Gestione degli ordini di vendita con workflow in 5 step
L’azienda
Dal 1974 RE S.p.A. controlli industriali progetta e produce equipaggiamenti per l’automazione di processo nella lavorazione di laminati, equipaggiamenti per l’industria del converting ed in particolare per il settore del cartone, della stampa, della gomma, della plastica e tessile.
Re Controlli Industriali è leader mondiale nella produzione di freni pneumatici e regolatori di tensione; a completare la famiglia di prodotti un’ampia gamma di celle di carico, freni elettromagnetici a polvere, sistemi guidanastro e sistemi di video ispezione, per il controllo della stampa, dotati delle nuove tecnologie. Re S.p.A. ha espanso nel tempo le sue attività in tutto il mondo, con 4 filiali estere in Cina, India e USA e con un network commerciale che copre ben 42 paesi.
L’esigenza:
Per migliorare la propria produttività, Re S.p.A. ha espresso la necessità di adottare un sistema a supporto della gestione degli ordini di vendita.
Il processo produttivo richiede che all’arrivo di un nuovo ordine (a conclusione della trattativa commerciale) avvenga un esame di dettaglio preliminare alle lavorazioni, che coinvolge diversi uffici competenti e che permette di approfondire tutti gli aspetti tecnico e logistici che sono rilevanti per avere un prodotto finito e consegnato in grado di rispettare tutti gli standard aziendali.
Questo processo è guidato dalla segreteria commerciale e scaturisce in una approvazione da parte degli uffici e nella creazione di una “cartellina” della commessa, che contiene l’ordine e tutti i documenti cartacei collegati.
Gli obiettivi erano i seguenti:
- Sostituire la gestione cartacea dei documenti con una gestione digitale
- Migliorare la gestione dei documenti relativi ad un singolo ordine
- Poter effettuare ricerche sullo storico
- Ottimizzare la produttività attraverso un supporto nella gestione degli ordini di vendita
- Efficientare lo scambio di informazioni tra le funzioni commerciali e i vari reparti
La soluzione:
BIOS Management ha proposto di utilizzare ARXivar come soluzione ideale per la gestione del processo di convalida e per la gestione di tutta la documentazione collegata. ARXivar è integrato con il gestionale (AS400) e il workflow approvativo degli ordini di vendita inizia con il Data entry dell’ordine sul gestionale che ARXivar intercetta automaticamente: viene mandato un task allo stesso utente che ha caricato l’ordine.
Il workflow prevede i seguenti step:
- La segreteria commerciale, il venditore e il responsabile tecnico/commerciale eseguono una prima analisi durante la quale il WF si arricchisce di note che gli utenti aggiungono.
- Gli attori commerciali individuano quali devono essere gli uffici coinvolti per l’approvazione.
- Le funzioni selezionate ricevono l’ordine attraverso un task, possono inserire documenti di supporto, scambiare note con gli altri attori e, infine, approvare l’ordine.
- Al completamento del percorso si manda la conferma d’ordine al cliente.
- Creazione mail, gestita da ARXivar, a cui gli operatori possono scrivere in modo che al fascicolo possano essere aggiunti automaticamente nuovi allegati.
Una peculiarità di questo progetto, che si vuole evidenziare, è che tutta l’attività è stata condotta da remoto, riducendo al minimo le attività in presenza:
- Analisi di dettaglio
- Implementazione del POC e delle funzionalità
- Test e formazione
- Rilascio in produzione
- Assistenza post go live
i benefici:
- Maggior facilità nel reperimento e nella consultazione dei documenti grazie alla sostituzione della cartellina cartacea con una gestione digitale dei documenti.
- Il workflow di approvazione dell’ordine è dinamico e si ha un unico processo che guida tutte le attività dei diversi reparti.
- Gestione di un modello word contenente tutte le informazioni di riepilogo necessarie e le approvazioni finali.
- Disponibilità di un «fascicolo digitale» con tutti i documenti relazionati all’ordine.
- Integrazione con il gestionale AS400 che permette di avere a disposizione anche i DDT e le Fatture.
