Processo d’acquisto: approvvigionamento di beni e servizi | ARXivar
Processo d’acquisto: approvvigionamento di beni e servizi | ARXivar
L’azienda
VIDAS è un’Associazione di volontariato laica, fondata da Giovanna Cavazzoni a Milano nel 1982. In quanto organizzazione non profit, offre assistenza sociosanitaria completa e gratuita a bambini, adulti e anziani affetti da malattie inguaribili.
VIDAS, dunque, in qualità di ente del terzo settore, svolge attività di interesse generale mediante forme di azione volontaria e gratuita. In particolare, offre un’assistenza in cure palliative volta a donare sollievo dalla sofferenza, a sostenere la famiglia del paziente e all’accompagnamento al fine vita della persona malata.
Un percorso di 40 anni accanto a oltre 39.000 persone – anziani, adulti e bambini – e alle loro famiglie. Nel 2015 è nata la prima équipe pediatrica di cure palliative domiciliari per i minori e nel 2019 è stata inaugurata Casa Sollievo Bimbi, il primo hospice pediatrico della Lombardia per l’accoglienza di bambini e ragazzi gravemente malati e per il sostegno e l’abilitazione delle loro famiglie.
L’esigenza
Le principali esigenze evidenziate da VIDAS erano legate alla digitalizzazione, ottimizzazione ed integrazione del processo degli acquisti.
- Digitalizzare il processo di approvvigionamento di beni e servizi, che parte dalla generazione delle richieste di acquisto per aree operative, passa per iter approvativi comprendenti il controllo di gestione oltre che gli uffici legale e privacy, arrivando infine alla firma degli ordini da parte della direzione;
- Analizzare e ottimizzare le attuali procedure trasformando il contesto in un ambito paperless;
- Consentire agli operatori di poter svolgere le proprie funzioni in modo più semplice oltre che aver la possibilità di farlo da remoto;
- Costruire il processo in maniera tale da poter essere flessibile ovvero modificabile velocemente in relazione ai cambiamenti associativi in termini di organigramma e procedurali;
- Consultazione dello stato di avanzamento delle richieste di acquisto, senza l’utilizzo di mail o telefonate tra gli operatori.
- Velocizzare, semplificando, l’iter e le procedure approvative per la direzione.
LA SOLUZIONE
Il progetto, ha previsto un’analisi iniziale delle procedure vigenti relative alla Gestione degli acquisti e le relative proposte di ottimizzazione orientate alla digitalizzazione.
Lo step progettuale successivo ha riguardato lo studio dell’organigramma associativo in relazione alle casistiche di flusso approvativo e funzionale, per il quale, al fine di rendere il sistema più flessibile possibile, è stata creata una trasposizione ad hoc nel sistema ARXivar.
Infine è stata prodotta bozza del processo che sarebbe poi stato reso operativo in via definitiva, a seguito delle migliorie richieste durante la fasi di fine tuning.
La soluzione, seppur in continua evoluzione, comprende ad oggi le seguenti funzionalità:
- Creazione Richieste di Acquisto
- Registrazione Preventivi Fornitori e scelta del preferito
- Ciclo approvativo e registrazione dati Controllo di Gestione
- Ciclo approvativo Ufficio Legale e Ufficio Privacy
- Creazione Ordine Fornitore
- Ciclo approvativo emissione Ordine e Firma per Competenza
I BENEFICI
Grazie ad ARXivar oggi VIDAS:
- Gestisce digitalmente, nella sua interezza, il processo di approvvigionamento di beni e servizi
- Consente alle Funzioni Responsabili ed alla Direzione di approvare con semplicità anche remotamente
- Traccia facilmente lo stato di avanzamento del processo, identificando rapidamente eventuali punti critici
- Risulta conforme e aderente in termini operativi con le procedure di Qualità
- Riduce notevolmente lo scambio di mail e telefonate finalizzate all’avanzamento del processo
- Mette in condizione il proprio Ufficio Acquisti di monitorare ogni richiesta e ogni ordine fornitore
- Ottimizza la fase di data entry sul proprio ERP grazie alle informazioni presenti in ARXivar rese disponibili e pronte per l’import
- Limita la possibilità di errori di compilazione o mancanza di dati necessari, grazie ai controlli eseguiti automaticamente dal processo.
LA PAROLA AL CLIENTE
«ARXivar costruisce un processo di workflow autorizzativo a misura, garantendo all’approvatore finale che tutti i passaggi autorizzativi previsti nella procedura acquisti vengano rispettati. Grazie ad ARXivar, VIDAS ha ottenuto i seguenti vantaggi:
–Avere la certezza di un monitoraggio continuo sul processo acquisti
–Avere la certezza che la procedura acquisti sia sempre rispettata
–Avere un data base degli ordini/contratti sempre a disposizione
–Procedere più rapidamente con la registrazione ed il pagamento delle fatture di acquisto».
Viviana Piuri, Ufficio Acquisti – VIDAS