cliente/destinazione
• Eventuale contestazione
• Workflow di verifica interna dei dati di consegna/contestazione

• fatture fornitori

Archiviazione automatica in ARXivar con IX-FE

In seguito alla ricezione della fattura, ne viene identificata la tipologia, sia essa una merce o servizio, e viene inoltrata all’ufficio competente. Ad esempio, verrà inviata all’Ufficio Fornitori una fattura di servizi, per verificare la presenza di un contratto attivo e se presente, si procede alla contabilizzazione; se non presente, viene inoltrata al responsabile di riferimento. Una fattura di merce, verrà inviata invece all’Ufficio Acquisti per effettuare il controllo prezzi, la riconciliazione con i DDT e la verifica di eventuali non conformità.

Al termine di questa procedura, avviene la registrazione contabile automatica.

• ddt fornitori

Dematerializzazione totale dei DDT fornitori da tutte le filiali, con condivisione immediata in tutta l’azienda, evitando l’invio di documenti cartacei alla sede centrale.

benefici

I principali vantaggi ottenuti con la soluzione sono stati una evidente diminuzione dei costi di gestione documentale e tracciabilità delle consegne puntuale. Un miglioramento legato al customer service, sia nelle le consegne che nella vendita a banco.

La condivisione delle informazioni è diventata più semplice e sicura, sia quelle aziendali che e tra l’azienda e le filiali.

La fruibilità della piattaforma anche in mobilità ha reso il servizio di maggior semplicità, anche in smartworking.

Le informazioni sono ora allineate e aggiornate automaticamente fra i diversi applicativi aziendali, in un unico repository.