Ottimizzazione dei processi in azienda | ARXivar

L’azienda

Fondata nel 1969 da Antonio Vasconi e situata nel comune di Cuveglio (VA), la VASCONI S.r.l., è una moderna azienda manifatturiera con attività prevalente nello stampaggio a freddo, tranciatura, imbutitura della lamiera e costruzione stampi.

L’azienda è orientata al mercato in qualità di produttore di componenti O.E.M., per conto di grandi gruppi multinazionali nei settori degli elettrodomestici (Bianco), riscaldamento, automotive, elettromeccanico, illuminazione, edilizia.

La qualità del prodotto è al centro della strategia industriale della VASCONI, che si attua attraverso impianti tecnologicamente all’avanguardia e un processo di monitoraggio, sia dei semilavorati che del prodotto finale, continuo e certificato.

La flessibilità e la rapidità di adattamento alle esigenze dei clienti sono un punto di forza: l’operatività di fabbrica permette di produrre dalle piccole alle grandi serie, con un’attenta programmazione e una riduzione dei tempi di set-up, che significa elevata produttività intesa come tempi brevi e costi competitivi.

Il metodo operativo dell’azienda è “lean thinking – pensare snello”, strumento efficace e moderno per una migliore competitività aziendale e per la soddisfazione dei clienti. I servizi di consulenza, che vanno dalla progettazione totale e in collaborazione con il cliente di prodotti e attrezzature, consentono a Vasconi di essere riconosciuto come partner competente e affidabile dai propri clienti.

L’esigenza:

In linea con il metodo operativo di «lean thinking» sposato dall’azienda, la volontà della Direzione era quella di ottimizzare alcune gestioni con processi guidati, allo scopo di agevolare l’operatività, snellire il carico di lavoro e migliorare così l’efficienza.

Le gestioni identificate sono:

Gestione Compliance

Per ogni cliente/ fornitore è necessario gestire una serie di documenti legati alla gestione delle compliances di prodotto. I documenti previsti variano in base alla richiesta del cliente. Ogni documento è soggetto ad una validità, alla scadenza è necessario gestire il rinnovo/ revisione.

Gestione dei certificati di collaudo

Al ricevimento della merce, dopo il controllo e carico a sistema del materiale, viene archiviato il DDT del fornitore, a   seconda delle classi del fornitore, occorre archiviare anche il certificato di controllo e di collaudo, che attesta la conformità della merce.

Gestione della scadenza delle assicurazioni

Le polizze assicurative sono documenti soggetti a scadenza, per i quali è fondamentale gestire il rinnovo per poter   garantire la corretta copertura assicurativa.

Gestione dipendenti

La gestione dei dipendenti è un aspetto ampio e critico: dal contratto di assunzione ai corsi di formazione, dalle richieste   di ferie e permessi alla consegna del cedolino paga. Numerosi sono gli aspetti da gestire e altrettanto critiche sono le   scadenze da rispettare e le attività da pianificare.

La Soluzione:

Grazie ad un’analisi congiunta, svolta in sinergia da Si.el.co. e Vasconi, si è giunti a dare una risposta a ciascuna di queste esigenze.

Gestione compliance

• Popolazione automatica scheda cliente/fornitore con lettura dati da gestionale
• In base al tipo di cliente/fornitore creazione automatica dell’elenco di documenti da gestire per la compliance
• Controllo scadenza documenti e gestione dei rinnovi

Gestione scadenze assicurazioni

• Archiviazione delle polizze assicurative
• Avviso di scadenza e gestione dei rinnovi

Gestione certificati di collaudo

• Archiviazione automatica dei DDT da gestionale
• Controllo tipologia cliente/fornitore e, se previsto, generazione del profilo per la gestione del certificato di collaudo
• Relazione automatica del certificato con il relativo DDT

Gestione dipendenti

• Contratti di assunzione
• Lettere di incarico e assegnazione materiale
• Ruoli e mansioni assegnate
• Necessità formative e corsi
• Ferie, permessi, malattie

La gestione dei dipendenti è un «work in progress»: abbiamo realizzato la base per un profilo lavoratore completo, il prossimo passo sarà quello di gestire dei flussi workflow specifici (ad esempio per gestire le necessità formative, la scadenza dei documenti e il relativo rinnovo, le richieste di ferie e permessi…).

Benefici:

La VASCONI S.r.L. ha acquisito il primo sistema documentale nel 2003 ed è poi passata ad ARXIVAR per la miglior facilità di profilazione e archiviazione dei documenti. Grazie ad  ARXivar l’azienda ha riscontrato sin da subito numerosi benefici tra i quali:

• Utilizzo dei sistemi di Spool-Rec per l’archiviazione massiva dei documenti
• Automatismi come le cartelle monitorate per l’archiviazione e profilazione semplice e veloce
• L’integrazione con processi workflow per migliorare il lavoro degli operatori e snellire i processi
• Miglior catalogazione dei documenti, con le classi documentali e semplicità nella ricerca di quanto archiviato
• La semplicità di condivisione, e inserimento dei permessi per ogni classe documentale
• Monitorare scadenze e processi
• Integrazione con i gestionali ERP

ARXivar non è un semplice sistema di gestione documentale nel quale solo si archivia e consulta quanto archiviato ma è un sistema di gestione dei documenti che permette di integrarsi anche con altri software aziendali e semplifica e migliora notevolmente l’attività degli operatori. Quando si comprende la potenzialità dello strumento, si ha la necessità di far evolvere sempre più attività aziendali.