Gestione digitale documenti, dalla vendita all’archiviazione degli ordini

L’azienda: REGGiNI S.P.A.

L’azienda Reggini S.p.A. offre numerosi servizi per il mondo delle auto. La sua storia inizia nel 1950. Emilio Reggini nutre una grande passione per le automobili ed è legato da una profonda amicizia al fondatore del Gruppo Volkswagen, Gerhard Richard Gumpert.

Piano piano, ad affiancare Reggini arrivano i figli, Benito e Piero. Da azienda individuale, la Reggini si trasforma in S.p.A. e, giunta alla terza generazione, rappresenta i marchi Volkswagen, Audi e Skoda.

Oggi conta oltre 100 collaboratori, più di 3.200 vetture vendute e oltre 75 milioni di euro fatturati nell’ultimo esercizio. L’esperienza maturata in questi sessant’anni, gli alti standard qualitativi dei brand rappresentati, la professionalità di un team specializzato, il proporre prodotti e servizi sempre all’avanguardia, sono questi i principi base della Reggini la cui regola fondamentale è «Il cliente prima di tutto».

L’esigenza:

Reggini S.p.A. aveva la necessità di una soluzione che fosse integrata con il proprio DMS aziendale per recuperare in automatico i documenti dallo stesso ed interfacciarsi con i propri software contabili. ADA.DPM, la soluzione sviluppata da Adawen e verticalizzata sul mondo automotive, integra la piattaforma documentale ARXivar NEXT, attraverso i connettori al DMS CROSS2, a Microsoft Dynamics e a Panthera ERP. Inoltre, visti i numerosi archivi cartacei presenti in azienda, vi era la necessità di gestire e organizzare i documenti in maniera digitale fin dall’ingrasso in azienda degli stessi.

Le esigenze nello specifico erano:

Gestione dei documenti di vendita

Vista la grande quantità di documenti e flussi da gestire, Reggini aveva l’esigenza di adottare una soluzione in grado di automatizzare e digitalizzare i processi aziendali, indipendentemente dal luogo in cui si trovava l’utente ed il software che li generava.

Gestione degli ordini di lavoro digitali

L’esigenza principale era quella di avere un unico contenitore di riferimento per le commesse di officina, con tutti i documenti relativi alla lavorazione di un determinato veicolo dal principio fino al termine della commessa.

Gestione dati del ciclo passivo

Dati i numerosi documenti d’acquisto in azienda, cartacei o elettronici, era necessario trovare una soluzione che potesse gestirli ed organizzarli all’interno di un sistema documentale. Pertanto sono state messe in atto diverse procedure per l’acquisizione dei documenti passivi, tra cui l’acquisizione degli stessi tramite etichetta barcode.

La Soluzione

ADA.DPM è la soluzione ARXivar sviluppata da Adawen e verticalizzata per il mondo Automotive. Ideata sull’infrastruttura ARXivar, ADA.DPM ti permette di dematerializzare tutti i documenti presenti in azienda e gestire i flussi documentali in modo preciso e controllato grazie a workflow personalizzati su specifiche esigenze:

Gestione dei documenti di vendita

Il workflow consente al reparto commerciale un maggior grado di controllo sull’intero processo, gestendo la procedura dal primo contatto con il cliente fino all’eventuale concretizzazione della vendita e consegna del veicolo. Tutto grazie a:

• Task specifici che seguono passo dopo passo ciascuna figura nelle varie fasi di vendita, indicando in ogni momento le varie azioni da intraprendere (verificare i dati, allegare un documento, etc.)
• Blocchi selettivi che impediscono al processo di vendita di proseguire se non vengono soddisfatte alcune condizioni, come ad esempio le liste di documenti che devono essere allegati per poter procedere allo step successivo
• Reminder che avvisano se la pratica è inattiva da un certo periodo di tempo o in ritardo
• Archiviazione tramite relazioni o pratiche, in modo che, dato un certo documento si possa risalire con un click a tutti gli altri documenti della stessa pratica di vendita dei veicoli

Archiviazione digitale dell’ordine di lavoro

L’implementazione di questa procedura permette di acquisire e controllare in maniera ottimale gli interventi di officina effettuati sulle auto. Anche in ottica di verifica da parte di enti certificatori, è, infatti, fondamentale avere uno strumento che consenta di:

• Avere una visione completa di tutti gli interventi eseguiti in determinati periodi e il loro stato
• Recuperare con un click tutta la relativa documentazione
• Archiviare facilmente tutta la documentazione prodotta. L’ordine di lavoro presenterà un apposito barcode, il quale consentirà l’archiviazione automatica su ADA.DPM una volta scansionato

Controllo e gestione dei documenti di acquisto

Per le fatture d’acquisto elettroniche ricevute direttamente da Volkswagen Group Italia S.p.a., essendo Reggini un cliente estero con sede legale a San Marino, è stata gestita l’importazione del documento elettronico e la successiva lettura da parte del sistema contabile dei dati di registrazione della fattura.

Per le fatture cartacee, invece, il flusso è stato pensato in maniera opposta:

1. Viene letta la registrazione del documento dal sistema contabile
2. Avviene la creazione del profilo della fattura sul documentale
3. Viene stampata l’etichetta barcode apposta sul documento cartaceo per la scansione

i benefici:

• La documentazione è consultabile elettronicamente in qualunque momento e indipendentemente dal luogo in cui ci si trova
• I processi sono facilmente controllabili e regolamentati anche non essendo fisicamente in azienda.

L’adozione di ADA.DPM ha portato, inoltre, ulteriori benefici tra cui:

• Forte riduzione dell’utilizzo di carta che normalmente si manifesta nella fase di preventivazioni
• Un’unica copia di ogni documento legato alla vendita, eliminando il problema di ridondanza e duplicati
• I documenti seguono un percorso prestabilito attraverso gli utenti interessati che fungono da certificatori e approvatori per gli step successivi