Digitalizzazione documenti, oda e fatture passive con workflow | ARXivar

L’azienda

Zanardi Fonderie S.p.A. è un’azienda di famiglia, giunta oggi alla quarta generazione.  L’azienda è specializzata nella produzione di getti in ghisa sferoidale (GJS), ghisa sferoidale austemperata (ADI), e ghisa sferoidale isotermica (IDI) impiegati principalmente nei settori dell’industria, dell’edilizia, del minerario, dell’agricoltura e dell’energia, fino ai trasporti “on road” e “off road”.

L’offerta di Zanardi Fonderie include tutte le soluzioni e i servizi sotto elencati, che concorrono alla produzione dei componenti finiti:

• Progettazione
• Fusione
• Sbavatura
• Trattamento termico
• Verniciatura
• Lavorazione meccanica
• Controllo e certificazione

L’intera attività produttiva della fonderia si svolge nell’unico stabilimento di Minerbe (Verona), grazie a un processo integrato solido e controllato, frutto di investimenti in competenze e tecnologie maturati negli anni.

L’esigenza

Zanardi Fonderie S.p.A. aveva la necessità di rendere maggiormente efficiente il processo di gestione dei flussi relativi all’entrata merci/oda e delle fatture passive, sia in termini di tempo speso per effettuare operazioni dallo scarso valore aggiunto, sia per quanto riguarda l’utilizzo massivo di materiali cartacei (ad esempio documenti stampati).

Inoltre:

– l’arrivo della merce doveva essere sempre notificato a diversi uffici a seconda della tipologia, comunicandone i dettagli e rendendo necessario, di conseguenza, l’avvio di numerose azioni;

– tutta la documentazione legata agli ingressi merce doveva essere messa a disposizione dell’ufficio amministrativo in modo agevole e senza impiegare tempo nella ricerca.

LA SOLUZIONE

Grazie al connettore e all’utilizzo dei workflow automatizzati ARXivar, tutti i documenti creati all’interno del sistema ERP vengono ora registrati nel documentale, rendendo visibili e consultabili anche i documenti archiviati a sistema dal gestionale.

In questo modo è ancora più semplice ritrovare i dati legati a una commessa o a un cliente.

Non solo: il valore aggiunto è dato anche dalla possibilità di acquisire e linkare direttamente all’interno dell’ERP i documenti esterni che arrivano in ingresso all’azienda, per esempio dai fornitori.

Infine, viene drasticamente abbattuto il costo di ricerca dei documenti da parte dell’amministrazione, che deve procedere a verificarli prima di registrare le fatture in arrivo.

I BENEFICI

Per calcolare i benefici portati dalle soluzioni ARXivar, sono stati presi in considerazione alcuni dei flussi da implementare, in particolare gestione entrate merci/oda e fatture passive, con un particolare focus su:

• il tempo impiegato dai key user per mandare mail di alert e per ricercare documenti

Grazie ad ARXivar, il flusso di operazioni è stato completamente automatizzato tramite un workflow, facendo risparmiare annualmente all’azienda circa 200 h uomo, pari a un 11 % di tempo uomo-equivalente.

• Il consumo di carta per le ristampe in molteplici copie da distribuire agli uffici

Zanardi Fonderie ha stimato che in un anno, grazie ai flussi di EM, ODA e fattura passiva, ha risparmiato un totale di 9.000 € di materiali di cancelleria (carta, toner, etc…)

I risultati sono quindi:

• Riduzione del tempo per documento richiesto
• Riduzione dei costi (legati ai tempi e alla stampa)
• Miglioramento dell’efficienza
• Riduzione dei margini d’errore
• Miglioramento della conformità
• Gestione di tutta la documentazione in un unico luogo

Con l’utilizzo dei workflow di ARXivar è stato inoltre possibile ottimizzare la gestione delle notifiche di ingresso merce ai diversi uffici di competenza.

LA PAROLA AL CLIENTE

«ARXivar ha  apportato alla nostra realtà aziendale tre vantaggi distintivi:

• la dematerializzazione o digitalizzazione dei documenti estesa oltre che ai DDT ad altre tipologie documentali con sostanziale abbattimento costi
• la condivisione temporizzata dei documenti digitali tramite link anziché tramite la diffusione di allegati ha aumentato il livello di affidabilità e di sicurezza delle informazioni
• la distribuzione efficiente e capillare delle informazioni automaticamente recapitate ai corretti destinatari, secondo parametri tabellati.»

Enrico Timothy Testa – Organization Systems Manager di Zanardi Fonderie S.p.A.