Schemi di flusso, fatture passive, ordini e DDT per COIM

L’azienda: COIM

COIM è una multinazionale italiana che dal 1962 sviluppa e realizza specialità chimiche.

A distanza di 50 anni dall’inizio dell’attività, Coim è una realtà internazionale che ricopre un ruolo di leadership nella produzione di poliesteri e polioli, poliuretani e resine speciali per la realizzazione di materiali compositi e coatings.

Sono cinque gli stabilimenti produttivi nel mondo: Italia, Brasile, USA, Singapore e India. Venti le filiali in quattro continenti e oltre mille i dipendenti.

L’esIGENZA:

L’esigenza dell’azienda comprendeva diversi processi:

• Fatturazione elettronica attiva e passiva
• Ordini di acquisto
• DDT passive archiviate con etichetta barcode
• Conservazione elettronica
• Archiviazione di schede prodotto protette da password per i trasferimenti di laboratorio
• Archiviazione documentazione bancaria suddivisa per Banca/Rapporto

LA REALIZZAZIONE:

Il progetto realizzato ha implementato le seguenti soluzioni:

CICLO ATTIVO

• La fattura attiva è emessa nel sistema contabile NAV in formato XML (sia per l’Italia sia per l’estero) e in formato PDF (copia cortesia)
• I documenti fattura, in formato XML e in formato PDF, corredati dei propri metadati, sono salvati in una cartella monitorata.
• Vengono archiviati in ARXivar, completi del loro profilo, e canalizzati nelle specifiche classi documentali
• Le fatture in formato XML subiscono un processo automatico in cui la relativa copia cortesia è aggiunta in allegato al documento principale con l’opzione di invio a IXFE
• La fattura attiva elettronica è inviata al SdI mediante il connettore IX-FE che si occupa di trasmettere il documento e ricevere le notifiche di trasmissione

CICLO PASSIVO

• Ordine d’acquisto: inserimento dell’ordine d’acquisto al fornitore nel sistema Erp e archiviazione in ARXivar del documento completo del profilo
• Ricevimento merce: Inserimento nel sistema Erp del ricevimento, a fronte di un documento di trasporto, e aggiornamento automatico in ARXivar di un profilo con associazione automatica dell’immagine attraverso la scansione dell’etichetta barcode; Sviluppo contestuale della relazione con l’OdA
• Fattura passiva: Ricevimento fattura automatico: via mail per i fornitori esteri o regimi forfettari (in formato pdf) o attraverso il sistema IX-FE per le Fatture Elettroniche (in formato xml) dei fornitori italiani; Registrazione della Fattura sull’Erp (interfacciato ad Arxivar via web-services) con assegnazione del protocollo Iva digitale e sviluppo contestuale della relazione con OdA e DDT

REGISTRAZIONE FATTURE PASSIVE CON TIMBRO DIGITALE

• Archivia: archiviazione in Arxivar dei documenti provenienti dal SdI, attraverso il servizio IXFE, o recuperati direttamente da caselle mail monitorate
• Profilo: Costruzione del profilo documento con i dati riconosciuti in automatico per le fatture in formato XML, oppure con un processo di completamento dei dati di testata per le fatture in formato PDF
• Processi: processo approvativo in base alla tipologia del fornitore per ufficio di competenza; gestione note credito e blocco al pagamento
• Registra: registrazione fattura nel sistema contabile con aggiornamento automatico del protocollo in Arxivar (via web services)
• Timbro digitale: applicazione automatica del timbro digitale sul documento fattura
• Conserva: invio al servizio IXCE dei documenti da conservare, completi del proprio profilo documentale

TRASFERIMENTI DI PRODUZIONE

Tenendo conto della realtà internazionale dell’azienda e della dislocazione territoriale dei laboratori si ha l’esigenza di tracciare la documentazione di Laboratorio. Applicazione delle regole di sicurezza con liste di distribuzione e password a livello di singolo documento. Evidenza degli utenti autorizzati all’accesso.

TESORERIA

• Archiviazione della documentazione Bancaria, proveniente da 8 banche distinte, condivisa a gruppi specifici di utenti autorizzati.
• Archiviazione automatica dei documenti di tutte le banche. Gestione delle riservatezze sui singoli documenti.
• Classificazione dei documenti per tipologia:
  • Contabile di Incasso
  • E/C Carte di Credito
  • E/C Investimenti
  • Contabile di PagamentoEstratto conto ordinario