Ottimizzazione processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto | ARXivar

L’azienda

Duferco Travi e Profilati è parte di Duferco Group, holding internazionale diversificata, con attività core in campo siderurgico, industriale, dell’energia e dello shipping.

L’azienda, con i suoi 750 dipendenti, ha una capacità produttiva di circa 833 mila tonnellate l’anno ed è leader in Europa nella produzione di travi e laminati lunghi; controlla l’intera filiera produttiva, dall’acciaio liquido al prodotto finito ed è oggi primario punto di riferimento in Italia, Europa e Nord Africa.

L’esigenza

Duferco aveva la necessità di ottimizzare il processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto allo scopo di snellire l’attività di back office, digitalizzando il flusso, unificando e uniformando le procedure per rendere le operazioni più rapide e più facilmente monitorabili.

Si ricercava una soluzione con le seguenti caratteristiche:

• Facile integrazione con il gestionale SmeUp ERP
• Possibilità di digitalizzare i processi per l’approvazione degli Ordini Acquisto e per la trasmissione della documentazione contrattuale
• Un buon livello di flessibilità per rendere semplici eventuali modifiche ed implementazioni delle regole applicate ai processi

LA SOLUZIONE

In Duferco Travi e Profilati è operativa la piattaforma di Document & Workflow Management ARXivar NEXT tramite la quale sono già stati digitalizzati diversi processi aziendali. Si è quindi deciso di adottarla anche per la digitalizzazione del processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto.

• L’Ufficio Acquisti provvede a generare l’Ordine di Acquisto sul gestionale smeup ERP;
• L’Ordine viene archiviato su ARXivar NEXT tramite appositi connettori;
• L’archiviazione avvia un WorkFlow di Post-Archiviazione Ordini Fornitori che provvede a completare la profilazione e, tramite una tabella parametri, a determinare se deve essere avviato il processo di Approvazione.

Se l’Ordine deve essere sottoposto ad iter approvativo, viene automaticamente avviato il Workflow di Approvazione Ordini Fornitori.

I BENEFICI

Grazie alla piattaforma di Document&Workflow Management di ARXivar NEXT è stato possibile non solo digitalizzare il processo di Approvazione dell’Ordine e gestirlo in modalità totalmente automatizzata, ma anche gestirlo in tutte quelle eccezioni per le quali, in precedenza, non era possibile avere controllo.

La digitalizzazione del processo di approvazione dell’Ordine e della gestione della documentazione contrattuale allegata ha permesso una maggiore qualità ed efficienza del lavoro di back office dell’Ufficio Acquisti che deve gestire e validare una considerevole mole di documenti da allegare ad oltre 6.000 Ordini fornitori annuali.

Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella semplicità d’uso, nella sua flessibilità e nell’integrazione con il Sistema informativo smeup ERP.

LA PAROLA AL CLIENTE

“Grazie alla piattaforma di Document&Workflow Management di ARXivar NEXT abbiamo standardizzato e velocizzato i processi di approvazione, invio ai fornitori  e archiviazione digitale degli ordini di acquisto e dei contratti mantenendo tutti i processi sempre sotto controllo in ogni loro fase.

La flessibilità del prodotto, unitamente ad una valida analisi e progettazione della soluzione in collaborazione con gli utenti ed il consulente Smeup, ci ha consentito di gestire le varie complessità e variabilità dei processi rispondendo ad ogni esigenza delle varie funzioni aziendali coinvolte in modo efficace senza rinunciare all’efficienza e alla semplicità di utilizzo della soluzione implementata.

Abbiamo sicuramente raggiunto gli obiettivi che ci eravamo preposti rendendo la gestione degli ordini di acquisto e dei contratti  molto più efficiente sotto tutti i punti di vista,  aumentando la disponibilità distribuita ma sempre sotto controllo delle informazioni,  risparmiando molto tempo da parte degli utenti coinvolti e diminuendo notevolmente i tempi di attraversamento dei processi ad essi correlati”.

Francesco Nervi – Sistemi informativi | Duferco Travi e Profilati S.p.A.