Gestione digitale dei documenti: ciclo di vendita automatizzato

L’azienda: Gruppo dalla vecchia

Sul mercato da tre generazioni, il Gruppo Dalla Vecchia è una realtà consolidata nel settore della vendita, noleggio ed assistenza di macchine agricole ed industriali, con un ampio ventaglio di prodotti dei migliori marchi e servizi di alto livello.

L’obiettivo è quello di aiutare i propri clienti a lavorare meglio e produrre di più. Grazie a 55 anni di esperienza sul campo, il gruppo è in grado di individuare la soluzione più proficua per ogni tipo di attività e lavorazione, considerando tutte le più recenti tecnologie e sistemi disponibili per ottimizzare i processi produttivi.

Con 6 sedi operative nelle province di Verona, Mantova, Padova, Rovigo,

Venezia e Vicenza, e grazie ad un team 70 persone, costantemente formate dal punto di vista tecnico e commerciale, è possibile garantire ai propri clienti un servizio esclusivo di grande qualità, testimoniato anche dalla certificazione ISO 9001:2015.

L’esigenza:

Le esigenze del Gruppo Dalla Vecchia sono state le seguenti:

1. La necessità principale era di quella di trovare una soluzione informatica che permettesse di eliminare l’attuale gestione manuale dei documenti, al fine di ridurre al minimo lo spreco di carta, automatizzare tutto il ciclo di vendita e poter monitorare tutte le fasi di vita del contratto. In tal senso, ADA.DPM, software di dematerializzazione documentale e automatizzazione dei processi aziendali fornito da Adawen e basato sull’infrastruttura di ARXivar, avrebbe dovuto interagire con il DMS interno del gruppo (Concerto) in qualità di fonte alimentante dei dati.
2. Parallelamente a questa prima esigenza il cliente ha richiesto di digitalizzare tutta la documentazione cartacea in modo da facilitare la ricerca delle informazioni e dotare l’azienda di un unico applicativo documentale di riferimento.

La Soluzione

I workflow di ARXivar scandiscono l’iter aziendale per gestire ogni fase prevista dal ciclo di vendita attraverso:

• Task, attività assegnate in automatico al singolo utente o gruppo di utenti che seguono passo-passo ciascun attore coinvolto nel processo attraverso le varie fasi di vendita, indicando di volta in volta le azioni da intraprendere (per esempio la richiesta di un ricambio o il carico dei documenti del cliente).
• Blocchi operativi che impediscono al processo di vendita di proseguire se non vengono soddisfatte determinate condizioni (per esempio la gestione della consegna del veicolo si attiva solo se si è ricevuta la risposta di delibera di un eventuale finanziamento)
• Maschere che permettono l’arricchimento dei dati di profilo del contratto attraverso un’interfaccia di facile utilizzo anche per i non addetti ai lavori.
• Archiviazione automatica dei contratti sia che questi vengano scansionati dall’operatore ed abbinati al fascicolo documentale corretto (per esempio il venditore) oppure tramite l’abbinamento automatico del codice presente nell’etichetta barcode, applicata al documento.

Nello specifico, attraverso workflow, cosa viene gestito:

I contratti di vendita

L’archiviazione automatica a sistema della proposta di acquisto genera, attraverso un processo, la creazione della relativa pratica in ADA.DPM (software documentale).

In seguito, l’utente incaricato per la gestione della pratica stessa (il Venditore), riceve una notifica sul proprio profilo, che richiede di allegare tutti i documenti necessari per consentire l’avanzamento del processo (per esempio il modello NP2, il modello di perizia, il libretto di circolazione, il bollo, il certificato di proprietà, ecc.).

Una volta allegati i documenti richiesti, è possibile inserire la proposta d’acquisto firmata dal cliente, procedere in automatico alla validazione dei documenti integrati ed effettuare una eventuale approvazione, gestita dal responsabile delle vendite, che riceve la notifica sul proprio profilo anche in mobilità.

Questi infatti, può visionare tutta la documentazione confermando o rifiutando la pratica, in modo tale che, se approvata, la validazione e le attività finali, vengono notificate direttamente al back office sui profili indicati. Terminato questo passaggio, il documento giunge al back office o ritorna in carico al commerciale di riferimento con l’indicazione della causale di rifiuto.

L’analisi finanziaria della richiesta di noleggio

La richiesta di noleggio redatta dal cliente tramite Web App, perfettamente integrata nel processo, viene inoltrata ad una mail box monitorata, la quale analizza e archivia automaticamente le richieste all’interno del software documentale.

Il workflow a questo punto elabora il modello di noleggio allegato e innesca il processo che, prima di notificare i task agli operatori designati, esegue un controllo preventivo sull’affidabilità finanziaria del cliente.

Successivamente, viene attivata una prima attività di controllo dove, all’operatore, viene notificato l’esito del controllo finanziario allegando il Report Credit Safe.

A questo punto si hanno tutti gli elementi per approvare la richiesta dal punto di vista finanziario o rifiutarla e richiedere quindi una nuova elaborazione variando i dati del richiedente come partita IVA o codice fiscale su cui deve essere fatto il controllo.

Se le analisi condotte dal punto di vista finanziario restituiscono un esito positivo, un ultimo Task si attiva per richiedere l’approvazione definitiva della richiesta alla concessionaria, chiudendo così il processo.

La scheda veicolo:

L’inserimento da parte dell’operatore della dichiarazione di conformità, attraverso l’apposita maschera, da il via alla creazione della scheda veicolo ed innesca il workflow.

Una volta creata la scheda, questa può essere arricchita con altri documenti che completano la panoramica della vettura. Una volta inseriti tutti i documenti necessari la creazione della scheda è completa, generando così il link unico e specifico per la vettura, attraverso ARXlink, grazie al quale si accede alla scheda veicolo.

Partendo dal link generato è possibile creare un QRcode, il quale, una volta stampato ed esposto sulla vettura, consentirà di accedere alla scheda del veicolo semplicemente inquadrando il codice. Integrare, eliminare o aggiornare i documenti all’interno della scheda non modificano il link di riferimento, ma semplicemente aggiornato, permettendo di mantenere lo stesso QR code per tutta la durata dell’esposizione della vettura in vendita.

i benefici:

I processi aziendali coinvolti nell’archiviazione documentale sono stati molteplici: ciclo attivo, ciclo passivo, fatturazione elettronica, produzione e certificazioni di qualità.

Identificando gli elementi rilevanti di ciascun documento e del suo ciclo di vita, si è ottenuto un controllo sulle fasi del ciclo: dalla creazione/acquisizione fino alla archiviazione finale, controllando ciò che sta “nel mezzo”: validazione, approvazione, firma.

Il ciclo di vita di una fornitura è oggi caratterizzato da una estrema flessibilità e tracciabilità, offrendo poi alla contabilità la possibilità di ricostruire i collegamenti ordine-bolla e all’ufficio commerciale di monitorare la fornitura.

In automatico vengono inviati degli avvisi ai fornitori alla scadenza della loro certificazione di qualità.