Processo d’acquisto: approvvigionamento di beni e servizi | ARXivar

L’azienda

VIDAS è un’Associazione di volontariato laica, fondata da Giovanna Cavazzoni a Milano nel 1982. In quanto organizzazione non profit, offre assistenza sociosanitaria completa e gratuita a bambini, adulti e anziani affetti da malattie inguaribili.

VIDAS, dunque, in qualità di ente del terzo settore, svolge attività di interesse generale mediante forme di azione volontaria e gratuita. In particolare, offre un’assistenza in cure palliative volta a donare sollievo dalla sofferenza, a sostenere la famiglia del paziente e all’accompagnamento al fine vita della persona malata.

Un percorso di 40 anni accanto a oltre 39.000 persone – anziani, adulti e bambini – e alle loro famiglie. Nel 2015 è nata la prima équipe pediatrica di cure palliative domiciliari per i minori e nel 2019 è stata inaugurata Casa Sollievo Bimbi, il primo hospice pediatrico della Lombardia per l’accoglienza di bambini e ragazzi gravemente malati e per il sostegno e l’abilitazione delle loro famiglie.

L’esigenza

Le principali esigenze evidenziate da VIDAS erano legate alla digitalizzazione, ottimizzazione ed integrazione del processo degli acquisti.

• Digitalizzare il processo di approvvigionamento di beni e servizi, che parte dalla generazione delle richieste di acquisto per aree operative, passa per iter approvativi comprendenti il controllo di gestione oltre che gli uffici legale e privacy, arrivando infine alla firma degli ordini da parte della direzione;
• Analizzare e ottimizzare le attuali procedure trasformando il contesto in un ambito paperless;
• Consentire agli operatori di poter svolgere le proprie funzioni in modo più semplice oltre che aver la possibilità di farlo da remoto;
• Costruire il processo in maniera tale da poter essere flessibile ovvero modificabile velocemente in relazione ai cambiamenti associativi in termini di organigramma e procedurali;
• Consultazione dello stato di avanzamento delle richieste di acquisto, senza l’utilizzo di mail o telefonate tra gli operatori.
• Velocizzare, semplificando, l’iter e le procedure approvative per la direzione.

LA SOLUZIONE

Il progetto, ha previsto un’analisi iniziale delle procedure vigenti relative alla Gestione degli acquisti e le relative proposte di ottimizzazione orientate alla digitalizzazione.

Lo step progettuale successivo ha riguardato lo studio dell’organigramma associativo in relazione alle casistiche di flusso approvativo e funzionale, per il quale, al fine di rendere il sistema più flessibile possibile, è stata creata una trasposizione ad hoc nel sistema ARXivar.

Infine è stata prodotta bozza del processo che sarebbe poi stato reso operativo in via definitiva, a seguito delle migliorie richieste durante la fasi di fine tuning.

La soluzione, seppur in continua evoluzione, comprende ad oggi le seguenti funzionalità:

• Creazione Richieste di Acquisto
• Registrazione Preventivi Fornitori e scelta del preferito
• Ciclo approvativo e registrazione dati Controllo di Gestione
• Ciclo approvativo Ufficio Legale e Ufficio Privacy
• Creazione Ordine Fornitore
• Ciclo approvativo emissione Ordine e Firma per Competenza

I BENEFICI

Grazie ad ARXivar oggi VIDAS:

• Gestisce digitalmente, nella sua interezza, il processo di approvvigionamento di beni e servizi
• Consente alle Funzioni Responsabili ed alla Direzione di approvare con semplicità anche remotamente
• Traccia facilmente lo stato di avanzamento del processo, identificando rapidamente eventuali punti critici
• Risulta conforme e aderente in termini operativi con le procedure di Qualità
• Riduce notevolmente lo scambio di mail e telefonate finalizzate all’avanzamento del processo
• Mette in condizione il proprio Ufficio Acquisti di monitorare ogni richiesta e ogni ordine fornitore
• Ottimizza la fase di data entry sul proprio ERP grazie alle informazioni presenti in ARXivar rese disponibili e pronte per l’import
• Limita la possibilità di errori di compilazione o mancanza di dati necessari, grazie ai controlli eseguiti automaticamente dal processo.

LA PAROLA AL CLIENTE

«ARXivar costruisce un processo di workflow autorizzativo a misura, garantendo all’approvatore finale che tutti i passaggi autorizzativi previsti nella procedura acquisti vengano rispettati. Grazie ad ARXivar, VIDAS ha ottenuto i seguenti vantaggi:

–Avere la certezza di un monitoraggio continuo sul processo acquisti

–Avere la certezza che la procedura acquisti sia sempre rispettata

–Avere un data base degli ordini/contratti sempre a disposizione

–Procedere più rapidamente con la registrazione ed il pagamento delle fatture di acquisto».

Viviana Piuri, Ufficio Acquisti – VIDAS