Gestione offerte, dall’automatizzazione alla razionalizzazione

L’azienda: SOCOPLAST SA

Socoplast SA è una realtà specializzata nello sviluppo di prodotti e nella progettazione e realizzazione degli stampi oltre alla produzione e all’assemblaggio di articoli tecnici e prodotti medicali realizzati in camera bianca ISO 8.

L’azienda ha una struttura moderna di medie dimensioni ed opera in vari settori così da diversificare le varie tipologie di prodotto.

Socoplast SA presenta una sede produttiva a Bellinzona, in Svizzera, ed una sede a Mozzate, in Italia. La sede amministrativa, tecnica e commerciale da più di 50 anni, invece, si trova nel Canton Ticino in Svizzera.

L’esigenza

L’esigenza è stata quella di automatizzare e razionalizzare la generazione delle offerte. Socoplast SA aveva, infatti, la necessità di:

• Automatizzare e migliorare la gestione del flusso commerciale, a partire dalla richiesta dell’offerta del cliente fino alla generazione e invio dell’offerta con un sistema automatizzato e centralizzato.
• Veicolare i dati provenienti da due Paesi diversi e da vari account in un unico punto per processarli e suddividerli tra i due uffici responsabili della gestione produttiva (in Italia e in Svizzera)
• Standardizzare ed assicurare uniformità nelle risposte, dividendole in base alla lingua e al Paese di provenienza ed archiviandole in un unico database disponibile agli utenti abilitati, garantendo l’archiviazione e le relative revisioni.

La Soluzione

È stato realizzato un nuovo flusso commerciale con la piattaforma di gestione dei processi ARXivar.

L’implementazione di un nuovo flusso di gestione delle offerte ha permesso di processare le richieste ricevute considerando la lingua e la provenienza delle stesse (portale web o e-mail) e veicolandole in un unico punto.

Una volta prese in carico le richieste, è stato implementato anche un sistema di invio notifiche ai mittenti per avvisarli della ricezione, dando un feedback immediato.

Successivamente, è stato implementato un sistema di compilazione dei dettagli dell’offerta per la quantificazione economica da parte dei diversi uffici, seguendo dei campi predefiniti.

ARXivar ha permesso di completare tutto il processo di generazione dell’offerta, tracciando le varie fasi ed evitando errori e dimenticanze. Alla chiusura della fase di generazione dell’offerta, è stato previsto l’invio di una e-mail di risposta alla richiesta di quotazione, comprensiva di allegato, nella medesima lingua in cui è stata inviata la richiesta.

i benefici:

• Tutto il processo viene automaticamente tracciato, registrato e standardizzato fino alla e-mail di risposta che viene inviata al cliente, evitando risposte non omogenee, errori o dimenticanze.
• La standardizzazione del flusso permette un monitoraggio del processo aziendale, individuando eventuali inefficienze.
• Vengono sensibilmente ridotti i costi operativi di inserimento e invio delle offerte stesse, archiviando anche tutti i relativi dati che compongono l’offerta in un unico archivio immediatamente collegato all’offerta stessa.
• I dati e le informazioni sono disponibili in un unico punto, evitando eventuali perdite di documenti, garantendo la sicurezza delle informazioni e migliorando l’efficienza aziendale.
• Riduzione degli archivi cartacei e della ricerca successiva di tutti i dati