Milano Santa Giulia: dalla gestione fatture alla conservazione

Caso di successo realizzato da Matrix Solutions per il cliente Risanamento SpA

L’azienda

Risanamento SpA è una property e development company, quotata in Borsa Italiana, che ha maturato molti anni di esperienza nel settore immobiliare italiano ed estero (Francia e Stati Uniti).

L’attuale focus della società è rappresentato dalle attività di riqualificazione e di sviluppo dell’area metropolitana strategica di Milano Santa Giulia.

Si tratta di uno dei più vasti progetti di riqualificazione urbana in Europa, su una superficie di 1.200.000 mq, in un’area strategica a sud est di Milano. Il progetto prevede l’edificazione complessiva di circa 600.000 mq di edilizia privata e di circa 13.000 mq di edilizia pubblica con la realizzazione di una zona residenziale con 3.000 alloggi, un business center, un grande parco e delle aree verdi, oltre a negozi e spazi ricreativi.

Sarà il primo quartiere completamente smart in Italia, con scelte di progettazione urbanistica e architettonica tutte orientate alla sostenibilità. I servizi e le infrastrutture sono studiati per dare risposte efficaci ai bisogni emergenti del vivere urbano: un contesto in grado di offrire possibilità e stimoli per una crescita personale e sociale. Inoltre, accoglierà il Pala Italia: l’Arena in cui si terranno alcune competizioni delle Olimpiadi Milano-Cortina 2026.

L’esigenza

L’esigenza di Risanamento Spa è stata quella di gestire i seguenti punti:

  • Fatturazione elettronica attiva e passiva
  • Processi autorizzativi sulle fatture passive da registrare
  • Processo di autorizzazione ai pagamenti
  • Conservazione elettronica

La Soluzione

Con la piattaforma ARXivar sono sati realizzati i seguenti processi:

Fattura attiva

  • La fattura attiva è emessa nel sistema contabile SAP in formato XML (sia per l’Italia che per l’estero)
  • I documenti fattura, corredati dei propri metadati, sono salvati in una cartella monitorata e vengono archiviati in ARXivar, completi del loro profilo
  • La fattura attiva elettronica è inviata allo SdI mediante il connettore IXFE, che si occupa di trasmettere il documento e ricevere le notifiche di trasmissione

Fattura passiva

  • Archiviazione in ARXivar dei documenti provenienti dallo SdI, attraverso il servizio IXFE, o recuperati direttamente da caselle mail monitorate
  • Costruzione del profilo documento con i dati parzialmente riconosciuti (dall’XML o dalla mail) e integrati da workflow
  • Processo approvativo: i vari Uffici competenti sono chiamati a confermare il documento per l’approvazione alla sua registrazione
  • Registrazione fattura nel sistema contabile SAP con aggiornamento del protocollo in ARXivar mediante task
  • Applicazione automatica del timbro digitale sul documento fattura
  • Invio al servizio IXCE dei documenti da conservare, completi del proprio profilo documentale

Approvazione fatture passive

Le fatture passive devono essere validate per approvazione dagli Uffici Competenti prima della registrazione e fra gli obiettivi raggiunti ci sono la tracciabilità della validazione del documento e l’aggiornamento del protocollo Iva di registrazione sulla fattura.

Approvazione pagamento fatture

Le fatture passive pagabili devono essere firmate per approvazione prima di essere liquidate e fra gli obiettivi raggiunti ci sono l’ evidenza degli step di validazione attraverso apposito timbro digitale applicato al documento con firma grafica dell’approvazione al pagamento e la tracciatura dell’intero flusso di pagamento.

Conservazione elettronica

  • Firma digitale automatica dei documenti per conto dell’Azienda produttrice
  • Generazione pacchetto di versamento (PdV) costituito dai documenti completi di firma digitale e metadati
  • Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di archiviazione (PdA) e firma digitale del Responsabile della Conservazione
  • Inoltro dell’hash all’ente preposto per l’apposizione della marcatura temporale
  • Generazione del file di chiusura UNI SInCRO
Data di Pubblicazione: 08 FebbraioCategories: Casi di successoTags: , ,